Che cos'è la rendicontazione delle prassi di pagamento?

Da aprile 2017, il Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) ha introdotto una normativa che impone alle grandi aziende e alle società a responsabilità limitata (LLP) di rendicontare le proprie prassi di pagamento.

Ogni azienda e LLP soggetta all'obbligo deve dichiarare le proprie politiche, prassi e performance di pagamento ogni sei mesi.

L'obbligo di rendicontazione è stato introdotto dopo che al governo sono state espresse numerose preoccupazioni riguardo agli effetti dannosi subiti da migliaia di aziende a causa di pagamenti non puntuali.

Quali sono gli obiettivi principali della rendicontazione delle prassi di pagamento?

La rendicontazione periodica persegue tre obiettivi fondamentali.  

1. Aumentare la trasparenza delle grandi aziende del Regno Unito è uno degli obiettivi principali della rendicontazione delle prassi di pagamento (PPR). La pubblicazione di informazioni sulle prassi di pagamento delle grandi aziende le rende più accessibili ai fornitori.
2. La divulgazione delle prassi e delle performance di pagamento rende le aziende responsabili delle proprie azioni. Ciò le incoraggia a tutelare attivamente la propria reputazione, a tenere conto della concorrenza e a migliorare le prassi e le performance di pagamento.
3. Le piccole imprese sono spesso le più colpite dai ritardi nei pagamenti. Questa normativa contribuisce a tutelarle incoraggiando le aziende più grandi a pagare puntualmente, affinché le altre imprese possano mantenere un flusso di cassa sano.

Chi è tenuto a rendicontare le prassi di pagamento?

Se rientri in questi casi, sei fortunato. Le imprese al primo anno di attività o non soggette alla legislazione del Regno Unito non sono tenute a rispettare la normativa.

Queste regole si applicano esclusivamente alle aziende e alle LLP (società a responsabilità limitata) del Regno Unito che, alle date di chiusura degli ultimi due bilanci, soddisfano almeno due dei tre criteri seguenti.

• Fatturato annuo superiore a £36 milioni  
• Totale di bilancio superiore a £18 milioni
• Più di 250 dipendenti

Le aziende che soddisfano i criteri e superano le soglie previste per le medie imprese sono definite "aziende e LLP qualificate".

E le aziende con società controllate (società madre)?

Le aziende con società controllate sono dette società madri e seguono criteri leggermente diversi.

Una società madre non può presentare la rendicontazione a livello di gruppo. Ogni società controllata è considerata un'entità distinta e, se supera le soglie indicate sopra, deve compilare un proprio rapporto PPR.

Una società madre è tenuta alla rendicontazione se soddisfa almeno due dei seguenti criteri, leggermente diversi:

• Fatturato annuo superiore a £43.2 milioni
• Totale di bilancio superiore a £21.6 milioni
• Più di 250 dipendenti

Se un'impresa internazionale ha una società controllata nel Regno Unito, quest'ultima dovrà presentare la rendicontazione come entità distinta. La società madre internazionale non sarà tenuta a farlo.

Con quale frequenza si effettua la rendicontazione delle prassi di pagamento?

La rendicontazione deve essere completata due volte all'anno. Ogni anno prevede due periodi di rendicontazione, ciascuno della durata di sei mesi.

Le scadenze per i rapporti semestrali dipendono dalla data di inizio dell'esercizio finanziario dell'azienda.

Ad esempio, se l'esercizio finanziario inizia il 1 aprile 2024, il primo periodo di rendicontazione va dal 1 aprile al 30 settembre 2024. Il termine per la pubblicazione del primo rapporto sarà il 30 ottobre 2024.

I rapporti devono essere presentati entro 30 giorni dalla fine di ciascun periodo di rendicontazione di sei mesi.

Quali informazioni devono essere dichiarate?

Per ogni periodo di rendicontazione è necessario fornire informazioni specifiche sulle prassi e sulle performance di pagamento relative ai contratti qualificati.

Quali sono i requisiti di un contratto qualificato?

• Deve essere stipulato tra due o più imprese (non soltanto aziende, ma anche enti del settore pubblico e ditte individuali)
• Deve avere un legame sufficiente con il Regno Unito
• Deve riguardare beni, servizi e proprietà immateriali
• Non deve riguardare servizi finanziari

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

Come si effettua la rendicontazione delle prassi di pagamento?

La rendicontazione viene effettuata tramite un portale web governativo, sul quale il rapporto viene pubblicato e reso accessibile al pubblico.

Un rapporto PPR deve includere 3 elementi essenziali.

Statistiche  

• Il numero medio di giorni impiegati per effettuare i pagamenti ai fornitori durante il periodo di rendicontazione, calcolato dalla data di ricezione della fattura o di altra notifica
• La percentuale dei pagamenti effettuati nel periodo di rendicontazione entro 30 giorni o meno, tra 31 e 60 giorni e in 61 giorni o più
• La percentuale dei pagamenti dovuti nel periodo di rendicontazione che non sono stati effettuati entro i termini concordati.

Informazioni descrittive

• I termini di pagamento standard dell'impresa, che devono includere:
• Il termine contrattuale standard per il pagamento delle fatture
• Il termine contrattuale massimo di pagamento e qualsiasi modifica apportata ai termini di pagamento standard durante il periodo di rendicontazione
• Le modalità con cui i fornitori sono stati informati o consultati in merito a tali modifiche

•  La procedura adottata dall'impresa per risolvere le controversie relative ai pagamenti

Dichiarazioni

• Se ai fornitori viene offerta la fatturazione elettronica
• Se ai fornitori è disponibile il finanziamento della catena di fornitura
• Se le prassi e le politiche dell'impresa prevedono la detrazione di somme dai pagamenti come commissione per rimanere nell'elenco dei fornitori e se ciò è avvenuto durante il periodo di rendicontazione
• Se l'impresa aderisce a un codice di pagamento e il nome di tale codice

Vantaggi

Prassi migliori

L'attuazione di questa normativa incoraggia prassi eque all'interno delle aziende, promuovendo una maggiore equità nelle transazioni commerciali a livello di settore.

I dati raccolti sulle singole aziende possono essere confrontati all'interno di un settore per individuare aspetti positivi e aree di miglioramento. Ciò può inoltre incentivare la concorrenza tra aziende, spingendole a migliorare le proprie prassi dopo aver individuato gli insegnamenti emersi dai rispettivi rapporti PPR.

Contribuendo così al miglioramento complessivo di diverse aziende.  

Fiducia dei fornitori

I fornitori avranno maggiore fiducia nelle aziende che dimostrano prassi solide nei propri rapporti PPR. Se queste sono comprovate da dati positivi, come un'elevata percentuale di fatture pagate puntualmente, i fornitori saranno più propensi a investire in tali aziende.

Inoltre, poiché le statistiche aziendali sono pubbliche, è più probabile che i partner della catena di fornitura vengano pagati puntualmente. Ciò consente ai fornitori di mantenere un flusso di cassa regolare e di instaurare rapporti positivi con le aziende più grandi.

Disciplina di mercato

Un ulteriore vantaggio è che il sostegno del governo scoraggia le prassi di pagamento scorrette e incentiva comportamenti virtuosi per tutelare la reputazione delle aziende.

Prassi e performance di pagamento inadeguate potrebbero determinare uno svantaggio competitivo. Se rese visibili all'esterno, possono avere un profondo impatto negativo sulla salute finanziaria. I fornitori sono meno propensi a collaborare e a investire con tali aziende a causa dei ritardi nei pagamenti.

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Conclusione

La rendicontazione delle prassi di pagamento promuove la trasparenza e la responsabilità tra le grandi aziende del Regno Unito, garantendo pagamenti puntuali e favorendo prassi commerciali eque.

Mettendo in evidenza le prassi positive e facendo emergere le performance insufficienti, la normativa incoraggia le imprese a migliorare i propri processi di pagamento, aumentando la fiducia dei fornitori e rafforzando i rapporti in tutti i settori.

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