Hvad er rapportering om betalingspraksis?

Fra april 2017 indførte Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) lovgivning, der pålægger store virksomheder og partnerselskaber med begrænset ansvar (LLP'er) at rapportere om deres betalingspraksis.

Alle omfattede virksomheder og LLP'er har pligt til at rapportere om betalingspolitikker, -praksis og -resultater hvert halve år.

Rapporteringskravet blev indført, efter at regeringen havde modtaget mange bekymringstilkendegivelser om de skadelige konsekvenser for tusindvis af virksomheder, når de ikke blev betalt til tiden.

Hvad er de primære formål med rapportering om betalingspraksis?

Der er tre vigtige formål med regelmæssig rapportering.  

1. Et primært mål med rapportering om betalingspraksis (PPR) er at øge gennemsigtigheden hos store britiske virksomheder. Når store virksomheder offentliggør oplysninger om deres betalingspraksis, bliver oplysningerne lettere tilgængelige for leverandører.
2. Offentliggørelsen af deres betalingspraksis og -resultater betyder, at virksomhederne holdes ansvarlige for deres egne handlinger. Det tilskynder dem til aktivt at værne om deres omdømme, tage konkurrencen i betragtning og forbedre deres betalingspraksis og -resultater.
3. Små virksomheder er ofte hårdest ramt af forsinkede betalinger. Denne lovgivning bidrager til at beskytte mindre virksomheder ved at tilskynde større virksomheder til at betale til tiden, så andre virksomheder kan opretholde en sund likviditet.

Hvem skal rapportere om betalingspraksis?

Hvis du falder ind under disse kriterier, er du heldig. Virksomheder, der er i deres første driftsår, eller som ikke er omfattet af britisk lovgivning, behøver ikke at overholde reglerne.

Kun britiske virksomheder og LLP'er (partnerselskaber med begrænset ansvar), som opfylder mindst to af følgende tre kriterier på deres seneste to balancedage, er omfattet af reglerne.

• Årlig omsætning på over £36 million  
• Balancesum på over £18 million
• Over 250 medarbejdere

Virksomheder, der opfylder kriterierne og overstiger grænsen for mellemstore virksomheder, betegnes som 'omfattede virksomheder og LLP'er'.

Hvad gælder for virksomheder med datterselskaber (moderselskaber)?

Virksomheder med datterselskaber betegnes som moderselskaber og følger lidt andre kriterier.

Et moderselskab kan ikke rapportere på koncernniveau. Hvert datterselskab betragtes som en selvstændig enhed, og der udarbejdes en PPR-rapport for hver enhed, hvis den overstiger ovenstående grænse.

Et moderselskab skal rapportere, hvis det opfylder mindst to af disse lidt anderledes kriterier:

• Årlig omsætning på over £43.2 million
• Balancesum på over £21.6 million
• Over 250 medarbejdere

Hvis en international virksomhed har et datterselskab i Storbritannien, skal datterselskabet rapportere som en selvstændig enhed. Det internationale moderselskab er ikke forpligtet til at gøre det.

Hvor ofte skal der rapporteres om betalingspraksis?

Rapporteringen skal gennemføres halvårligt. Der er to rapporteringsperioder om året, som hver varer seks måneder.

Fristerne for de halvårlige rapporter afhænger af, hvornår virksomhedens regnskabsår begynder.

Hvis dit regnskabsår eksempelvis begynder den 1. april 2024, løber din første rapporteringsperiode fra den 1. april til den 30. september 2024. Fristen for offentliggørelse af den første rapport vil være den 30. oktober 2024.

Rapporterne skal indsendes senest 30 dage efter hver rapporteringsperiode på seks måneder.

Hvad skal rapporteres?

For hver rapporteringsperiode skal der indberettes specifikke oplysninger om betalingspraksis og -resultater for omfattede kontrakter.

Hvilke kriterier skal en omfattet kontrakt opfylde?

• Den skal være indgået mellem to eller flere virksomheder (dette er ikke begrænset til selskaber, men kan også omfatte offentlige organer og enkeltmandsvirksomheder)
• Den skal have tilstrækkelig tilknytning til Storbritannien
• Den skal vedrøre varer, tjenesteydelser og immaterielle rettigheder
• Den må ikke vedrøre finansielle tjenesteydelser

Du kan finde flere oplysninger om dette her.

Hvordan rapporterer jeg om betalingspraksis?

Rapporteringen foretages via en offentlig webportal, hvor din rapport offentliggøres.

En PPR-rapport skal indeholde 3 væsentlige elementer.

Statistik  

• Det gennemsnitlige antal dage, det tog at betale leverandører i rapporteringsperioden, regnet fra datoen for modtagelse af fakturaen eller en anden meddelelse
• Procentdelen af betalinger foretaget i rapporteringsperioden, som blev betalt inden for 30 dage eller derunder, mellem 31 og 60 dage samt efter 61 dage eller derover
• Procentdelen af betalinger med forfald i rapporteringsperioden, som ikke blev betalt inden for de aftalte frister.

Redegørelse

• Virksomhedens standardbetalingsbetingelser, som skal omfatte:
• Den kontraktmæssige standardfrist for betaling af fakturaer
• Den maksimale kontraktmæssige betalingsfrist og eventuelle ændringer af standardbetalingsbetingelserne i rapporteringsperioden
• Hvordan leverandørerne er blevet underrettet eller hørt om disse ændringer

•  Virksomhedens proces for løsning af betalingstvister

Erklæringer

• Om leverandørerne tilbydes e-fakturering
• Om leverandørfinansiering er tilgængelig for leverandørerne
• Om virksomhedens praksis og politikker omfatter fradrag i betalinger som et gebyr for at forblive på en leverandørliste, og om virksomheden har foretaget sådanne fradrag i rapporteringsperioden
• Om virksomheden er tilsluttet et betalingskodeks, og hvad kodekset hedder

Fordele

Forbedret praksis

Indførelsen af disse regler fremmer rimelig praksis internt og fører til større fairness i forretningstransaktioner på brancheniveau.

Indsamlede data om de enkelte virksomheder kan sammenlignes på tværs af en branche for at identificere styrker og forbedringsområder. Det kan også fremme konkurrencen mellem konkurrenter om at forbedre deres praksis, når de har identificeret udviklingsområder i deres egne PPR-rapporter.

Det bidrager samlet set til at forbedre forskellige virksomheder.  

Leverandørtillid

Leverandører vil have større tillid til virksomheder, hvis PPR-rapport viser en sund betalingspraksis. Hvis leverandørerne kan se dette dokumenteret gennem positive oplysninger, såsom at en høj procentdel af fakturaerne betales til tiden, vil de føle sig mere trygge ved at investere i disse virksomheder.

Da virksomhedernes statistikker desuden er offentlige, er der større sandsynlighed for, at partnere i forsyningskæden bliver betalt til tiden. Det betyder, at leverandørerne kan opretholde en stabil likviditet, så der kan opbygges gode relationer til større virksomheder.

Markedsdisciplin

En yderligere fordel er, at regeringens opbakning modvirker dårlig betalingspraksis og tilskynder til god adfærd for at beskytte virksomhedens eget omdømme.

Dårlig betalingspraksis og dårlige resultater kan føre til en konkurrencemæssig ulempe. Hvis eksterne parter får kendskab til dette, kan det have en markant negativ indvirkning på den finansielle sundhed. Forsinkede betalinger afholder leverandører fra at samarbejde med og investere i virksomheden.

Sådan hjælper Cardflo med rapportering om betalingspraksis

På trods af kompleksiteten i betalingsbehandlingsdata har Cardflo udviklet sit rapporteringssystem, så det er enkelt og let at forstå.

Med komplette analyser af risiko, chargebacks og betalingsbehandling samlet i ét letforståeligt dashboard behøver rapportering om betalingspraksis aldrig mere at være forvirrende. Cardflo's interne udviklingsteam kan endda tilpasse din rapportering specifikt til dig!

Kontakt os i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe.

Konklusion

Rapportering om betalingspraksis fremmer gennemsigtighed og ansvarlighed blandt store britiske virksomheder, sikrer rettidige betalinger og fremmer rimelig forretningspraksis.

Ved at fremhæve god praksis og synliggøre dårlige resultater tilskynder reglerne virksomheder til at forbedre deres betalingsprocesser, øge leverandørernes tillid og styrke relationer på tværs af brancher.

Cardflo's intuitive rapporteringsværktøjer forenkler overholdelsen af reglerne og gør det nemt for virksomheder at opfylde de lovgivningsmæssige krav.