Che cos'è la rendicontazione delle prassi di pagamento?
Il Dipartimento per le imprese, l'energia e la strategia industriale ha introdotto una normativa che impone alle grandi aziende del Regno Unito di rendicontare ogni sei mesi i risultati relativi ai pagamenti.
Conti esercente, percorsi di acquisizione e controlli degli storni, abbinati al Suo profilo di rischio.
Da aprile 2017, il Dipartimento per le imprese, l'energia e la strategia industriale (BEIS) ha introdotto una normativa che impone alle grandi aziende e alle società a responsabilità limitata (LLP) di rendicontare le proprie prassi di pagamento.
Ogni azienda e LLP idonea è tenuta a rendicontare politiche, prassi e risultati relativi ai pagamenti ogni sei mesi.
L'obbligo di rendicontazione è stato introdotto dopo che numerosi soggetti hanno segnalato al governo gli effetti dannosi subiti da migliaia di aziende a causa di pagamenti non ricevuti puntualmente.
Quali sono gli obiettivi principali della rendicontazione delle prassi di pagamento?
La rendicontazione periodica persegue tre obiettivi fondamentali.
- Aumentare la trasparenza delle grandi aziende del Regno Unito è un obiettivo primario della rendicontazione delle prassi di pagamento (PPR). Le grandi imprese che pubblicano informazioni sulle proprie prassi di pagamento le rendono più accessibili ai fornitori.
- La pubblicazione delle prassi e dei risultati relativi ai pagamenti rende le aziende responsabili del proprio operato. Ciò le spinge a tutelare attivamente la propria reputazione, a considerare la concorrenza e offre loro un incentivo a migliorare le prassi e i risultati relativi ai pagamenti.
- Le piccole imprese sono spesso le più colpite dai pagamenti tardivi. Questa normativa contribuisce a proteggere le imprese più piccole incoraggiando le aziende più grandi a pagare puntualmente, affinché le altre imprese possano mantenere un flusso di cassa sano.
Standardizzazione della verifica preliminare negli approvvigionamenti
Oltre alla responsabilità generale, un obiettivo pratico fondamentale consiste nel consentire ai fornitori commerciali di condurre valutazioni strutturate del rischio prima di stipulare accordi di fornitura. Standardizzando gli indicatori in fasce di rendicontazione specifiche, la normativa consente ai responsabili del controllo crediti di confrontare gli acquirenti con sistemi consolidati come il Codice dei pagamenti tempestivi, che stabilisce un obiettivo di pagamento a 30 giorni per i piccoli fornitori.
Questa comunicazione strutturata riduce attivamente l'esposizione creditizia lungo le catene di fornitura. Ad esempio, se un fornitore rileva che un potenziale acquirente salda il 35% delle fatture oltre 60 giorni, può modificare le proprie condizioni commerciali richiedendo acconti anticipati, addebitando interessi ai sensi della normativa sui pagamenti tardivi oppure includendo nella determinazione dei prezzi margini di sicurezza per il capitale circolante.
Chi deve effettuare la rendicontazione delle prassi di pagamento?
Se rientra in questi criteri, ha un vantaggio. Le imprese che si trovano nel primo anno di attività o che non sono soggette alla normativa del Regno Unito non sono tenute a rispettare il regolamento.
Queste regole si applicano esclusivamente alle aziende e alle LLP (società a responsabilità limitata) del Regno Unito che, alle ultime due date di chiusura del bilancio, soddisfano almeno due dei tre criteri seguenti.
- Fatturato annuo superiore a £36 milioni
- Totale di bilancio superiore a £18 milioni
- Oltre 250 dipendenti
Le aziende che soddisfano i criteri e superano la soglia prevista per le aziende di medie dimensioni vengono definite «aziende e LLP idonee».
E le aziende con controllate, ossia le società madri?
Le aziende con controllate sono definite società madri e seguono criteri leggermente diversi.
Una società madre non può rendicontare a livello di gruppo. Ogni controllata è considerata un'entità individuale e le relazioni PPR vengono compilate per ciascuna entità che supera la soglia indicata sopra.
Una società madre sarà tenuta a presentare la rendicontazione se soddisfa almeno due dei seguenti criteri, leggermente diversi:
- Fatturato annuo superiore a £43.2 milioni
- Totale di bilancio superiore a £21.6 milioni
- Oltre 250 dipendenti
Se un'impresa internazionale possiede una controllata nel Regno Unito, quest'ultima dovrà presentare la rendicontazione come entità individuale. La società madre internazionale non sarà tenuta a farlo.
Con quale frequenza si effettua la rendicontazione delle prassi di pagamento?
La rendicontazione deve essere completata due volte l'anno. Ogni anno comprende due periodi di rendicontazione, ciascuno della durata di sei mesi.
Le scadenze delle relazioni semestrali dipendono dalla data di inizio dell'esercizio finanziario della Sua azienda.
Ad esempio, se il Suo esercizio finanziario inizia il 1 aprile 2024, il primo periodo di rendicontazione va dal 1 aprile al 30 settembre 2024. Il termine per pubblicare la prima relazione sarebbe il 30 ottobre 2024.
Le relazioni devono essere presentate entro 30 giorni dalla fine di ciascun periodo di rendicontazione semestrale.
Modifiche del periodo contabile e sanzioni
Se un'azienda modifica la durata del proprio esercizio finanziario, le scadenze di rendicontazione vengono adeguate di conseguenza. Per i periodi contabili abbreviati inferiori a nove mesi è richiesta una sola relazione, da presentare entro 30 giorni dalla fine del periodo. Per i periodi estesi superiori a 12 mesi, le aziende devono presentare tre relazioni separate nell'arco temporale modificato.
La mancata presentazione entro il termine previsto costituisce un reato perseguito dal Dipartimento per le imprese e il commercio. I principali aspetti sanzionatori comprendono:
- Ammende senza limite massimo: sia l'impresa idonea sia i singoli amministratori sono soggetti ad ammende in caso di condanna con rito sommario.
- Difesa prevista dalla legge: gli amministratori sono personalmente responsabili, salvo che dimostrino di aver adottato tutte le misure ragionevoli per garantire la conformità prima della scadenza.
Che cosa deve essere rendicontato?
Per ogni periodo di rendicontazione sono richieste informazioni specifiche sulle prassi e sui risultati relativi ai pagamenti per i contratti idonei.
Quali sono i requisiti di un contratto idoneo?
- Deve essere stipulato tra due o più imprese, senza limitarsi alle sole aziende, ma potendo comprendere anche enti del settore pubblico e ditte individuali
- Deve avere un collegamento sufficiente con il Regno Unito
- Deve riguardare beni, servizi e proprietà immateriali
- Non deve riguardare servizi finanziari
Ulteriori informazioni sono disponibili qui.
Termini di presentazione e responsabilità legale
Durante la compilazione dei dati relativi agli indicatori, i termini di pagamento vengono misurati a partire dalla data esatta in cui l'impresa riceve una fattura o un'altra comunicazione. Ad esempio, una fattura ricevuta il 1 giugno e saldata il 1 luglio viene registrata come pagata in 30 giorni e rientra quindi nella fascia 30 giorni o meno. Un pagamento saldato il 2 luglio passa nella fascia da 31 a 60 giorni.
Le relazioni definitive devono essere presentate tramite il portale pubblico in rete entro 30 giorni di calendario dalla data di conclusione del periodo di rendicontazione. La mancata presentazione puntuale di una relazione o la pubblicazione di dichiarazioni false o ingannevoli costituiscono un reato. Gli amministratori idonei sono soggetti a procedimenti individuali, oltre alle ammende aziendali.
Come si effettua la rendicontazione delle prassi di pagamento?
La rendicontazione viene effettuata tramite un portale pubblico in rete, sul quale la Sua relazione viene pubblicata.
Una relazione PPR deve includere 3 elementi essenziali.
Dati statistici
- Il numero medio di giorni impiegati per effettuare i pagamenti ai fornitori durante il periodo di rendicontazione, a decorrere dalla data di ricezione della fattura o di un'altra comunicazione
- La percentuale dei pagamenti effettuati nel periodo di rendicontazione che sono stati saldati in 30 giorni o meno, tra 31 e 60 giorni e in 61 giorni o più
- La percentuale dei pagamenti dovuti nel periodo di rendicontazione che non sono stati effettuati entro i termini concordati.
Informazioni descrittive
- Le condizioni di pagamento ordinarie dell'impresa, che devono includere:
- Il termine contrattuale ordinario previsto per il pagamento delle fatture
- Il termine massimo contrattuale di pagamento e qualsiasi modifica alle condizioni di pagamento ordinarie intervenuta nel periodo di rendicontazione
- Le modalità con cui i fornitori sono stati informati o consultati in merito a tali modifiche
- La procedura dell'impresa per la risoluzione delle contestazioni relative ai pagamenti
Dichiarazioni
- Se ai fornitori viene offerta la fatturazione elettronica
- Se il finanziamento della catena di fornitura è disponibile per i fornitori
- Se le prassi e le politiche dell'impresa prevedono la detrazione di somme dai pagamenti come commissione per rimanere nell'elenco dei fornitori e se tale detrazione è stata applicata nel periodo di rendicontazione
- Se l'impresa aderisce a un codice di pagamento e il nome di tale codice
Vantaggi
Prassi migliori
L'attuazione di questa normativa incoraggia prassi eque all'interno delle aziende, favorendo una maggiore equità nelle operazioni commerciali a livello di settore.
I dati raccolti per ogni azienda possono essere confrontati all'interno di un settore per individuare gli aspetti positivi e le aree di miglioramento. Ciò può inoltre promuovere la concorrenza tra aziende concorrenti, spingendole a migliorare le proprie prassi dopo aver individuato opportunità di apprendimento nelle rispettive relazioni PPR.
Contribuendo così al miglioramento complessivo di diverse aziende.
Fiducia dei fornitori
I fornitori avranno maggiore fiducia nelle aziende che dimostrano prassi sane nella propria relazione PPR. Se possono verificarlo attraverso informazioni positive, come percentuali elevate di fatture pagate puntualmente, si sentiranno più sicuri nell'investire in tali aziende.
Inoltre, poiché i dati statistici aziendali sono pubblici, è più probabile che i partner della catena di fornitura vengano pagati puntualmente. Ciò consente ai fornitori di mantenere un flusso di cassa regolare e di instaurare rapporti positivi con le imprese più grandi.
Disciplina del mercato
Un ulteriore vantaggio consiste nel fatto che il sostegno del governo scoraggia le prassi di pagamento inadeguate e incentiva comportamenti corretti per tutelare la reputazione dell'azienda.
Prassi e risultati di pagamento inadeguati potrebbero determinare uno svantaggio competitivo. Se i soggetti esterni ne vengono a conoscenza, le conseguenze sulla solidità finanziaria possono essere profondamente negative. I fornitori sono dissuasi dal collaborare e dall'investire con tali aziende a causa dei pagamenti tardivi.
In che modo Cardflo agevola la rendicontazione delle prassi di pagamento
Nonostante la complessità dei dati relativi all'elaborazione dei pagamenti, Cardflo ha progettato il proprio sistema di rendicontazione affinché sia intuitivo e facile da comprendere.
Grazie ad analisi complete di rischi, storni di addebito ed elaborazione, disponibili in un unico pannello di controllo facile da comprendere, la rendicontazione delle prassi di pagamento non sarà più fonte di confusione. Il gruppo di sviluppo interno di Cardflo può persino personalizzare la rendicontazione appositamente per Lei!
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Automazione dei calcoli degli indicatori previsti dalla legge
Per rispettare gli obblighi di rendicontazione previsti dalla legge, gli esercenti devono aggregare le date e gli orari dei pagamenti in ciascun periodo semestrale. La riconciliazione automatizzata dei registri contabili confronta le date di ricezione delle fatture con i registri di contabilizzazione bancaria, classificando accuratamente i dati delle operazioni negli indicatori obbligatori:
- Durata media del pagamento per tutti i contratti di fornitura idonei;
- Distribuzione dei pagamenti: percentuali saldate entro 30 giorni, da 31 a 60 giorni e in 61 giorni o più;
- Conformità contrattuale: percentuale di pagamenti che non rispettano i termini concordati.
Per un esercente che gestisce 5,000 fatture passive per periodo, questa procedura sostituisce i calcoli soggetti a errori effettuati con fogli elettronici, generando documenti di dati già convalidati e pronti per essere caricati sul portale pubblico in rete prima della scadenza prevista dalla legge, fissata a 30 giorni dalla fine del periodo.
Tracciati di verifica e monitoraggio delle contestazioni
Le procedure del sistema acquisiscono anche i dati qualitativi necessari per le informazioni descrittive previste dalla legge. Le tempistiche delle contestazioni relative ai pagamenti vengono monitorate registrando la data e l'ora esatte in cui una fattura viene contrassegnata come contestata fino alla risoluzione definitiva, producendo indicatori accurati per i requisiti descrittivi. Per i pagamenti transfrontalieri, i registri automatizzati dei cambi valutari fissano i tassi di conversione alla data esatta del regolamento, assicurando calcoli accurati in sterline rispetto alle soglie del Regno Unito.
Inoltre, archivi digitali non modificabili conservano ogni insieme di dati storici per almeno sei anni. Ciò fornisce ai responsabili della conformità un tracciato di verifica inalterabile qualora il Dipartimento per le imprese e il commercio richieda prove dei calcoli degli indicatori o una verifica dei registri contabili sottostanti.
Come semplificare la rendicontazione delle Sue prassi di pagamento
La rendicontazione delle prassi di pagamento promuove la trasparenza e la responsabilità tra le grandi aziende del Regno Unito, garantendo pagamenti puntuali e favorendo prassi commerciali eque.
Mettendo in evidenza le prassi positive e rendendo visibili i risultati inadeguati, la normativa incoraggia le imprese a migliorare le proprie procedure di pagamento, aumentando la fiducia dei fornitori e rafforzando i rapporti tra i vari settori.
Gli intuitivi strumenti di rendicontazione di Cardflo semplificano la conformità, consentendo alle imprese di soddisfare facilmente i requisiti normativi.
Azioni concrete per la conformità
Per semplificare le presentazioni semestrali, i gruppi finanziari dovrebbero automatizzare l'estrazione dei dati direttamente dal proprio sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o dal programma di contabilità. Il monitoraggio manuale delle date e degli orari delle fatture genera spesso errori nel calcolo del tempo medio impiegato per pagare.
L'adozione di procedure strutturate per la contabilità fornitori (AP) garantisce che gli indicatori essenziali siano calcolati continuamente prima delle scadenze di rendicontazione:
- Classificazione automatizzata: raggruppare sistematicamente, al momento del regolamento, le fatture pagate nelle fasce richieste, da 0 a 30 giorni, da 31 a 60 giorni e 61 o più giorni.
- Monitoraggio delle contestazioni: registrare immediatamente le contestazioni formali relative ai pagamenti per giustificare i ritardi di elaborazione nella sezione descrittiva obbligatoria.
- Approvazione degli amministratori: programmare promemoria automatici 14 giorni prima dell'intervallo di presentazione di 30 giorni, per consentire l'approvazione da parte dell'organo amministrativo prima del caricamento sul portale pubblico.