O que é a comunicação de práticas de pagamento?

Em abril de 2017, o Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) introduziu legislação que obriga as grandes empresas e as sociedades de responsabilidade limitada (LLP) a comunicar as suas práticas de pagamento.

Cada empresa e LLP abrangida tem o dever de comunicar anualmente, de seis em seis meses, as suas políticas, práticas e desempenho em matéria de pagamentos.

O requisito de comunicação foi introduzido depois de terem sido manifestadas ao governo inúmeras preocupações quanto aos impactos prejudiciais sofridos por milhares de empresas devido a pagamentos em atraso.

Quais são os principais objetivos da comunicação de práticas de pagamento?

A comunicação regular tem três objetivos fundamentais.  

1. Aumentar a transparência das grandes empresas do Reino Unido é um dos principais objetivos da Comunicação de Práticas de Pagamento (PPR). Ao publicarem informações sobre as suas práticas de pagamento, as grandes empresas tornam-nas mais acessíveis aos fornecedores.
2. A divulgação das suas práticas e do seu desempenho em matéria de pagamentos responsabiliza as empresas pelas suas próprias ações. Isto incentiva-as a preservar ativamente a sua reputação, a ter em conta a concorrência e a melhorar as práticas e o desempenho em matéria de pagamentos.
3. As pequenas empresas são frequentemente as mais afetadas pelos atrasos nos pagamentos. Este regulamento ajuda a proteger as empresas de menor dimensão ao incentivar as grandes empresas a pagar atempadamente, para que as restantes empresas possam manter um fluxo de caixa saudável.

Quem tem de comunicar as práticas de pagamento?

Se estiver abrangido por estes critérios, está com sorte. As empresas que se encontrem no primeiro ano de atividade ou que não estejam abrangidas pela legislação do Reino Unido não têm de cumprir o regulamento.

Apenas estão sujeitas a estas regras as empresas e LLPs (sociedades de responsabilidade limitada) do Reino Unido que cumpram pelo menos dois dos três critérios seguintes nas datas dos dois últimos balanços.

• Volume de negócios anual superior a £36 milhões  
• Total do balanço superior a £18 milhões
• Mais de 250 trabalhadores

As empresas que cumprem os critérios e ultrapassam o limiar aplicável às empresas de média dimensão são designadas «empresas e LLPs abrangidas».

E quanto às empresas com subsidiárias (empresa-mãe)?

As empresas com subsidiárias são designadas empresas-mãe e seguem critérios ligeiramente diferentes.

Uma empresa-mãe não pode comunicar ao nível do grupo. Cada subsidiária é considerada uma entidade individual e, se ultrapassar o limiar acima indicado, os relatórios PPR são elaborados por entidade.

Uma empresa-mãe terá de comunicar se cumprir pelo menos dois destes critérios ligeiramente diferentes:

• Volume de negócios anual superior a £43.2 milhões
• Total do balanço superior a £21.6 milhões
• Mais de 250 trabalhadores

Se uma empresa internacional tiver uma subsidiária no Reino Unido, esta terá de comunicar enquanto entidade individual. A empresa-mãe internacional não terá de o fazer.

Com que frequência são comunicadas as práticas de pagamento?

A comunicação deve ser efetuada semestralmente. Existem dois períodos de comunicação, cada um com uma duração de seis meses.

As datas de entrega dos relatórios semestrais dependem da data de início do exercício financeiro da empresa.

Por exemplo, se o exercício financeiro começar em 1 de abril de 2024, o primeiro período de comunicação decorrerá de 1 de abril a 30 de setembro de 2024. O prazo para a publicação do primeiro relatório será 30 de outubro de 2024.

Os relatórios devem ser entregues no prazo de 30 dias após cada período de comunicação de seis meses.

O que deve ser comunicado?

Para cada período de comunicação, são necessárias informações específicas sobre as práticas e o desempenho em matéria de pagamentos referentes a contratos abrangidos.

Quais são os critérios de um contrato abrangido?

• Ser celebrado entre duas ou mais empresas (não se limita às sociedades, podendo também incluir organismos do setor público e empresários em nome individual)
• Ter uma ligação suficiente ao Reino Unido
• Dizer respeito a bens, serviços e propriedade incorpórea
• Não estar relacionado com serviços financeiros

Pode encontrar mais informações aqui.

Como comunico as práticas de pagamento?

A comunicação é efetuada através de um portal governamental online, no qual o relatório é publicado e disponibilizado ao público.

Há 3 elementos essenciais a incluir num relatório PPR.

Estatísticas  

• O número médio de dias necessários para efetuar pagamentos aos fornecedores durante o período de comunicação, a contar da data de receção da fatura ou de outra notificação
• A percentagem de pagamentos efetuados durante o período de comunicação que foram pagos no prazo máximo de 30 dias, entre 31 e 60 dias e em 61 dias ou mais
• A percentagem de pagamentos com vencimento durante o período de comunicação que não foram pagos nos prazos acordados.

Informação descritiva

• As condições de pagamento habituais da empresa, que devem incluir:
• O prazo contratual habitual para o pagamento de faturas
• O prazo contratual máximo de pagamento e quaisquer alterações às condições de pagamento habituais durante o período de comunicação
• A forma como os fornecedores foram notificados ou consultados relativamente a essas alterações

•  O processo da empresa para a resolução de litígios de pagamento

Declarações

• Se é disponibilizada faturação eletrónica aos fornecedores
• Se os fornecedores têm acesso a financiamento da cadeia de abastecimento
• Se as práticas e políticas da empresa abrangem a dedução de montantes aos pagamentos como encargo pela permanência numa lista de fornecedores e se a empresa o fez durante o período de comunicação
• Se a empresa é signatária de um código de pagamento e qual o nome desse código

Benefícios

Melhoria das práticas

A implementação deste regulamento incentiva práticas justas a nível interno, conduzindo a uma maior equidade nas transações empresariais ao nível do setor.

Os dados recolhidos de cada empresa podem ser comparados em todo o setor para identificar aspetos positivos e áreas de melhoria. Isto também pode promover a concorrência entre empresas concorrentes no sentido de melhorarem as suas práticas após identificarem oportunidades de aprendizagem nos seus próprios relatórios PPR.

Contribui, assim, para a melhoria global de várias empresas.  

Confiança dos fornecedores

Os fornecedores terão maior confiança nas empresas cujos relatórios PPR demonstrem práticas saudáveis. Se virem esta realidade comprovada por informações positivas, como percentagens elevadas de faturas pagas atempadamente, sentir-se-ão confiantes para investir nessas empresas.

Além disso, como as estatísticas das empresas são públicas, é mais provável que os parceiros da cadeia de abastecimento sejam pagos atempadamente. Isto permite que os fornecedores mantenham um fluxo de caixa regular e estabeleçam relações positivas com empresas de maior dimensão.

Disciplina de mercado

Outro benefício é o facto de o apoio do governo desincentivar práticas de pagamento deficientes e incentivar bons comportamentos para preservar a reputação da própria empresa.

Práticas e um desempenho deficientes em matéria de pagamentos podem resultar numa desvantagem competitiva. Se terceiros tomarem conhecimento desta situação, esta pode ter um profundo impacto negativo na saúde financeira. Os atrasos nos pagamentos desencorajam os fornecedores de trabalhar e investir nessas empresas.

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Conclusão

A comunicação de práticas de pagamento promove a transparência e a responsabilização entre as grandes empresas do Reino Unido, garantindo pagamentos atempados e incentivando práticas empresariais justas.

Ao destacar práticas positivas e expor um desempenho deficiente, o regulamento incentiva as empresas a melhorar os seus processos de pagamento, aumentando a confiança dos fornecedores e reforçando as relações entre setores.

As ferramentas intuitivas de relatórios da Cardflo simplificam o cumprimento das obrigações, permitindo que as empresas cumpram facilmente os requisitos regulamentares.