Terugbetalingsbeheer

Een gerefereerde terugbetaling is gekoppeld aan een eerdere transactie die al in het systeem bestaat, met behulp van een unieke identificatie om de oorspronkelijke kaartgegevens en autorisatiegegevens op te halen.

Dit is de voorkeursmethode voor de meeste acquirers en kaartschema's, omdat het ervoor zorgt dat het geld teruggaat naar de oorspronkelijke betalingsbron, wat helpt bij de AML-naleving.

Een ongerefereerde terugbetaling, vaak een 'blinde creditering' genoemd, omvat het verzenden van geld naar een kaart zonder een gekoppelde eerdere transactie.

Deze worden zelden toegestaan door moderne PSP's vanwege het hoge risico op fraude en witwassen, en de meeste beheersystemen zijn standaard geconfigureerd om ze te voorkomen.

Zodra een verkoper een terugbetaling autoriseert, wordt de instructie naar de acquirer en vervolgens naar de uitgever gestuurd.

Hoewel het systeem van de verkoper een succesvolle terugbetaling onmiddellijk kan weergeven, duurt het over het algemeen 3 tot 10 werkdagen voordat het geld op het afschrift van de klant verschijnt.

Deze vertraging is te wijten aan de verwerkingstijden van de verschillende betrokken banken en de afwikkelingscycli van de kaartschema's.

Het verstrekken van de ARN uit het terugbetalingsbeheersysteem aan de klant kan hen helpen de status bij hun specifieke uitgevende bank te volgen als de vertraging de standaardperiode overschrijdt.

Ja, in de meeste gevallen kan de terugbetaling nog steeds worden verwerkt. Uitgevers hebben doorgaans processen om geld van een geannuleerde of verlopen kaart om te leiden naar de nieuwe kaart van de klant of de bijbehorende bankrekening.

Als de rekening zelf is gesloten, zal de uitgever de terugbetaling meestal terugsturen naar de acquirer, waarna de verkoper wordt geïnformeerd dat de terugbetaling is mislukt.

Een robuust beheersysteem zal deze mislukkingen markeren, waardoor de verkoper contact kan opnemen met de klant en een alternatieve betaalmethode, zoals een bankoverschrijving, kan regelen, terwijl de registratie van de mislukte kaartterugbetaling wordt bijgehouden.

Het uitvoeren van een terugbetaling vermindert het risico aanzienlijk, maar het voorkomt technisch gezien niet dat een klant een geschil indient. Er is een tijdsvenster waarin een terugbetaling en een chargeback elkaar kunnen overlappen.

Als een verkoper echter een terugbetaling via zijn beheersysteem heeft verwerkt, kan hij de terugbetalingsregistratie en ARN gebruiken als bewijs in een representmentzaak om aan te tonen dat de kaarthouder al volledig is gecompenseerd.

Kaartschema's geven over het algemeen de voorkeur aan de verkoper in deze gevallen, op voorwaarde dat zij kunnen bewijzen dat de terugbetaling succesvol is geautoriseerd en afgewikkeld vóór of rond het tijdstip van het geschil.

De behandeling van interchangekosten varieert per regio en kaartschema. In sommige rechtsgebieden wordt een deel van de oorspronkelijke interchangekosten aan de verkoper terugbetaald wanneer een terugbetaling wordt uitgevoerd.

De schemakosten en de oorspronkelijke verwerkingskosten van de gateway worden echter doorgaans niet terugbetaald. Bovendien kunnen sommige acquirers een aparte vergoeding in rekening brengen voor het verwerken van de terugbetalingstransactie zelf.

Een beheerd systeem moet inzicht bieden in deze kosten om ervoor te zorgen dat de verkoper de netto financiële impact begrijpt, naast alleen de aankoopprijs van de klant.

Kaartschema's stellen meestal een venster in, vaak tussen 60 en 180 dagen, waarbinnen een transactie gemakkelijk kan worden gerefereerd voor een terugbetaling. Na deze periode kan de transactie door de acquirer worden gearchiveerd, waardoor een gerefereerde terugbetaling moeilijk of onmogelijk wordt.

Een terugbetalingsbeheersysteem zal doorgaans deze schemaspecifieke tijdslimieten afdwingen of de gebruiker waarschuwen als een transactie de drempel nadert waarbij een standaardannulering niet langer wordt ondersteund door de gateway-API.