Wat is rapportage over betalingspraktijken?
Het Britse ministerie van Economische Zaken, Energie en Industriële Strategie heeft wetgeving ingevoerd die grote Britse ondernemingen verplicht om elke zes maanden verslag uit te brengen over hun betalingsprestaties.
Handelsaccounts, acquiring routes en chargeback-controles, afgestemd op uw risicoprofiel.
Vanaf april 2017 heeft het Britse ministerie van Economische Zaken, Energie en Industriële Strategie (BEIS) wetgeving ingevoerd die grote ondernemingen en partnerschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLP's) verplicht verslag uit te brengen over hun betalingspraktijken.
Elke onderneming en elk LLP die aan de voorwaarden voldoen, moeten elk halfjaar verslag uitbrengen over hun betalingsbeleid, betalingspraktijken en betalingsprestaties.
De rapportageverplichting werd ingevoerd nadat de overheid veel zorgen had vernomen over de schadelijke gevolgen voor duizenden ondernemingen die niet op tijd werden betaald.
Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van rapportage over betalingspraktijken?
Regelmatige rapportage heeft drie belangrijke doelstellingen.
- Meer transparantie bij grote Britse ondernemingen is een hoofddoel van rapportage over betalingspraktijken (PPR). Wanneer grote ondernemingen informatie over hun betalingspraktijken publiceren, wordt deze toegankelijker voor leveranciers.
- Door openbaarheid van hun betalingspraktijken en betalingsprestaties worden ondernemingen verantwoordelijk gehouden voor hun eigen handelen. Dit stimuleert hen om hun reputatie actief op peil te houden, rekening te houden met concurrentie en hun betalingspraktijken en betalingsprestaties te verbeteren.
- Kleine ondernemingen worden vaak het zwaarst getroffen door te late betalingen. Deze regelgeving helpt kleinere ondernemingen te beschermen door grotere ondernemingen aan te moedigen op tijd te betalen, zodat andere ondernemingen een gezonde kasstroom kunnen behouden.
Standaardisering van zorgvuldigheidsonderzoek bij inkoop
Naast de algemene verantwoordingsplicht is een belangrijke praktische doelstelling dat zakelijke leveranciers gestructureerde risicobeoordelingen kunnen uitvoeren voordat zij leveringsovereenkomsten aangaan. Door maatstaven in specifieke rapportagecategorieën te standaardiseren, stelt de regelgeving kredietbeheerders in staat afnemers te vergelijken met gevestigde kaders zoals de Prompt Payment Code, die voor kleine leveranciers een betalingstermijn van 30 dagen voorschrijft.
Deze gestructureerde openbaarmaking verlaagt actief het kredietrisico in toeleveringsketens. Als een leverancier bijvoorbeeld ziet dat een potentiële afnemer 35% van de facturen na meer dan 60 dagen betaalt, kan deze zijn commerciële voorwaarden aanpassen door vooruitbetalingen te eisen, rente in rekening te brengen op grond van wetgeving inzake te late betaling of buffers voor werkkapitaal in zijn prijzen op te nemen.
Wie moet over betalingspraktijken rapporteren?
Als u onder deze criteria valt, hebt u geluk. Ondernemingen die zich in hun eerste bedrijfsjaar bevinden of niet onder Britse wetgeving vallen, hoeven niet aan de regelgeving te voldoen.
Alleen Britse ondernemingen en LLP's (partnerschappen met beperkte aansprakelijkheid) die op hun laatste twee balansdata aan ten minste twee van de volgende drie criteria voldoen, vallen onder deze regels.
- Meer dan £36 miljoen jaaromzet
- Meer dan £18 miljoen balanstotaal
- Meer dan 250 werknemers
Ondernemingen die aan de criteria voldoen en de drempel voor middelgrote ondernemingen overschrijden, worden aangeduid als 'in aanmerking komende ondernemingen en LLP's'.
Hoe zit het met ondernemingen met dochterondernemingen (moedermaatschappij)?
Ondernemingen met dochterondernemingen worden moedermaatschappijen genoemd en volgen enigszins andere criteria.
Een moedermaatschappij mag niet op groepsniveau rapporteren. Elke dochteronderneming geldt als een afzonderlijke entiteit en PPR-rapporten worden per entiteit opgesteld als deze de bovenstaande drempel overschrijdt.
Een moedermaatschappij moet rapporteren als zij aan ten minste twee van deze enigszins afwijkende criteria voldoet:
- Meer dan £43.2 miljoen jaaromzet
- Meer dan £21.6 miljoen balanstotaal
- Meer dan 250 werknemers
Als een internationale onderneming een dochteronderneming in het Verenigd Koninkrijk heeft, moet die als afzonderlijke entiteit rapporteren. De internationale moedermaatschappij hoeft dat niet te doen.
Hoe vaak wordt over betalingspraktijken gerapporteerd?
De rapportage moet halfjaarlijks worden voltooid. Er zijn twee rapportageperioden, elk met een duur van zes maanden.
De vervaldata van de halfjaarlijkse rapporten zijn afhankelijk van de begindatum van het boekjaar van uw onderneming.
Als uw boekjaar bijvoorbeeld op 1 april 2024 begint, loopt uw eerste rapportageperiode van 1 april tot en met 30 september 2024. De uiterste publicatiedatum voor het eerste rapport is dan 30 oktober 2024.
Rapporten moeten binnen 30 dagen na elke rapportageperiode van zes maanden worden ingediend.
Aanpassingen van boekhoudperioden en sancties
Als een onderneming de lengte van haar boekjaar wijzigt, worden de rapportagetermijnen dienovereenkomstig aangepast. Voor verkorte boekhoudperioden van minder dan negen maanden is slechts één rapport vereist, dat uiterlijk 30 dagen na afloop van de periode moet worden ingediend. Voor verlengde perioden van meer dan 12 maanden moeten ondernemingen binnen de aangepaste periode drie afzonderlijke rapporten indienen.
Het niet binnen de vereiste termijn indienen is een strafbaar feit dat door het Britse ministerie van Economische Zaken en Handel wordt vervolgd. Belangrijke handhavingsaspecten zijn:
- Onbeperkte geldboeten: Zowel de in aanmerking komende onderneming als individuele bestuurders kunnen bij veroordeling in een vereenvoudigde procedure een geldboete krijgen.
- Wettelijk verweer: Bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk, tenzij zij aantonen dat zij vóór de uiterste datum alle redelijke stappen hebben ondernomen om naleving te waarborgen.
Wat moet worden gerapporteerd?
Voor elke rapportageperiode is specifieke informatie vereist over betalingspraktijken en betalingsprestaties voor in aanmerking komende overeenkomsten.
Wat zijn de kenmerken van een in aanmerking komende overeenkomst?
- Tussen twee of meer ondernemingen (dit is niet beperkt tot ondernemingen, maar kan ook overheidsinstanties en eenmanszaken omvatten)
- Voldoende verbonden met het Verenigd Koninkrijk
- Overeenkomsten voor goederen, diensten en immateriële eigendom
- Niet met betrekking tot financiële diensten
Meer informatie hierover vindt u hier.
Indieningstermijnen en wettelijke aansprakelijkheid
Bij het verzamelen van meetgegevens worden betalingstermijnen gemeten vanaf de exacte datum waarop de onderneming een factuur of andere kennisgeving ontvangt. Een factuur die bijvoorbeeld op 1 juni wordt ontvangen en op 1 juli wordt betaald, wordt geregistreerd als 30 dagen en valt daarmee in de categorie 30 dagen of minder. Een betaling die op 2 juli wordt verricht, valt in de categorie 31 tot 60 dagen.
Definitieve rapporten moeten binnen 30 kalenderdagen na de einddatum van de rapportageperiode via het digitale overheidsportaal worden ingediend. Het niet tijdig indienen van een rapport of het publiceren van onjuiste of misleidende verklaringen vormt een strafbaar feit. In aanmerking komende bestuurders kunnen individueel worden vervolgd, naast de oplegging van geldboeten aan de onderneming.
Hoe rapporteer ik over betalingspraktijken?
De rapportage vindt plaats via een digitaal overheidsportaal, waar uw rapport openbaar wordt gepubliceerd.
Een PPR-rapport moet 3 essentiële onderdelen bevatten.
Statistieken
- Het gemiddelde aantal dagen dat in de rapportageperiode nodig was om leveranciers te betalen, gerekend vanaf de datum van ontvangst van de factuur of andere kennisgeving
- Het percentage betalingen dat binnen de rapportageperiode binnen 30 dagen of minder, tussen 31 en 60 dagen en binnen 61 dagen of langer is verricht
- Het percentage betalingen dat binnen de rapportageperiode verschuldigd was en niet binnen de overeengekomen voorwaarden is betaald.
Toelichting
- De standaardbetalingsvoorwaarden van de onderneming, waaronder verplicht:
- De standaard contractuele termijn voor betaling van facturen
- De maximale contractuele betalingstermijn en eventuele wijzigingen in de standaardbetalingsvoorwaarden tijdens de rapportageperiode
- Hoe leveranciers van deze wijzigingen op de hoogte zijn gesteld of hierover zijn geraadpleegd
- De procedure van de onderneming voor het oplossen van betalingsgeschillen
Verklaringen
- Of leveranciers elektronische facturering wordt aangeboden
- Of leveranciers gebruik kunnen maken van ketenfinanciering
- Of de praktijken en het beleid van de onderneming voorzien in inhouding van bedragen op betalingen als vergoeding voor opname op een leverancierslijst, en of dit tijdens de rapportageperiode is gedaan
- Of de onderneming is aangesloten bij een betalingscode en wat de naam van die code is
Voordelen
Verbeterde praktijken
De invoering van deze regelgeving stimuleert intern eerlijke praktijken, wat op sectorniveau tot meer billijkheid bij zakelijke transacties leidt.
De verzamelde gegevens van individuele ondernemingen kunnen binnen een sector worden vergeleken om sterke punten en verbeterpunten vast te stellen. Dit kan ook de concurrentie tussen ondernemingen bevorderen om hun praktijken te verbeteren nadat zij uit hun eigen PPR-rapporten leerpunten hebben afgeleid.
Dit helpt verschillende ondernemingen in het algemeen te verbeteren.
Vertrouwen van leveranciers
Leveranciers zullen meer vertrouwen hebben in ondernemingen waarvan het PPR-rapport gezonde praktijken laat zien. Als leveranciers dit kunnen afleiden uit positieve informatie, zoals hoge percentages op tijd betaalde facturen, zullen zij met vertrouwen in die ondernemingen investeren.
Omdat bedrijfsstatistieken openbaar zijn, is het bovendien waarschijnlijker dat partners in de toeleveringsketen op tijd worden betaald. Hierdoor kunnen leveranciers een ononderbroken kasstroom behouden en kunnen positieve relaties met grotere ondernemingen ontstaan.
Marktdiscipline
Een bijkomend voordeel is dat de steun van de overheid slechte betalingspraktijken ontmoedigt en goed gedrag stimuleert om de reputatie van een onderneming te behouden.
Slechte betalingspraktijken en betalingsprestaties kunnen tot een concurrentienadeel leiden. Als buitenstaanders dit zien, kan dat de financiële gezondheid ernstig schaden. Leveranciers worden door te late betalingen ontmoedigd om met zulke ondernemingen samen te werken en erin te investeren.
Hoe Cardflo helpt bij rapportage over betalingspraktijken
Ondanks de complexiteit van gegevens over betalingsverwerking heeft Cardflo zijn rapportagesysteem moeiteloos en eenvoudig te begrijpen gemaakt.
Met volledige analyses van risico's, terugboekingen en betalingsverwerking in één overzichtelijk bedieningspaneel hoeft rapportage over betalingspraktijken nooit meer verwarrend te zijn. Het interne ontwikkelingsteam van Cardflo kan uw rapportage zelfs speciaal voor u aanpassen!
Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen.
Wettelijke berekeningen van maatstaven automatiseren
Om aan wettelijke rapportageverplichtingen te voldoen, moeten handelaren betalingstijdstippen over elke periode van zes maanden samenvoegen. Geautomatiseerde afstemming van het grootboek vergelijkt de ontvangstdatums van facturen met registraties van bancaire verwerking en deelt transactiegegevens nauwkeurig in bij de verplichte maatstaven:
- Gemiddelde betalingsduur voor alle in aanmerking komende leveranciersovereenkomsten;
- Verdeling van betalingen: percentages betaald binnen 30 dagen, 31 tot 60 dagen en 61 dagen of meer;
- Naleving van overeenkomsten: percentage betalingen dat niet aan de overeengekomen voorwaarden voldoet.
Voor een handelaar die per periode 5,000 te betalen facturen beheert, vervangt deze werkstroom foutgevoelige berekeningen in rekenbladen en genereert deze vooraf gevalideerde gegevensbestanden die vóór de wettelijke termijn van 30 dagen na afloop van de periode naar het digitale overheidsportaal kunnen worden verzonden.
Controlesporen en geschilregistratie
Systeemwerkstromen leggen ook kwalitatieve gegevens vast die vereist zijn voor wettelijke toelichtingen. De tijdlijnen van betalingsgeschillen worden bewaakt door het exacte tijdstip vast te leggen waarop een factuur als betwist wordt aangemerkt tot en met de definitieve oplossing, waardoor nauwkeurige maatstaven voor de toelichtingsvereisten ontstaan. Voor grensoverschrijdende betalingen leggen geautomatiseerde valutaregistraties de wisselkoersen op de exacte betaaldatum vast, zodat bedragen in Britse ponden nauwkeurig worden berekend ten opzichte van Britse drempelwaarden.
Bovendien bewaren onveranderbare digitale archieven elke historische gegevensverzameling gedurende minimaal zes jaar. Dit biedt nalevingsfunctionarissen een onveranderbaar controlespoor als het Britse ministerie van Economische Zaken en Handel bewijs vraagt van berekeningen van maatstaven of controle van de onderliggende grootboekgegevens.
Zo stroomlijnt u uw rapportage over betalingspraktijken
Rapportage over betalingspraktijken bevordert transparantie en verantwoordingsplicht bij grote Britse ondernemingen, waarborgt tijdige betalingen en stimuleert eerlijke handelspraktijken.
Door positieve praktijken te benadrukken en slechte prestaties zichtbaar te maken, moedigt de regelgeving ondernemingen aan hun betalingsprocessen te verbeteren, het vertrouwen van leveranciers te vergroten en relaties in verschillende sectoren te versterken.
De intuïtieve rapportagehulpmiddelen van Cardflo vereenvoudigen de naleving, zodat ondernemingen eenvoudig aan de wettelijke vereisten kunnen voldoen.
Praktische stappen voor naleving
Om halfjaarlijkse indieningen te stroomlijnen, moeten financiële teams de gegevensextractie rechtstreeks vanuit hun ondernemingsmiddelenplanning (ERP) of boekhoudprogrammatuur automatiseren. Het handmatig bijhouden van tijdstippen van facturen leidt vaak tot fouten bij het berekenen van de gemiddelde betalingstijd.
Door gestructureerde werkstromen voor crediteurenbeheer (AP) in te richten, worden essentiële maatstaven voortdurend vóór de rapportagetermijnen berekend:
- Geautomatiseerde indeling: Deel betaalde facturen bij betaling systematisch in de vereiste categorieën in (0 tot 30 dagen, 31 tot 60 dagen en 61+ dagen).
- Geschilregistratie: Leg formele betalingsgeschillen onmiddellijk vast om vertragingen in de verwerking in het verplichte toelichtingsgedeelte te onderbouwen.
- Goedkeuring door bestuurders: Plan 14 dagen vóór het indieningsvenster van 30 dagen geautomatiseerde herinneringen, zodat goedkeuring op bestuursniveau kan plaatsvinden voordat de gegevens naar het overheidsportaal worden verzonden.