Czym jest sprawozdawczość dotycząca praktyk płatniczych?
Departament Biznesu, Energii i Strategii Przemysłowej wprowadził przepisy zobowiązujące duże brytyjskie spółki do składania co sześć miesięcy sprawozdań dotyczących terminowości płatności.
Konta sprzedawców, trasy akwizycji i kontrole obciążeń zwrotnych, dopasowane do Twojego profilu ryzyka.
Od kwietnia 2017 r. Departament Biznesu, Energii i Strategii Przemysłowej (BEIS) wprowadził przepisy nakładające na duże spółki i spółki partnerskie z ograniczoną odpowiedzialnością (LLP) obowiązek składania sprawozdań dotyczących praktyk płatniczych.
Każda kwalifikująca się spółka i LLP ma obowiązek składać co sześć miesięcy sprawozdanie dotyczące zasad, praktyk i terminowości płatności.
Obowiązek sprawozdawczy wprowadzono po licznych zgłoszeniach kierowanych do rządu, dotyczących szkodliwych skutków opóźnionych płatności dla tysięcy przedsiębiorstw.
Jakie są główne cele sprawozdawczości dotyczącej praktyk płatniczych?
Regularna sprawozdawczość ma trzy główne cele.
- Zwiększenie przejrzystości dużych brytyjskich spółek jest głównym celem sprawozdawczości dotyczącej praktyk płatniczych (PPR). Publikowanie przez duże przedsiębiorstwa informacji o ich praktykach płatniczych ułatwia dostawcom dostęp do tych danych.
- Upublicznienie praktyk płatniczych i terminowości płatności sprawia, że spółki odpowiadają za własne działania. Skłania je to do aktywnego dbania o reputację, uwzględniania konkurencji oraz doskonalenia praktyk płatniczych i terminowości płatności.
- Małe przedsiębiorstwa często najbardziej odczuwają skutki opóźnionych płatności. Przepisy te pomagają chronić mniejsze przedsiębiorstwa, zachęcając większe spółki do terminowego regulowania należności, aby inne firmy mogły utrzymać prawidłową płynność finansową.
Ujednolicenie analizy należytej staranności w zamówieniach
Poza szeroko rozumianą odpowiedzialnością kluczowym celem praktycznym jest umożliwienie dostawcom komercyjnym przeprowadzania ustrukturyzowanych ocen ryzyka przed zawarciem umów dostawy. Dzięki ujednoliceniu wskaźników w określonych przedziałach sprawozdawczych przepisy umożliwiają osobom odpowiedzialnym za kontrolę należności porównywanie nabywców z przyjętymi standardami, takimi jak Kodeks Terminowych Płatności, który ustanawia docelowy termin płatności wynoszący 30 dni dla małych dostawców.
Takie ustrukturyzowane ujawnianie danych aktywnie ogranicza ryzyko kredytowe w łańcuchach dostaw. Jeśli na przykład dostawca widzi, że potencjalny nabywca reguluje 35% faktur po upływie 60 dni, może odpowiednio zmienić warunki handlowe, wymagając zaliczek, naliczając odsetki zgodnie z przepisami dotyczącymi opóźnionych płatności lub uwzględniając w cenach bufory kapitału obrotowego.
Kto musi składać sprawozdania dotyczące praktyk płatniczych?
Jeżeli nie spełniają Państwo poniższych kryteriów, nie podlegają Państwo temu obowiązkowi. Przedsiębiorstwa działające pierwszy rok lub niepodlegające brytyjskim przepisom nie muszą przestrzegać tej regulacji.
Regułom tym podlegają wyłącznie brytyjskie spółki i LLP (spółki partnerskie z ograniczoną odpowiedzialnością), które na dwa ostatnie dni bilansowe spełniały co najmniej dwa z trzech poniższych kryteriów.
- Roczny obrót powyżej £36 milionów
- Suma bilansowa powyżej £18 milionów
- Ponad 250 pracowników
Spółki spełniające te kryteria i przekraczające próg dla spółek średniej wielkości określa się jako „kwalifikujące się spółki i LLP”.
Co ze spółkami mającymi jednostki zależne (spółkami dominującymi)?
Spółki mające jednostki zależne określa się jako spółki dominujące i obowiązują je nieco inne kryteria.
Spółka dominująca nie może składać sprawozdań na poziomie grupy. Każda jednostka zależna jest traktowana jako odrębny podmiot i składa własne sprawozdanie PPR, jeśli przekracza powyższe progi.
Spółka dominująca ma obowiązek składania sprawozdań, jeżeli spełnia co najmniej dwa z poniższych, nieco odmiennych kryteriów:
- Roczny obrót powyżej £43.2 miliona
- Suma bilansowa powyżej £21.6 miliona
- Ponad 250 pracowników
Jeżeli międzynarodowe przedsiębiorstwo ma jednostkę zależną w Wielkiej Brytanii, będzie ona musiała składać sprawozdania jako odrębny podmiot. Międzynarodowa spółka dominująca nie będzie do tego zobowiązana.
Jak często składa się sprawozdania dotyczące praktyk płatniczych?
Sprawozdania należy składać dwa razy w roku. Każdy z dwóch okresów sprawozdawczych obejmuje sześć miesięcy.
Terminy składania półrocznych sprawozdań zależą od daty rozpoczęcia roku obrotowego Państwa spółki.
Na przykład, jeśli rok obrotowy rozpoczyna się 1 kwietnia 2024 r., pierwszy okres sprawozdawczy trwa od 1 kwietnia do 30 września 2024 r. Termin publikacji pierwszego sprawozdania przypada na 30 października 2024 r.
Sprawozdania należy złożyć w ciągu 30 dni po zakończeniu każdego sześciomiesięcznego okresu sprawozdawczego.
Zmiany okresu obrachunkowego i sankcje
Jeżeli spółka zmieni długość roku obrotowego, terminy sprawozdawcze zostaną odpowiednio dostosowane. W przypadku skróconych okresów obrachunkowych trwających mniej niż dziewięć miesięcy wymagane jest tylko jedno sprawozdanie, które należy złożyć w ciągu 30 dni po zakończeniu okresu. W przypadku wydłużonych okresów przekraczających 12 miesięcy spółki muszą złożyć trzy odrębne sprawozdania w zmienionym przedziale czasowym.
Niezłożenie sprawozdania w wymaganym terminie stanowi przestępstwo ścigane przez Departament Biznesu i Handlu. Najważniejsze aspekty egzekwowania przepisów obejmują:
- Grzywny bez górnego limitu: Zarówno kwalifikujące się przedsiębiorstwo, jak i poszczególni członkowie zarządu podlegają karom grzywny w przypadku skazania w postępowaniu uproszczonym.
- Obrona ustawowa: Członkowie zarządu ponoszą osobistą odpowiedzialność, chyba że udowodnią, iż przed upływem terminu podjęli wszelkie racjonalne działania w celu zapewnienia zgodności z przepisami.
Co należy uwzględnić w sprawozdaniu?
Za każdy okres sprawozdawczy należy podać określone informacje dotyczące praktyk płatniczych i terminowości płatności w odniesieniu do kwalifikujących się umów.
Jakie warunki musi spełniać kwalifikująca się umowa?
- Musi być zawarta między co najmniej dwoma przedsiębiorstwami (nie ogranicza się to wyłącznie do spółek, lecz może również obejmować podmioty sektora publicznego i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą)
- Musi być dostatecznie powiązana z Wielką Brytanią
- Musi dotyczyć towarów, usług lub wartości niematerialnych
- Nie może dotyczyć usług finansowych
Więcej informacji można znaleźć tutaj.
Terminy składania sprawozdań i odpowiedzialność prawna
Podczas zestawiania danych dotyczących wskaźników okresy płatności mierzy się od dokładnej daty otrzymania przez przedsiębiorstwo faktury lub innego zawiadomienia. Na przykład faktura otrzymana 1 czerwca i opłacona 1 lipca jest wykazywana jako zapłacona po 30 dniach, co przypisuje ją do przedziału 30 dni lub mniej. Płatność dokonana 2 lipca zostaje przypisana do przedziału od 31 do 60 dni.
Ostateczne sprawozdania należy przesłać za pośrednictwem rządowego portalu internetowego w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia okresu sprawozdawczego. Niezłożenie sprawozdania w terminie lub opublikowanie fałszywych bądź wprowadzających w błąd oświadczeń stanowi przestępstwo. Członkowie zarządu kwalifikujących się spółek mogą być ścigani indywidualnie, niezależnie od grzywien nakładanych na spółkę.
Jak składać sprawozdania dotyczące praktyk płatniczych?
Sprawozdanie składa się za pośrednictwem rządowego portalu internetowego, gdzie jest ono publicznie udostępniane.
Sprawozdanie PPR musi zawierać 3 podstawowe elementy.
Dane statystyczne
- Średnia liczba dni potrzebnych na dokonanie płatności na rzecz dostawców w okresie sprawozdawczym, liczona od daty otrzymania faktury lub innego zawiadomienia
- Odsetek płatności dokonanych w okresie sprawozdawczym w ciągu 30 dni lub krócej, od 31 do 60 dni oraz w ciągu 61 dni lub dłużej
- Odsetek płatności wymagalnych w okresie sprawozdawczym, których nie dokonano w uzgodnionych terminach.
Informacje opisowe
- Standardowe warunki płatności przedsiębiorstwa, które muszą obejmować:
- Standardowy umowny termin płatności faktur
- Maksymalny umowny termin płatności oraz wszelkie zmiany standardowych warunków płatności w okresie sprawozdawczym
- Sposób poinformowania dostawców o tych zmianach lub przeprowadzenia z nimi konsultacji
- Procedurę rozstrzygania sporów dotyczących płatności stosowaną przez przedsiębiorstwo
Oświadczenia
- Czy dostawcom oferuje się fakturowanie elektroniczne
- Czy dostawcy mają dostęp do finansowania łańcucha dostaw
- Czy praktyki i zasady przedsiębiorstwa przewidują potrącanie kwot z płatności w formie opłaty za pozostanie na liście dostawców oraz czy takie potrącenia miały miejsce w okresie sprawozdawczym
- Czy przedsiębiorstwo jest sygnatariuszem kodeksu płatniczego, a jeśli tak, jaka jest jego nazwa
Korzyści
Lepsze praktyki
Wdrożenie tych przepisów sprzyja uczciwym praktykom wewnętrznym, co przekłada się na większą rzetelność transakcji gospodarczych w całej branży.
Dane zebrane od poszczególnych spółek można porównywać w obrębie branży, aby wskazywać dobre praktyki i obszary wymagające poprawy. Może to również sprzyjać konkurencji między firmami, które po rozpoznaniu obszarów wymagających poprawy we własnych sprawozdaniach PPR będą dążyć do doskonalenia swoich praktyk.
Pomaga to ogólnie usprawnić działalność różnych spółek.
Zaufanie dostawców
Dostawcy będą darzyć większym zaufaniem przedsiębiorstwa, których sprawozdania PPR potwierdzają prawidłowe praktyki. Jeśli dostawcy zobaczą korzystne dane, takie jak wysoki odsetek faktur opłacanych w terminie, będą bardziej skłonni inwestować we współpracę z tymi spółkami.
Ponadto, ponieważ dane statystyczne spółek są publiczne, partnerzy w łańcuchu dostaw mają większe szanse na otrzymanie płatności w terminie. Dzięki temu dostawcy mogą utrzymać stabilną płynność finansową i budować dobre relacje z większymi przedsiębiorstwami.
Dyscyplina rynkowa
Dodatkową korzyścią jest to, że poparcie rządu zniechęca do stosowania niewłaściwych praktyk płatniczych i skłania do właściwego postępowania w celu ochrony reputacji spółki.
Niewłaściwe praktyki płatnicze i słaba terminowość płatności mogą prowadzić do pogorszenia pozycji konkurencyjnej. Jeżeli informacje te staną się znane podmiotom zewnętrznym, mogą wywrzeć znaczący negatywny wpływ na kondycję finansową. Opóźnione płatności zniechęcają dostawców do współpracy i inwestowania w relacje z takimi spółkami.
Jak Cardflo pomaga w sprawozdawczości dotyczącej praktyk płatniczych
Pomimo złożoności danych dotyczących przetwarzania płatności Cardflo stworzył system sprawozdawczy, który jest prosty w obsłudze i łatwy do zrozumienia.
Pełne analizy ryzyka, obciążeń zwrotnych i przetwarzania płatności są dostępne w jednym przejrzystym panelu, dzięki czemu sprawozdawczość dotycząca praktyk płatniczych nie będzie już skomplikowana. Wewnętrzny zespół programistyczny Cardflo może nawet dostosować sprawozdania specjalnie do Państwa potrzeb!
Prosimy skontaktować się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy Państwu pomóc.
Automatyzacja obliczeń ustawowych wskaźników
Aby spełnić ustawowe wymogi sprawozdawcze, akceptanci muszą agregować znaczniki czasu płatności w każdym sześciomiesięcznym okresie. Automatyczne uzgadnianie księgi porównuje daty otrzymania faktur z rejestrami rozliczeń bankowych, precyzyjnie przypisując dane transakcyjne do obowiązkowych wskaźników:
- Średni czas płatności dla wszystkich kwalifikujących się umów z dostawcami;
- Rozkład płatności: odsetki płatności dokonanych w ciągu 30 dni, od 31 do 60 dni oraz w ciągu 61 dni lub dłużej;
- Zgodność z warunkami umownymi: odsetek płatności niedokonanych w uzgodnionych terminach.
W przypadku akceptanta obsługującego 5,000 faktur zobowiązań w każdym okresie ten proces zastępuje podatne na błędy obliczenia wykonywane w arkuszach kalkulacyjnych i generuje wstępnie zweryfikowane pliki danych, gotowe do przesłania do rządowego portalu internetowego przed upływem ustawowego terminu 30 dni od zakończenia okresu.
Ścieżki audytowe i monitorowanie sporów
Procesy systemowe rejestrują również dane jakościowe wymagane w ustawowych informacjach opisowych. Terminy sporów dotyczących płatności są monitorowane poprzez rejestrowanie dokładnego znacznika czasu od chwili oznaczenia faktury jako spornej aż do ostatecznego rozstrzygnięcia, co pozwala uzyskać dokładne wskaźniki na potrzeby informacji opisowych. W przypadku płatności transgranicznych automatyczne rejestry walutowe utrwalają kursy przeliczeniowe z dokładnego dnia rozliczenia, zapewniając prawidłowe obliczenia w funtach szterlingach względem brytyjskich limitów progowych.
Ponadto niezmienne archiwa cyfrowe przechowują każdy historyczny zbiór danych przez co najmniej sześć lat. Zapewnia to specjalistom do spraw zgodności niezmienną ścieżkę audytową na wypadek, gdyby Departament Biznesu i Handlu zażądał dowodów potwierdzających obliczenia wskaźników lub weryfikacji danych źródłowych w księdze.
Jak usprawnić sprawozdawczość dotyczącą praktyk płatniczych
Sprawozdawczość dotycząca praktyk płatniczych wspiera przejrzystość i odpowiedzialność dużych brytyjskich spółek, zapewniając terminowe płatności i promując uczciwe praktyki biznesowe.
Wskazując dobre praktyki i ujawniając słabe wyniki, przepisy zachęcają przedsiębiorstwa do doskonalenia procesów płatniczych, zwiększają zaufanie dostawców i wzmacniają relacje między podmiotami z różnych branż.
Intuicyjne narzędzia sprawozdawcze Cardflo ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami, umożliwiając przedsiębiorstwom sprawne spełnianie wymogów regulacyjnych.
Praktyczne kroki zapewniające zgodność z przepisami
Aby usprawnić składanie półrocznych sprawozdań, zespoły finansowe powinny zautomatyzować pobieranie danych bezpośrednio z systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub oprogramowania księgowego. Ręczne śledzenie znaczników czasu faktur często prowadzi do błędów przy obliczaniu średniego czasu płatności.
Wprowadzenie ustrukturyzowanych procesów obsługi zobowiązań (AP) zapewnia ciągłe obliczanie podstawowych wskaźników przed terminami sprawozdawczymi:
- Automatyczna klasyfikacja: Systematyczne grupowanie opłaconych faktur w wymaganych przedziałach (od 0 do 30 dni, od 31 do 60 dni oraz 61+ dni) w momencie rozliczenia.
- Monitorowanie sporów: Natychmiastowe rejestrowanie formalnych sporów dotyczących płatności w celu uzasadnienia opóźnień w przetwarzaniu w obowiązkowej części opisowej.
- Zatwierdzenie przez zarząd: Zaplanowanie automatycznych przypomnień na 14 dni przed rozpoczęciem 30-dniowego terminu na złożenie sprawozdania, aby umożliwić zatwierdzenie przez zarząd przed przesłaniem go do portalu rządowego.