Rapportage over betalingspraktijken voor Britse ondernemingen

Ontdek waarom grote Britse bedrijven elke zes maanden over hun betalingsbeleid moeten rapporteren, wat de transparantie en toegankelijkheid voor leveranciers vergroot.

In april 2017 voerde het Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) wetgeving in die grote ondernemingen en Limited Liability Partnerships (LLP's) verplicht te rapporteren over hun betalingspraktijken.

Elke onderneming en LLP die aan de voorwaarden voldoet, moet elk jaar om de zes maanden rapporteren over het betalingsbeleid, de betalingspraktijken en de betaalprestaties.

De rapportageverplichting werd ingevoerd nadat de overheid veel zorgen had ontvangen over de schadelijke gevolgen voor duizenden bedrijven die niet op tijd werden betaald.

Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van rapportage over betalingspraktijken?

Regelmatige rapportage heeft drie belangrijke doelstellingen.

Een belangrijk doel van Payment Practices Reporting (PPR) is het vergroten van de transparantie van grote Britse ondernemingen. Grote ondernemingen die informatie over hun betalingspraktijken publiceren, worden toegankelijker voor leveranciers.
Door hun betalingspraktijken en betaalprestaties openbaar te maken, worden ondernemingen verantwoordelijk gehouden voor hun eigen handelen. Dit stimuleert hen om actief hun reputatie te bewaken, rekening te houden met de concurrentie en hun betalingspraktijken en betaalprestaties te verbeteren.
Kleine ondernemingen worden vaak het zwaarst getroffen door te late betalingen. Deze regelgeving helpt kleinere ondernemingen te beschermen door grotere ondernemingen aan te moedigen op tijd te betalen, zodat andere bedrijven een gezonde kasstroom kunnen behouden.

Wie moet over betalingspraktijken rapporteren?

Als u onder deze criteria valt, hebt u geluk. Ondernemingen die zich in hun eerste bedrijfsjaar bevinden of niet onder de Britse wetgeving vallen, hoeven niet aan de regelgeving te voldoen.

Alleen Britse ondernemingen en LLP's (Limited Liability Partnerships) die op hun laatste twee balansdata aan ten minste twee van de volgende drie criteria voldoen, vallen onder deze regels.

Meer dan £36 miljoen jaaromzet
Meer dan £18 miljoen balanstotaal
Meer dan 250 werknemers

Ondernemingen die aan de criteria voldoen en de drempel voor middelgrote ondernemingen overschrijden, worden aangeduid als 'in aanmerking komende ondernemingen en LLP's'.

Hoe zit het met ondernemingen met dochterondernemingen (moedermaatschappijen)?

Ondernemingen met dochterondernemingen worden moedermaatschappijen genoemd en volgen enigszins afwijkende criteria.

Een moedermaatschappij kan niet op groepsniveau rapporteren. Elke dochteronderneming geldt als een afzonderlijke entiteit en PPR-rapportages worden per entiteit opgesteld als deze de bovenstaande drempel overschrijdt.

Een moedermaatschappij moet rapporteren als zij aan ten minste twee van deze enigszins afwijkende criteria voldoet:

Meer dan £43.2 miljoen jaaromzet
Meer dan £21.6 miljoen balanstotaal
Meer dan 250 werknemers

Als een internationale onderneming een dochteronderneming in het Verenigd Koninkrijk heeft, moet deze als afzonderlijke entiteit rapporteren. De internationale moedermaatschappij hoeft dit niet te doen.

Hoe vaak wordt over betalingspraktijken gerapporteerd?

De rapportage moet halfjaarlijks worden uitgevoerd. Er zijn twee rapportageperioden van elk zes maanden.

De uiterste datums voor de halfjaarlijkse rapportages zijn afhankelijk van het moment waarop het boekjaar van uw onderneming begint.

Als uw boekjaar bijvoorbeeld op 1 april 2024 begint, loopt uw eerste rapportageperiode van 1 april tot en met 30 september 2024. De uiterste publicatiedatum voor het eerste rapport is dan 30 oktober 2024.

Rapporten moeten binnen 30 dagen na elke rapportageperiode van zes maanden worden ingediend.

Wat moet er worden gerapporteerd?

Voor elke rapportageperiode is specifieke informatie vereist over de betalingspraktijken en betaalprestaties met betrekking tot in aanmerking komende contracten.

Aan welke voorwaarden moet een in aanmerking komend contract voldoen?

Het contract wordt gesloten tussen twee of meer ondernemingen (dit is niet beperkt tot ondernemingen, maar kan ook overheidsinstanties en eenmanszaken omvatten)
Het contract heeft voldoende verband met het Verenigd Koninkrijk
Het contract heeft betrekking op goederen, diensten en immateriële activa
Het contract heeft geen betrekking op financiële diensten

Meer informatie hierover vindt u hier.

Hoe rapporteer ik over betalingspraktijken?

De rapportage verloopt via een online overheidsportaal, waar uw rapport openbaar wordt gepubliceerd.

Een PPR-rapport moet 3 essentiële onderdelen bevatten.

Statistieken

Het gemiddelde aantal dagen dat tijdens de rapportageperiode nodig was om leveranciers te betalen, gerekend vanaf de datum waarop de factuur of een andere kennisgeving is ontvangen
Het percentage betalingen dat binnen de rapportageperiode binnen 30 dagen of minder, tussen 31 en 60 dagen en binnen 61 dagen of langer is betaald
Het percentage betalingen dat binnen de rapportageperiode verschuldigd was, maar niet binnen de overeengekomen termijn is betaald.

Toelichting

De standaardbetalingstermijnen van de onderneming, waaronder:
De standaard contractuele termijn voor de betaling van facturen
De maximale contractuele betalingstermijn en eventuele wijzigingen in de standaardbetalingstermijnen tijdens de rapportageperiode
Hoe leveranciers over deze wijzigingen zijn geïnformeerd of geraadpleegd

De procedure van de onderneming voor het oplossen van betalingsgeschillen

Verklaringen

Of leveranciers elektronische facturatie wordt aangeboden
Of ketenfinanciering beschikbaar is voor leveranciers
Of de praktijken en het beleid van de onderneming voorzien in de inhouding van bedragen op betalingen als vergoeding voor opname op een leverancierslijst en of zij dit tijdens de rapportageperiode heeft gedaan
Of de onderneming is aangesloten bij een betalingscode en wat de naam van die code is

Voordelen

Verbeterde praktijken

De invoering van deze regelgeving bevordert intern eerlijke praktijken, wat op sectorniveau leidt tot eerlijkere zakelijke transacties.

De verzamelde gegevens van afzonderlijke ondernemingen kunnen binnen een sector worden vergeleken om sterke punten en verbeterpunten vast te stellen. Dit kan ook de concurrentie tussen ondernemingen stimuleren om hun praktijken te verbeteren nadat zij uit hun eigen PPR-rapporten lering hebben getrokken.

Dit draagt bij aan de algehele verbetering van uiteenlopende ondernemingen.

Vertrouwen van leveranciers

Leveranciers zullen meer vertrouwen hebben in ondernemingen waarvan de PPR-rapporten goede praktijken aantonen. Als leveranciers dit terugzien in positieve informatie, zoals hoge percentages op tijd betaalde facturen, zullen zij met vertrouwen in die ondernemingen investeren.

Omdat de bedrijfsstatistieken openbaar zijn, is het bovendien waarschijnlijker dat partners in de toeleveringsketen op tijd worden betaald. Hierdoor kunnen leveranciers een stabiele kasstroom behouden en positieve relaties met grotere ondernemingen opbouwen.

Marktdiscipline

Een bijkomend voordeel is dat de steun van de overheid slechte betalingspraktijken ontmoedigt en goed gedrag stimuleert om de reputatie van een onderneming te beschermen.

Slechte betalingspraktijken en betaalprestaties kunnen tot een concurrentienadeel leiden. Als buitenstaanders dit zien, kan dit een zeer negatieve invloed op de financiële gezondheid hebben. Door te late betalingen worden leveranciers ontmoedigd om met deze ondernemingen samen te werken en erin te investeren.

Hoe Cardflo helpt bij rapportage over betalingspraktijken

Ondanks de complexiteit van gegevens over betalingsverwerking heeft Cardflo een rapportagesysteem ontwikkeld dat moeiteloos werkt en gemakkelijk te begrijpen is.

Met volledige analyses van risico's, chargebacks en betalingsverwerking in één overzichtelijk dashboard wordt rapportage over betalingspraktijken nooit meer verwarrend. Het eigen ontwikkelteam van Cardflo kan uw rapportages zelfs volledig op maat maken!

Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen.

Conclusie

Rapportage over betalingspraktijken bevordert transparantie en verantwoordingsplicht bij grote Britse ondernemingen, draagt bij aan tijdige betalingen en stimuleert eerlijke handelspraktijken.

Door goede praktijken te benadrukken en slechte prestaties zichtbaar te maken, moedigt de regelgeving ondernemingen aan hun betalingsprocessen te verbeteren. Dit vergroot het vertrouwen van leveranciers en versterkt relaties in uiteenlopende sectoren.

De intuïtieve rapportagetools van Cardflo vereenvoudigen de naleving, zodat ondernemingen gemakkelijk aan de wettelijke vereisten kunnen voldoen.

Wat is rapportage over betalingspraktijken?