Qu’est-ce que la déclaration des pratiques de paiement ?
Le ministère des Entreprises, de l’Énergie et de la Stratégie industrielle a instauré une législation obligeant les grandes entreprises britanniques à déclarer leurs performances de paiement tous les six mois.
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À partir d’avril 2017, le ministère des Entreprises, de l’Énergie et de la Stratégie industrielle (BEIS) a instauré une législation obligeant les grandes entreprises et les sociétés à responsabilité limitée (LLP) à déclarer leurs pratiques de paiement.
Chaque entreprise et LLP éligible est tenue de déclarer ses politiques, ses pratiques et ses performances de paiement tous les six mois.
Cette obligation de déclaration a été instaurée après que de nombreuses préoccupations ont été exprimées auprès du gouvernement au sujet des conséquences préjudiciables subies par des milliers d’entreprises qui n’étaient pas payées dans les délais.
Quels sont les principaux objectifs de la déclaration des pratiques de paiement ?
La déclaration régulière poursuit trois objectifs essentiels.
- Accroître la transparence des grandes entreprises britanniques constitue un objectif majeur de la déclaration des pratiques de paiement (PPR). Lorsque les grandes entreprises publient des informations sur leurs pratiques de paiement, celles-ci deviennent plus accessibles aux fournisseurs.
- La publication de leurs pratiques et performances de paiement rend les entreprises responsables de leurs propres actes. Cela les incite à préserver activement leur réputation, à tenir compte de la concurrence et à améliorer leurs pratiques et performances de paiement.
- Les petites entreprises sont souvent les plus touchées par les retards de paiement. Cette réglementation contribue à protéger les petites structures en encourageant les grandes entreprises à payer dans les délais, afin que les autres entreprises puissent maintenir une trésorerie saine.
Normalisation du devoir de vigilance en matière d’achats
Au-delà de la responsabilité générale, l’un des principaux objectifs pratiques consiste à permettre aux fournisseurs commerciaux de réaliser des évaluations structurées des risques avant de conclure des contrats de fourniture. En normalisant les indicateurs selon des tranches de déclaration précises, la réglementation permet aux responsables du crédit client de comparer les acheteurs à des référentiels établis tels que le Prompt Payment Code, qui impose un objectif de paiement à 30 jours pour les petits fournisseurs.
Cette communication structurée réduit activement l’exposition au risque de crédit dans les chaînes d’approvisionnement. Par exemple, si un fournisseur constate qu’un acheteur potentiel règle 35% de ses factures après plus de 60 jours, il peut adapter ses conditions commerciales en exigeant des acomptes, en facturant des intérêts au titre de la législation sur les retards de paiement ou en intégrant des réserves de fonds de roulement dans ses tarifs.
Qui doit effectuer une déclaration des pratiques de paiement ?
Si vous relevez de ces critères, vous avez de la chance. Les entreprises qui se trouvent dans leur première année d’activité ou qui ne sont pas soumises à la législation britannique n’ont pas à respecter cette réglementation.
Seules les entreprises britanniques et les LLP, sociétés à responsabilité limitée, qui satisfont à au moins deux des trois critères suivants à leurs deux dernières dates de clôture sont soumises à ces règles.
- Chiffre d’affaires annuel supérieur à £36 million
- Total du bilan supérieur à £18 million
- Plus de 250 salariés
Les entreprises qui satisfont aux critères et dépassent les seuils applicables aux entreprises de taille moyenne sont désignées comme des « entreprises et LLP éligibles ».
Qu’en est-il des entreprises possédant des filiales, les sociétés mères ?
Les entreprises possédant des filiales sont appelées sociétés mères et relèvent de critères légèrement différents.
Une société mère ne peut pas effectuer de déclaration à l’échelle du groupe. Chaque filiale est considérée comme une entité distincte et doit établir sa propre déclaration PPR si elle dépasse les seuils ci-dessus.
Une société mère est tenue d’effectuer une déclaration si elle satisfait à au moins deux des critères légèrement différents suivants :
- Chiffre d’affaires annuel supérieur à £43.2 million
- Total du bilan supérieur à £21.6 million
- Plus de 250 salariés
Si une entreprise internationale possède une filiale au Royaume-Uni, celle-ci doit effectuer une déclaration en tant qu’entité distincte. La société mère internationale n’est pas tenue de le faire.
À quelle fréquence la déclaration des pratiques de paiement doit-elle être effectuée ?
La déclaration doit être effectuée deux fois par an. Chaque année comprend deux périodes de déclaration de six mois.
Les dates d’échéance des déclarations semestrielles dépendent de la date de début de l’exercice comptable de votre entreprise.
Par exemple, si votre exercice comptable commence le 1 avril 2024, votre première période de déclaration s’étend du 1 avril au 30 septembre 2024. La date limite de publication de la première déclaration est alors le 30 octobre 2024.
Les déclarations doivent être déposées dans les 30 jours suivant chaque période de déclaration de six mois.
Ajustements des périodes comptables et sanctions
Si une entreprise modifie la durée de son exercice comptable, les échéances de déclaration sont ajustées en conséquence. Pour les périodes comptables raccourcies à moins de neuf mois, une seule déclaration est exigée, dans les 30 jours suivant la fin de la période. Pour les périodes prolongées au-delà de 12 mois, les entreprises doivent déposer trois déclarations distinctes sur la période révisée.
Le défaut de dépôt dans le délai requis constitue une infraction pénale faisant l’objet de poursuites par le ministère des Entreprises et du Commerce. Les principaux éléments d’application comprennent :
- Amendes sans plafond : l’entreprise éligible comme chacun de ses dirigeants s’exposent à des amendes en cas de condamnation selon la procédure sommaire.
- Moyen de défense légal : les dirigeants sont personnellement responsables, sauf s’ils prouvent avoir pris toutes les mesures raisonnables pour garantir le respect de l’obligation avant l’échéance.
Quelles informations faut-il déclarer ?
Des informations précises sur les pratiques et les performances de paiement relatives aux contrats éligibles sont exigées pour chaque période de déclaration.
Quels sont les critères d’un contrat éligible ?
- Il est conclu entre au moins deux entreprises, sans se limiter aux sociétés puisqu’il peut également inclure des organismes du secteur public et des entrepreneurs individuels
- Il présente un lien suffisant avec le Royaume-Uni
- Il porte sur des biens, des services ou des actifs incorporels
- Il ne concerne pas des services financiers
Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet ici.
Délais de dépôt et responsabilité juridique
Lors de la compilation des indicateurs, les délais de paiement sont mesurés à partir de la date exacte à laquelle l’entreprise reçoit une facture ou un autre avis. Par exemple, une facture reçue le 1 juin et réglée le 1 juillet est comptabilisée comme ayant été payée en 30 jours, ce qui la place dans la tranche 30 jours ou moins. Un paiement réglé le 2 juillet passe dans la tranche 31 à 60 jours.
Les déclarations définitives doivent être déposées sur le portail gouvernemental en ligne dans les 30 jours calendaires suivant la date de fin de la période de déclaration. Le défaut de dépôt dans les délais ou la publication de déclarations fausses ou trompeuses constitue une infraction pénale. Les dirigeants des entreprises éligibles s’exposent à des poursuites individuelles, en plus des amendes infligées à l’entreprise.
Comment effectuer une déclaration des pratiques de paiement ?
La déclaration s’effectue sur un portail gouvernemental en ligne, où elle est publiée.
Une déclaration PPR doit comprendre 3 éléments essentiels.
Statistiques
- Le nombre moyen de jours nécessaires pour effectuer les paiements aux fournisseurs au cours de la période de déclaration, à compter de la date de réception de la facture ou d’un autre avis
- Le pourcentage des paiements effectués au cours de la période de déclaration qui ont été réglés en 30 jours ou moins, entre 31 et 60 jours et en 61 jours ou plus
- Le pourcentage des paiements arrivant à échéance au cours de la période de déclaration qui n’ont pas été effectués dans les délais convenus.
Informations descriptives
- Les conditions de paiement habituelles de l’entreprise, qui doivent inclure :
- Le délai contractuel habituel de paiement des factures
- Le délai contractuel maximal de paiement et toute modification des conditions de paiement habituelles au cours de la période de déclaration
- La manière dont les fournisseurs ont été informés ou consultés au sujet de ces modifications
- La procédure de l’entreprise pour résoudre les litiges de paiement
Déclarations
- Si la facturation électronique est proposée aux fournisseurs
- Si le financement de la chaîne d’approvisionnement est proposé aux fournisseurs
- Si les pratiques et politiques de l’entreprise prévoient de déduire des sommes des paiements à titre de frais pour demeurer sur une liste de fournisseurs et si elle l’a fait au cours de la période de déclaration
- Si l’entreprise adhère à un code de paiement, ainsi que le nom de ce code
Avantages
Amélioration des pratiques
La mise en œuvre de cette réglementation favorise des pratiques équitables en interne, ce qui contribue à renforcer l’équité des transactions commerciales à l’échelle du secteur.
Les données recueillies pour chaque entreprise peuvent être comparées à l’échelle d’un secteur afin de repérer les résultats positifs et les possibilités d’amélioration. Cela peut également stimuler la concurrence entre les entreprises et les inciter à améliorer leurs pratiques après avoir identifié des axes d’apprentissage dans leurs propres déclarations PPR.
Cela contribue à l’amélioration globale de différentes entreprises.
Confiance des fournisseurs
Les fournisseurs accorderont une confiance accrue aux entreprises dont les bonnes pratiques sont démontrées dans leur déclaration PPR. S’ils peuvent le constater grâce à des informations positives, comme un pourcentage élevé de factures payées dans les délais, ils seront davantage enclins à investir dans ces entreprises.
En outre, puisque les statistiques des entreprises sont publiques, les partenaires de la chaîne d’approvisionnement sont plus susceptibles d’être payés dans les délais. Les fournisseurs peuvent ainsi maintenir une trésorerie fluide et nouer des relations positives avec de grandes entreprises.
Discipline du marché
Un autre avantage tient au fait que l’appui du gouvernement dissuade les mauvaises pratiques de paiement et encourage les bons comportements afin que chaque entreprise préserve sa réputation.
De mauvaises pratiques et performances de paiement peuvent entraîner un désavantage concurrentiel. Si des tiers les constatent, cela peut avoir de profondes répercussions négatives sur la santé financière de l’entreprise. Les retards de paiement dissuadent les fournisseurs de travailler avec elle et d’y investir.
Comment Cardflo facilite la déclaration des pratiques de paiement
Malgré la complexité des données de traitement des paiements, Cardflo a conçu un système de déclaration simple à utiliser et à comprendre.
Grâce à des analyses complètes des risques, des rétrofacturations et du traitement, réunies dans un tableau de bord facile à comprendre, la déclaration des pratiques de paiement ne sera plus jamais source de confusion. L’équipe de développement interne de Cardflo peut même personnaliser vos déclarations selon vos besoins !
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Automatisation du calcul des indicateurs légaux
Pour respecter les obligations légales de déclaration, les commerçants doivent agréger les horodatages des paiements sur chaque période de six mois. Le rapprochement automatisé du grand livre compare les dates de réception des factures aux journaux de compensation bancaire afin de classer avec précision les données de transaction selon les indicateurs obligatoires :
- Délai moyen de paiement pour l’ensemble des contrats éligibles conclus avec des fournisseurs ;
- Répartition des paiements : pourcentages réglés dans un délai de 30 jours, de 31 à 60 jours et de 61 jours ou plus ;
- Respect des conditions contractuelles : pourcentage des paiements ne respectant pas les conditions convenues.
Pour un commerçant gérant 5,000 factures fournisseurs par période, ce processus remplace les calculs sur feuilles de calcul sujets aux erreurs et génère des fichiers de données prévalidés, prêts à être téléversés sur le portail gouvernemental en ligne avant l’échéance légale de 30 jours suivant la fin de la période.
Pistes d’audit et suivi des litiges
Les processus du système recueillent également les données qualitatives nécessaires aux informations descriptives exigées par la loi. Les délais de traitement des litiges de paiement sont suivis en enregistrant l’horodatage précis entre le moment où une facture est signalée comme contestée et sa résolution définitive, ce qui produit des indicateurs exacts pour les informations descriptives requises. Pour les paiements transfrontaliers, des journaux de change automatisés figent les taux de conversion à la date exacte du règlement, garantissant des calculs précis en livres sterling par rapport aux seuils britanniques.
En outre, des archives numériques immuables conservent chaque ensemble de données historiques pendant au moins six ans. Les responsables de la conformité disposent ainsi d’une piste d’audit inaltérable si le ministère des Entreprises et du Commerce demande une preuve des calculs d’indicateurs ou une vérification des écritures comptables sous-jacentes.
Comment simplifier votre déclaration des pratiques de paiement
La déclaration des pratiques de paiement favorise la transparence et la responsabilité des grandes entreprises britanniques, garantit des paiements dans les délais et encourage des pratiques commerciales équitables.
En mettant en avant les bonnes pratiques et en révélant les mauvaises performances, la réglementation encourage les entreprises à améliorer leurs processus de paiement, ce qui renforce la confiance des fournisseurs et les relations entre les différents secteurs.
Les outils de déclaration intuitifs de Cardflo simplifient la conformité et permettent aux entreprises de satisfaire facilement aux exigences réglementaires.
Mesures concrètes pour assurer la conformité
Pour simplifier les dépôts semestriels, les équipes financières doivent automatiser l’extraction des données directement depuis leur progiciel de gestion intégré (ERP) ou leur logiciel comptable. Le suivi manuel de l’horodatage des factures entraîne souvent des erreurs lors du calcul du délai moyen de paiement.
La mise en place de processus structurés de comptabilité fournisseurs (AP) garantit que les indicateurs essentiels sont calculés en continu avant les échéances de déclaration :
- Classement automatisé : regrouper systématiquement les factures payées dans les tranches requises (0 à 30 jours, 31 à 60 jours et 61+ jours) lors du règlement.
- Suivi des litiges : consigner immédiatement les litiges de paiement officiels afin de justifier les retards de traitement dans la section descriptive obligatoire.
- Approbation des dirigeants : programmer des rappels automatisés 14 jours avant le début du délai de dépôt de 30 jours afin de permettre l’approbation par l’organe de direction avant le téléversement sur le portail gouvernemental.
