Qu’est-ce que la publication des pratiques de paiement ?

À partir d’avril 2017, le Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) a instauré une législation imposant aux grandes entreprises et aux sociétés à responsabilité limitée (LLP) de publier des informations sur leurs pratiques de paiement.

Chaque entreprise et LLP éligible est tenue de déclarer ses politiques, ses pratiques et ses performances en matière de paiement tous les six mois.

Cette obligation déclarative a été instaurée après que de nombreuses préoccupations ont été exprimées auprès du gouvernement quant aux effets préjudiciables subis par des milliers d’entreprises en raison de retards de paiement.

Quels sont les principaux objectifs de la publication des pratiques de paiement ?

La publication régulière poursuit trois grands objectifs.  

1. Renforcer la transparence des grandes entreprises britanniques constitue l’un des principaux objectifs de la publication des pratiques de paiement (PPR). En publiant des informations sur leurs pratiques de paiement, les grandes entreprises les rendent plus accessibles aux fournisseurs.
2. La publication de leurs pratiques et performances de paiement signifie que les entreprises doivent répondre de leurs propres actions. Cela les incite à préserver activement leur réputation, à tenir compte de la concurrence et à améliorer leurs pratiques et leurs performances de paiement.
3. Les petites entreprises sont souvent les plus touchées par les retards de paiement. Cette réglementation contribue à les protéger en encourageant les grandes entreprises à payer dans les délais, afin que les autres entreprises puissent conserver une trésorerie saine.

Qui doit publier ses pratiques de paiement ?

Si vous relevez de ces critères, bonne nouvelle. Les entreprises qui se trouvent dans leur première année d’activité ou qui ne sont pas soumises à la législation britannique ne sont pas tenues de respecter cette réglementation.

Seules les entreprises britanniques et les LLP (sociétés à responsabilité limitée) qui remplissent au moins deux des trois critères suivants à leurs deux dernières dates de clôture sont soumises à ces règles.

• Plus de £36 million de chiffre d’affaires annuel  
• Un total de bilan supérieur à £18 million
• Plus de 250 salariés

Les entreprises qui répondent à ces critères et dépassent les seuils applicables aux entreprises de taille moyenne sont désignées comme des « entreprises et LLP éligibles ».

Qu’en est-il des entreprises ayant des filiales (sociétés mères) ?

Les entreprises qui possèdent des filiales sont appelées sociétés mères et sont soumises à des critères légèrement différents.

Une société mère ne peut pas effectuer de déclaration au niveau du groupe. Chaque filiale est considérée comme une entité distincte et doit établir son propre rapport PPR si elle dépasse les seuils ci-dessus.

Une société mère est tenue d’effectuer une déclaration si elle remplit au moins deux des critères légèrement différents suivants :

• Plus de £43.2 million de chiffre d’affaires annuel
• Un total de bilan supérieur à £21.6 million
• Plus de 250 salariés

Si une entreprise internationale possède une filiale au Royaume-Uni, celle-ci doit effectuer une déclaration en tant qu’entité distincte. La société mère internationale n’est pas tenue de le faire.

À quelle fréquence les pratiques de paiement doivent-elles être publiées ?

La déclaration doit être effectuée deux fois par an. Chaque exercice comporte deux périodes déclaratives de six mois.

Les échéances des rapports semestriels dépendent de la date de début de l’exercice financier de votre entreprise.

Par exemple, si votre exercice financier commence le 1 avril 2024, votre première période déclarative s’étend du 1 avril au 30 septembre 2024. La date limite de publication du premier rapport est alors le 30 octobre 2024.

Les rapports doivent être publiés dans les 30 jours suivant la fin de chaque période déclarative de six mois.

Quelles informations doivent être déclarées ?

Pour chaque période déclarative, des informations précises concernant les pratiques et les performances de paiement relatives aux contrats éligibles sont requises.

Quels sont les critères d’un contrat éligible ?

• Il est conclu entre deux entreprises ou plus (cela ne se limite pas aux sociétés et peut également inclure des organismes du secteur public et des entrepreneurs individuels)
• Il présente un lien suffisant avec le Royaume-Uni
• Il porte sur des biens, des services ou des actifs incorporels
• Il ne concerne pas des services financiers

Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici.

Comment publier les pratiques de paiement ?

La déclaration s’effectue sur un portail gouvernemental en ligne, où votre rapport est rendu public.

Un rapport PPR doit comporter 3 éléments essentiels.

Statistiques  

• Le nombre moyen de jours nécessaires pour régler les fournisseurs au cours de la période déclarative, à compter de la date de réception de la facture ou d’un autre avis
• Le pourcentage de paiements effectués au cours de la période déclarative qui ont été réglés dans un délai de 30 jours ou moins, entre 31 et 60 jours, et dans un délai de 61 jours ou plus
• Le pourcentage de paiements exigibles au cours de la période déclarative qui n’ont pas été effectués dans les délais convenus.

Informations descriptives

• Les conditions de paiement habituelles de l’entreprise, qui doivent inclure :
• Le délai contractuel habituel de règlement des factures
• Le délai contractuel maximal de paiement et toute modification apportée aux conditions de paiement habituelles au cours de la période déclarative
• La manière dont les fournisseurs ont été informés ou consultés au sujet de ces modifications

•  La procédure de l’entreprise pour résoudre les litiges de paiement

Déclarations

• Si la facturation électronique est proposée aux fournisseurs
• Si le financement de la chaîne d’approvisionnement est accessible aux fournisseurs
• Si les pratiques et politiques de l’entreprise prévoient de déduire des montants des paiements à titre de frais pour rester inscrit sur une liste de fournisseurs, et si elle l’a fait au cours de la période déclarative
• Si l’entreprise adhère à un code de paiement, ainsi que le nom de ce code

Avantages

Amélioration des pratiques

La mise en œuvre de cette réglementation favorise des pratiques équitables en interne, ce qui contribue à une plus grande équité des transactions commerciales à l’échelle du secteur.

Les données recueillies auprès de chaque entreprise peuvent être comparées au sein d’un secteur afin d’identifier les points forts et les axes d’amélioration. Cela peut également stimuler la concurrence entre les entreprises et les inciter à améliorer leurs pratiques après avoir identifié les enseignements à tirer de leurs propres rapports PPR.

Cela contribue ainsi à l’amélioration globale de nombreuses entreprises.  

Confiance des fournisseurs

Les fournisseurs accorderont davantage leur confiance aux entreprises dont le rapport PPR fait état de pratiques saines. Si des informations positives le démontrent, comme un pourcentage élevé de factures réglées dans les délais, ils seront plus enclins à investir dans ces entreprises.

En outre, puisque les statistiques des entreprises sont publiques, les partenaires de la chaîne d’approvisionnement ont davantage de chances d’être payés dans les délais. Les fournisseurs peuvent ainsi maintenir une trésorerie fluide et nouer des relations positives avec les grandes entreprises.

Discipline de marché

Autre avantage : le soutien du gouvernement dissuade les mauvaises pratiques de paiement et encourage les bons comportements afin que chaque entreprise préserve sa réputation.

Des pratiques et performances de paiement médiocres peuvent entraîner un désavantage concurrentiel. Lorsque des tiers en prennent connaissance, cela peut avoir de lourdes répercussions négatives sur la santé financière. Les retards de paiement dissuadent les fournisseurs de travailler avec ces entreprises et d’y investir.

Comment Cardflo facilite la publication des pratiques de paiement

Malgré la complexité des données de traitement des paiements, Cardflo a conçu un système de reporting simple d’utilisation et facile à comprendre.

Grâce à des analyses complètes des risques, des chargebacks et du traitement, réunies dans un tableau de bord facile à comprendre, la publication des pratiques de paiement ne sera plus jamais source de confusion. L’équipe de développement interne de Cardflo peut même personnaliser vos rapports selon vos besoins !

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider.

Conclusion

La publication des pratiques de paiement favorise la transparence et la responsabilisation des grandes entreprises britanniques, en garantissant des règlements dans les délais et en encourageant des pratiques commerciales équitables.

En mettant en avant les bonnes pratiques et en révélant les performances insuffisantes, la réglementation incite les entreprises à améliorer leurs processus de paiement, ce qui renforce la confiance des fournisseurs et consolide les relations dans tous les secteurs.

Les outils de reporting intuitifs de Cardflo simplifient la mise en conformité et permettent aux entreprises de satisfaire aisément aux exigences réglementaires.