O que é a comunicação das práticas de pagamento?
O Departamento das Empresas, Energia e Estratégia Industrial introduziu legislação que obriga as grandes empresas do Reino Unido a comunicar o seu desempenho em matéria de pagamentos de seis em seis meses.
Contas de comerciante, rotas de aquisição e controlos de estorno, adaptados ao seu perfil de risco.
Em abril de 2017, o Departamento das Empresas, Energia e Estratégia Industrial (BEIS) introduziu legislação para obrigar as grandes empresas e as sociedades de responsabilidade limitada (LLP) a comunicar as suas práticas de pagamento.
Cada empresa e LLP elegível tem o dever de comunicar anualmente, de seis em seis meses, as suas políticas, práticas e desempenho em matéria de pagamentos.
O requisito de comunicação foi introduzido depois de terem sido manifestadas ao Governo muitas preocupações sobre os impactos prejudiciais sofridos por milhares de empresas por não receberem atempadamente.
Quais são os principais objetivos da comunicação das práticas de pagamento?
Existem três objetivos principais importantes para a comunicação periódica.
- Aumentar a transparência das grandes empresas do Reino Unido é um objetivo primordial da comunicação das práticas de pagamento (PPR). A publicação de informações sobre as práticas de pagamento das grandes empresas torna-as mais acessíveis aos fornecedores.
- A divulgação das suas práticas e do seu desempenho em matéria de pagamentos torna as empresas responsáveis pelas suas próprias ações. Isto incentiva-as a preservar ativamente a sua reputação, a ter em conta a concorrência e proporciona um incentivo para melhorarem as práticas e o desempenho em matéria de pagamentos.
- As pequenas empresas são frequentemente as mais afetadas pelos atrasos nos pagamentos. Este regulamento ajuda a proteger as empresas de menor dimensão ao incentivar as empresas maiores a pagar atempadamente, para que outras empresas possam manter um fluxo de caixa saudável.
Normalização da diligência devida nas aquisições
Para além da responsabilização geral, um objetivo prático fundamental consiste em permitir que os fornecedores comerciais efetuem avaliações de risco estruturadas antes de celebrarem contratos de fornecimento. Ao normalizar os indicadores em escalões específicos de comunicação, o regulamento permite aos responsáveis pelo controlo de crédito comparar os compradores com referenciais estabelecidos, como o Código de Pagamento Pontual, que determina um prazo de pagamento de 30 dias para os pequenos fornecedores.
Esta divulgação estruturada reduz ativamente a exposição ao crédito em todas as cadeias de abastecimento. Por exemplo, se um fornecedor constatar que um potencial comprador liquida 35% das faturas após mais de 60 dias, pode ajustar as suas condições comerciais exigindo adiantamentos, cobrando juros ao abrigo da legislação sobre atrasos nos pagamentos ou incorporando margens de fundo de maneio nos seus preços.
Quem tem de comunicar as práticas de pagamento?
Se estiver abrangido por estes critérios, está com sorte. As empresas que se encontrem no seu primeiro ano de atividade ou que não estejam abrangidas pela legislação do Reino Unido não têm de cumprir o regulamento.
Apenas as empresas e LLP do Reino Unido, sociedades de responsabilidade limitada, que cumpram pelo menos dois dos três critérios seguintes nas datas dos seus dois últimos balanços estão abrangidas por estas regras.
- Volume de negócios anual superior a £36 milhões
- Total do balanço superior a £18 milhões
- Mais de 250 trabalhadores
As empresas que cumpram os critérios e excedam o limiar das empresas de média dimensão são designadas «empresas e LLP elegíveis».
E quanto às empresas com subsidiárias, ou empresas-mãe?
As empresas com subsidiárias são conhecidas como empresas-mãe e seguem critérios ligeiramente diferentes.
Uma empresa-mãe não pode comunicar ao nível do grupo. Cada subsidiária conta como uma entidade individual e os relatórios PPR são preenchidos por entidade, caso esta ultrapasse o limiar acima indicado.
Uma empresa-mãe terá de comunicar se cumprir pelo menos dois destes critérios ligeiramente diferentes:
- Volume de negócios anual superior a £43.2 milhões
- Total do balanço superior a £21.6 milhões
- Mais de 250 trabalhadores
Se uma empresa internacional tiver uma subsidiária no Reino Unido, esta terá de comunicar como entidade individual. A empresa-mãe internacional não será obrigada a fazê-lo.
Com que frequência são comunicadas as práticas de pagamento?
A comunicação deve ser efetuada semestralmente. Existem dois períodos de comunicação por ano, cada um com uma duração de seis meses.
As datas de entrega dos relatórios semestrais dependem da data de início do exercício financeiro da sua empresa.
Por exemplo, se o seu exercício financeiro começar em 1 de abril de 2024, o primeiro período de comunicação decorrerá de 1 de abril a 30 de setembro de 2024. O prazo para publicar o primeiro relatório será 30 de outubro de 2024.
Os relatórios devem ser entregues no prazo de 30 dias após cada período de comunicação de seis meses.
Ajustes do período contabilístico e sanções
Se uma empresa alterar a duração do seu exercício financeiro, os prazos de comunicação são ajustados em conformidade. Para períodos contabilísticos reduzidos inferiores a nove meses, é exigido apenas um relatório, a entregar 30 dias após o fim do período. Para períodos alargados superiores a 12 meses, as empresas devem apresentar três relatórios distintos ao longo do período revisto.
A não apresentação dentro do prazo exigido constitui uma infração penal, processada pelo Departamento das Empresas e do Comércio. Os principais aspetos da aplicação da lei incluem:
- Coimas ilimitadas: Tanto a empresa elegível como os administradores individuais estão sujeitos a coimas em caso de condenação em processo sumário.
- Defesa legal: Os administradores são pessoalmente responsáveis, salvo se provarem que tomaram todas as medidas razoáveis para assegurar o cumprimento antes do prazo.
O que deve ser comunicado?
São exigidas, para cada período de comunicação, informações específicas sobre as práticas e o desempenho em matéria de pagamentos relativos a contratos elegíveis.
Quais são os critérios de um contrato elegível?
- Ser celebrado entre duas ou mais empresas, não se limitando a sociedades, podendo também incluir organismos do setor público e empresários em nome individual
- Estar suficientemente ligado ao Reino Unido
- Dizer respeito a bens, serviços e propriedade incorpórea
- Não estar relacionado com serviços financeiros
Pode encontrar aqui mais informações sobre este assunto.
Prazos de apresentação e responsabilidade legal
Ao compilar os dados dos indicadores, os prazos de pagamento são medidos a partir da data exata em que a empresa recebe uma fatura ou notificação. Por exemplo, uma fatura recebida em 1 de junho e liquidada em 1 de julho é registada como 30 dias, ficando incluída no escalão de 30 dias ou menos. Um pagamento liquidado em 2 de julho passa para o escalão de 31 a 60 dias.
Os relatórios finais devem ser apresentados através do portal público em linha no prazo de 30 dias de calendário após a data de termo do período de comunicação. A não apresentação atempada de um relatório, ou a publicação de declarações falsas ou enganosas, constitui uma infração penal. Os administradores das entidades elegíveis ficam sujeitos a processos individuais, além das coimas aplicadas à empresa.
Como se comunicam as práticas de pagamento?
A comunicação é efetuada através de um portal público em linha, no qual o seu relatório é publicado.
Existem 3 elementos essenciais a incluir num relatório PPR.
Estatísticas
- O número médio de dias necessários para efetuar pagamentos a fornecedores durante o período de comunicação, contado a partir da data de receção da fatura ou de outra notificação
- A percentagem de pagamentos efetuados no período de comunicação que foram pagos em 30 dias ou menos, entre 31 e 60 dias e em 61 dias ou mais
- A percentagem de pagamentos devidos durante o período de comunicação que não foram efetuados dentro dos prazos acordados.
Descrição
- As condições de pagamento habituais da empresa, que devem incluir:
- O prazo contratual habitual para o pagamento das faturas
- O prazo contratual máximo de pagamento e quaisquer alterações às condições de pagamento habituais durante o período de comunicação
- A forma como os fornecedores foram notificados ou consultados sobre estas alterações
- O processo da empresa para a resolução de litígios de pagamento
Declarações
- Se é disponibilizada faturação eletrónica aos fornecedores
- Se está disponível financiamento da cadeia de abastecimento para os fornecedores
- Se as práticas e políticas da empresa abrangem a dedução de montantes aos pagamentos, a título de encargo pela permanência numa lista de fornecedores, e se a empresa o fez durante o período de comunicação
- Se a empresa é membro de um código de pagamento e qual é o nome desse código
Benefícios
Melhoria das práticas
A aplicação deste regulamento incentiva práticas justas a nível interno, conduzindo a uma maior equidade nas transações comerciais ao nível do setor.
Os dados recolhidos de cada empresa podem ser comparados em todo o setor para identificar aspetos positivos e áreas de melhoria. Isto também pode promover a concorrência entre empresas concorrentes para melhorar as suas práticas, depois de identificarem oportunidades de aprendizagem nos seus próprios relatórios PPR.
Contribuindo, de forma geral, para melhorar várias empresas.
Confiança dos fornecedores
Os fornecedores terão maior confiança nas empresas que apresentem práticas saudáveis no seu relatório PPR. Se os fornecedores virem isso demonstrado através de informações positivas, como percentagens elevadas de faturas pagas atempadamente, sentir-se-ão confiantes para investir nessas empresas.
Além disso, como as estatísticas das empresas são públicas, é mais provável que os parceiros da cadeia de abastecimento recebam atempadamente. Isto permite aos fornecedores manter um fluxo de caixa contínuo, para que possam ser estabelecidas relações positivas com empresas de maior dimensão.
Disciplina do mercado
Um benefício adicional é o facto de o apoio governamental dissuadir práticas de pagamento inadequadas e incentivar um bom comportamento para preservar a reputação da própria empresa.
Práticas e um desempenho inadequados em matéria de pagamentos podem conduzir a uma desvantagem concorrencial. Se terceiros tiverem conhecimento disso, pode haver um impacto negativo profundo na saúde financeira. Os atrasos nos pagamentos desencorajam os fornecedores de trabalhar com essas empresas e nelas investir.
Como a Cardflo ajuda na comunicação das práticas de pagamento
Apesar da complexidade dos dados de processamento de pagamentos, a Cardflo criou o seu sistema de comunicação para ser simples e fácil de compreender.
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Automatização dos cálculos dos indicadores legais
Para cumprir as obrigações legais de comunicação, os comerciantes devem agregar os registos temporais dos pagamentos ao longo de cada período de seis meses. A conciliação automática do razão cruza as datas de receção das faturas com os registos de compensação bancária, classificando com precisão os dados das transações nos indicadores obrigatórios:
- Duração média dos pagamentos em todos os contratos elegíveis com fornecedores;
- Distribuição dos pagamentos: percentagens liquidadas no prazo de 30 dias, de 31 a 60 dias e de 61 dias ou mais;
- Conformidade contratual: percentagem de pagamentos que não cumprem os prazos acordados.
Para um comerciante que gere 5,000 faturas de contas a pagar por período, este fluxo de trabalho substitui os cálculos em folhas de cálculo propensos a erros, gerando ficheiros de dados previamente validados e prontos a carregar no portal público em linha antes do prazo legal de 30 dias após o termo do período.
Registos de auditoria e acompanhamento de litígios
Os fluxos de trabalho do sistema também recolhem os dados qualitativos necessários para as divulgações descritivas previstas na lei. Os prazos dos litígios de pagamento são monitorizados através do registo do momento exato em que uma fatura é assinalada como contestada até à resolução final, produzindo indicadores rigorosos para os requisitos descritivos. Para pagamentos transfronteiriços, os registos cambiais automáticos fixam as taxas de conversão na data exata da liquidação, garantindo cálculos exatos em libras esterlinas face aos limites dos limiares do Reino Unido.
Além disso, os arquivos digitais imutáveis conservam todos os conjuntos de dados históricos durante um mínimo de seis anos. Isto proporciona aos responsáveis pela conformidade um registo de auditoria inalterável, caso o Departamento das Empresas e do Comércio solicite provas dos cálculos dos indicadores ou a verificação do razão subjacente.
Como simplificar a sua comunicação das práticas de pagamento
A comunicação das práticas de pagamento promove a transparência e a responsabilização entre as grandes empresas do Reino Unido, assegurando pagamentos atempados e promovendo práticas comerciais justas.
Ao destacar as práticas positivas e expor o mau desempenho, o regulamento incentiva as empresas a melhorar os seus processos de pagamento, reforçando a confiança dos fornecedores e as relações entre setores.
As ferramentas intuitivas de comunicação da Cardflo simplificam a conformidade, permitindo que as empresas cumpram facilmente os requisitos regulamentares.
Medidas práticas para assegurar a conformidade
Para simplificar as apresentações semestrais, as equipas financeiras devem automatizar a extração de dados diretamente do seu sistema de planeamento dos recursos empresariais (ERP) ou programa de contabilidade. O acompanhamento manual dos registos temporais das faturas conduz frequentemente a erros no cálculo do tempo médio necessário para efetuar o pagamento.
A criação de fluxos de trabalho estruturados para contas a pagar (AP) assegura que os indicadores essenciais sejam calculados continuamente antes dos prazos de comunicação:
- Classificação automática: Agrupar sistematicamente as faturas pagas nos escalões exigidos (0 a 30 dias, 31 a 60 dias e 61+ dias) no momento da liquidação.
- Acompanhamento de litígios: Registar imediatamente os litígios formais de pagamento para justificar atrasos no processamento na secção descritiva obrigatória.
- Aprovação dos administradores: Agendar lembretes automáticos 14 dias antes da janela de apresentação de 30 dias, para permitir a aprovação ao nível do conselho de administração antes do carregamento no portal público.