Hvad er rapportering om betalingspraksis?
Det britiske ministerium for erhverv, energi og industristrategi indførte lovgivning, som kræver, at store britiske virksomheder rapporterer om deres betalingsresultater hvert halve år.
Forhandlerkonti, indløsningsmuligheder og tilbageførselskontrol, matchet til din risikoprofil.
Fra april 2017 indførte det britiske ministerium for erhverv, energi og industristrategi (BEIS) lovgivning, som pålagde store virksomheder og partnerselskaber med begrænset hæftelse (LLP) at rapportere om betalingspraksis.
Hver omfattet virksomhed og hvert omfattet LLP har pligt til at rapportere om betalingspolitikker, betalingspraksis og betalingsresultater hvert halve år.
Rapporteringskravet blev indført, efter at regeringen havde modtaget mange bekymringstilkendegivelser om de skadelige konsekvenser for tusindvis af virksomheder, som ikke blev betalt til tiden.
Hvad er de primære formål med rapportering om betalingspraksis?
Der er tre vigtige hovedformål med regelmæssig rapportering.
- Et primært mål med rapportering om betalingspraksis (PPR) er at øge gennemsigtigheden hos store britiske virksomheder. Når store virksomheder offentliggør oplysninger om deres betalingspraksis, bliver oplysningerne lettere tilgængelige for leverandører.
- Offentliggørelsen af virksomhedernes betalingspraksis og betalingsresultater betyder, at de holdes ansvarlige for deres egne handlinger. Det tilskynder dem til aktivt at værne om deres omdømme, tage højde for konkurrencen og forbedre deres betalingspraksis og betalingsresultater.
- Små virksomheder er ofte hårdest ramt af forsinkede betalinger. Reglerne hjælper med at beskytte mindre virksomheder ved at tilskynde større virksomheder til at betale til tiden, så andre virksomheder kan opretholde en sund pengestrøm.
Standardisering af nødvendig omhu ved indkøb
Ud over den overordnede ansvarlighed er et vigtigt praktisk formål at gøre det muligt for erhvervsleverandører at gennemføre strukturerede risikovurderinger, før de indgår leveringsaftaler. Ved at standardisere nøgletal i bestemte rapporteringsintervaller gør reglerne det muligt for kreditansvarlige at sammenligne købere med etablerede rammer som Prompt Payment Code, der fastsætter et betalingsmål på 30 dage for små leverandører.
Denne strukturerede offentliggørelse reducerer aktivt krediteksponeringen i forsyningskæder. Hvis en leverandør eksempelvis kan se, at en potentiel køber betaler 35% af fakturaerne efter mere end 60 dage, kan leverandøren justere sine forretningsvilkår ved at kræve forudbetaling, opkræve renter i henhold til lovgivningen om forsinket betaling eller indregne reserver til driftskapital i sin prisfastsættelse.
Hvem skal rapportere om betalingspraksis?
Hvis du falder ind under disse kriterier, er du heldig. Virksomheder i deres første driftsår eller virksomheder, som ikke er omfattet af britisk lovgivning, behøver ikke at overholde reglerne.
Kun britiske virksomheder og LLP'er (partnerselskaber med begrænset hæftelse), som opfylder mindst to af følgende tre kriterier på deres seneste to balancedatoer, er omfattet af reglerne.
- En årlig omsætning på over £36 millioner
- En balancesum på over £18 millioner
- Over 250 medarbejdere
Virksomheder, der opfylder kriterierne og overstiger tærsklen for mellemstore virksomheder, betegnes som 'omfattede virksomheder og LLP'er'.
Hvad gælder for virksomheder med datterselskaber (moderselskaber)?
En virksomhed med datterselskaber betegnes som et moderselskab og følger lidt andre kriterier.
Et moderselskab kan ikke rapportere på koncernniveau. Hvert datterselskab betragtes som en selvstændig enhed, og der udarbejdes PPR-rapporter for hver enhed, hvis den overstiger ovenstående tærskel.
Et moderselskab skal rapportere, hvis det opfylder mindst to af følgende, lidt anderledes kriterier:
- En årlig omsætning på over £43.2 millioner
- En balancesum på over £21.6 millioner
- Over 250 medarbejdere
Hvis en international virksomhed har et datterselskab i Storbritannien, skal datterselskabet rapportere som en selvstændig enhed. Det internationale moderselskab er ikke forpligtet til at gøre det.
Hvor ofte skal der rapporteres om betalingspraksis?
Rapporteringen skal gennemføres halvårligt. Der er to rapporteringsperioder om året, som hver omfatter en periode på seks måneder.
Fristerne for de halvårlige rapporter afhænger af, hvornår din virksomheds regnskabsår begynder.
Hvis dit regnskabsår eksempelvis begynder den 1. april 2024, løber din første rapporteringsperiode fra den 1. april til den 30. september 2024. Fristen for offentliggørelse af den første rapport er den 30. oktober 2024.
Rapporter skal indsendes senest 30 dage efter hver rapporteringsperiode på seks måneder.
Ændringer af regnskabsperioden og sanktioner
Hvis en virksomhed ændrer længden på sit regnskabsår, justeres rapporteringsfristerne tilsvarende. For forkortede regnskabsperioder på under ni måneder kræves kun én rapport, som skal indsendes 30 dage efter periodens udløb. For forlængede perioder på mere end 12 måneder skal virksomheder indsende tre separate rapporter i løbet af den ændrede periode.
Manglende indsendelse inden for den krævede frist er en strafbar handling, som retsforfølges af det britiske ministerium for erhverv og handel. De vigtigste håndhævelsesforanstaltninger omfatter:
- Ubegrænsede bøder: Både den omfattede virksomhed og de enkelte direktører kan idømmes bøder ved summarisk domfældelse.
- Lovbestemt ansvarsfritagelse: Direktørerne hæfter personligt, medmindre de kan bevise, at de traf alle rimelige foranstaltninger for at sikre overholdelse inden fristen.
Hvad skal rapporteres?
For hver rapporteringsperiode skal der indberettes bestemte oplysninger om betalingspraksis og betalingsresultater for omfattede kontrakter.
Hvilke kriterier skal en omfattet kontrakt opfylde?
- Den skal være indgået mellem to eller flere virksomheder (dette er ikke begrænset til selskaber, men kan også omfatte offentlige organer og enkeltmandsvirksomheder)
- Den skal have tilstrækkelig tilknytning til Storbritannien
- Den skal vedrøre varer, tjenesteydelser eller immaterielle aktiver
- Den må ikke vedrøre finansielle tjenesteydelser
Du kan finde flere oplysninger om dette her.
Indsendelsesfrister og retligt ansvar
Ved udarbejdelsen af nøgletalsdata måles betalingsperioder fra den nøjagtige dato, hvor virksomheden modtager en faktura eller anden meddelelse. En faktura, der eksempelvis modtages den 1. juni og betales den 1. juli, registreres som 30 dage og placeres dermed i kategorien 30 dage eller derunder. En betaling, der gennemføres den 2. juli, placeres i intervallet 31 til 60 dage.
De endelige rapporter skal indsendes via statens netportal senest 30 kalenderdage efter rapporteringsperiodens slutdato. Manglende rettidig indsendelse af en rapport eller offentliggørelse af urigtige eller vildledende oplysninger udgør en strafbar handling. Direktører i omfattede virksomheder kan retsforfølges personligt, samtidig med at virksomheden kan idømmes bøder.
Hvordan rapporterer jeg om betalingspraksis?
Rapporteringen foretages via en netbaseret statslig portal, hvor din rapport offentliggøres.
En PPR-rapport skal indeholde 3 væsentlige elementer.
Statistik
- Det gennemsnitlige antal dage, der i rapporteringsperioden går med at betale leverandører, regnet fra datoen for modtagelse af fakturaen eller en anden meddelelse
- Den procentdel af betalingerne i rapporteringsperioden, som blev betalt inden for 30 dage eller derunder, mellem 31 og 60 dage samt efter 61 dage eller derover
- Den procentdel af betalingerne med forfald i rapporteringsperioden, som ikke blev betalt inden for de aftalte vilkår.
Redegørelse
- Virksomhedens almindelige betalingsvilkår, som skal omfatte:
- Den almindelige kontraktlige betalingsfrist for fakturaer
- Den maksimale kontraktlige betalingsfrist og eventuelle ændringer af de almindelige betalingsvilkår i rapporteringsperioden
- Hvordan leverandørerne er blevet underrettet eller hørt om disse ændringer
- Virksomhedens proces til løsning af betalingstvister
Erklæringer
- Om leverandørerne tilbydes elektronisk fakturering
- Om leverandørerne har adgang til finansiering af forsyningskæden
- Om virksomhedens praksis og politikker omfatter fradrag af beløb i betalinger som gebyr for fortsat at være på en leverandørliste, og om virksomheden har gjort dette i rapporteringsperioden
- Om virksomheden er tilsluttet et betalingskodeks, samt kodeksets navn
Fordele
Forbedret praksis
Gennemførelsen af disse regler fremmer en rimelig intern praksis, hvilket fører til større rimelighed i erhvervstransaktioner på brancheniveau.
De indsamlede data om de enkelte virksomheder kan sammenlignes på tværs af en branche for at identificere positive områder og forbedringsmuligheder. Det kan også fremme konkurrencen mellem konkurrenter om at forbedre deres praksis, når de har identificeret læringspunkter i deres egne PPR-rapporter.
Det bidrager samlet set til at forbedre forskellige virksomheder.
Leverandørtillid
Leverandører vil have større tillid til virksomheder, hvis PPR-rapport viser en sund praksis. Hvis leverandørerne kan se dette dokumenteret med positive oplysninger, såsom en høj procentdel af fakturaer, der betales til tiden, vil de føle sig trygge ved at investere i disse virksomheder.
Da virksomhedsstatistikkerne desuden er offentlige, er der større sandsynlighed for, at partnere i forsyningskæden bliver betalt til tiden. Det betyder, at leverandørerne kan opretholde en stabil pengestrøm, så der kan skabes positive relationer til større virksomheder.
Markedsdisciplin
En yderligere fordel er, at regeringens opbakning modvirker dårlig betalingspraksis og tilskynder til god adfærd for at bevare virksomhedens omdømme.
Dårlig betalingspraksis og dårlige betalingsresultater kan føre til en konkurrencemæssig ulempe. Hvis udenforstående ser dette, kan det have en markant negativ indvirkning på den økonomiske sundhed. Forsinkede betalinger afholder leverandører fra at samarbejde med og investere i virksomhederne.
Sådan hjælper Cardflo med rapportering om betalingspraksis
På trods af kompleksiteten i data om betalingsbehandling har Cardflo udviklet sit rapporteringssystem, så det er nemt og enkelt at forstå.
Med fuldstændige analyser af risici, tilbageførsler og betalingsbehandling i ét overskueligt kontrolpanel bliver rapportering om betalingspraksis aldrig forvirrende igen. Cardflos interne udviklingshold kan endda tilpasse din rapportering specifikt til dig!
Kontakt os i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe.
Automatisering af lovbestemte nøgletalsberegninger
For at overholde de lovbestemte rapporteringskrav skal virksomheder samle betalingstidsstempler for hver periode på seks måneder. Automatisk afstemning af hovedbogen krydstjekker fakturamodtagelsesdatoer med bankernes bogføringsoptegnelser og kategoriserer transaktionsdata nøjagtigt efter de obligatoriske nøgletal:
- Gennemsnitlig betalingsvarighed på tværs af alle omfattede leverandørkontrakter;
- Betalingsfordeling: procentdele betalt inden for 30 dage, 31 til 60 dage og 61 dage eller derover;
- Overholdelse af kontraktvilkår: procentdelen af betalinger, der ikke overholder de aftalte vilkår.
For en virksomhed, der administrerer 5,000 leverandørfakturaer pr. periode, erstatter denne arbejdsgang fejlbehæftede beregninger i regneark og genererer forhåndskontrollerede datafiler, som er klar til overførsel til statens netportal inden den lovbestemte frist på 30 dage efter periodens udløb.
Revisionsspor og registrering af tvister
Systemets arbejdsgange registrerer også kvalitative data, der kræves til de lovbestemte redegørelser. Tidsforløbet for betalingstvister overvåges ved at registrere det præcise tidspunkt, hvor en faktura markeres som bestridt, og frem til den endelige løsning, hvilket giver nøjagtige nøgletal til redegørelseskravene. Ved grænseoverskridende betalinger fastholder automatiske valutaloger omregningskurserne på den nøjagtige betalingsdato, hvilket sikrer korrekte beregninger i britiske pund i forhold til de britiske tærskelværdier.
Derudover opbevarer uforanderlige digitale arkiver hvert historisk datasæt i mindst seks år. Det giver regelansvarlige et uforanderligt revisionsspor, hvis det britiske ministerium for erhverv og handel anmoder om dokumentation for nøgletalsberegninger eller kontrol af de underliggende regnskabsoptegnelser.
Sådan effektiviserer du din rapportering om betalingspraksis
Rapportering om betalingspraksis fremmer gennemsigtighed og ansvarlighed blandt store britiske virksomheder, sikrer rettidige betalinger og understøtter rimelig forretningspraksis.
Ved at fremhæve positiv praksis og synliggøre dårlige resultater tilskynder reglerne virksomhederne til at forbedre deres betalingsprocesser, hvilket øger leverandørernes tillid og styrker relationerne på tværs af brancher.
Cardflos intuitive rapporteringsværktøjer forenkler overholdelsen og gør det nemt for virksomheder at opfylde lovkravene.
Konkrete skridt til overholdelse
For at effektivisere halvårlige indsendelser bør økonomiafdelinger automatisere dataudtræk direkte fra deres virksomhedsressourceplanlægningssystem (ERP) eller regnskabsprogram. Manuel registrering af fakturaernes tidsstempler fører ofte til fejl ved beregningen af den gennemsnitlige betalingstid.
Etablering af strukturerede arbejdsgange for leverandørgæld (AP) sikrer, at de væsentlige nøgletal løbende beregnes inden rapporteringsfristerne:
- Automatisk kategorisering: Gruppér systematisk betalte fakturaer i de krævede intervaller (0 til 30 dage, 31 til 60 dage og 61+ dage), når betalingen gennemføres.
- Registrering af tvister: Registrér formelle betalingstvister med det samme for at begrunde forsinkelser i betalingsbehandlingen i den obligatoriske redegørelse.
- Direktørgodkendelse: Planlæg automatiske påmindelser 14 dage før indsendelsesfristen på 30 dage, så ledelsen kan godkende rapporten, før den overføres til statens portal.