Czym jest raportowanie praktyk płatniczych?

W kwietniu 2017 r. brytyjski Departament Biznesu, Energii i Strategii Przemysłowej (BEIS) wprowadził przepisy zobowiązujące duże spółki i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością typu LLP do raportowania praktyk płatniczych.

Każda kwalifikująca się spółka i LLP ma obowiązek co sześć miesięcy składać sprawozdanie dotyczące zasad, praktyk i terminowości płatności.

Obowiązek raportowania wprowadzono po licznych zgłoszeniach do rządu dotyczących szkodliwych skutków, jakie ponosiły tysiące firm z powodu nieterminowych płatności.

Jakie są główne cele raportowania praktyk płatniczych?

Regularne raportowanie służy trzem kluczowym celom.  

1. Podstawowym celem raportowania praktyk płatniczych (PPR) jest zwiększenie przejrzystości dużych firm w Wielkiej Brytanii. Publikowanie przez duże przedsiębiorstwa informacji o ich praktykach płatniczych ułatwia dostawcom dostęp do tych danych.
2. Upublicznienie praktyk i terminowości płatności sprawia, że firmy odpowiadają za swoje działania. Motywuje je to do aktywnego dbania o reputację, uwzględniania konkurencji oraz poprawy praktyk i terminowości płatności.
3. Małe firmy często najbardziej odczuwają skutki opóźnionych płatności. Regulacja ta pomaga chronić mniejsze przedsiębiorstwa, zachęcając większe firmy do terminowego regulowania należności, aby ich kontrahenci mogli utrzymać zdrową płynność finansową.

Kto musi raportować praktyki płatnicze?

Jeśli spełniasz poniższe kryteria, mamy dobrą wiadomość. Firmy prowadzące działalność przez pierwszy rok lub niepodlegające prawu Wielkiej Brytanii nie muszą przestrzegać tej regulacji.

Przepisy te obejmują wyłącznie spółki i LLP (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) z Wielkiej Brytanii, które na dwie ostatnie daty bilansowe spełniały co najmniej dwa z trzech poniższych kryteriów.

• Ponad £36 milionów rocznego obrotu  
• Ponad £18 milionów sumy bilansowej
• Ponad 250 pracowników

Podmioty spełniające te kryteria i przekraczające progi dla średnich przedsiębiorstw określa się jako „kwalifikujące się spółki i LLP”.

A co ze spółkami posiadającymi podmioty zależne (spółkami dominującymi)?

Spółki posiadające podmioty zależne są określane jako spółki dominujące i podlegają nieco innym kryteriom.

Spółka dominująca nie może raportować na poziomie grupy. Każdy podmiot zależny traktowany jest jako odrębna jednostka i musi sporządzać własne raporty PPR, jeśli przekracza wskazane wyżej progi.

Spółka dominująca będzie zobowiązana do raportowania, jeśli spełnia co najmniej dwa z poniższych, nieco innych kryteriów:

• Ponad £43.2 milionów rocznego obrotu
• Ponad £21.6 milionów sumy bilansowej
• Ponad 250 pracowników

Jeżeli międzynarodowa firma ma podmiot zależny w Wielkiej Brytanii, musi on raportować jako odrębna jednostka. Międzynarodowa spółka dominująca nie będzie do tego zobowiązana.

Jak często raportuje się praktyki płatnicze?

Raportowanie należy przeprowadzać dwa razy w roku. Każdy rok obejmuje dwa sześciomiesięczne okresy sprawozdawcze.

Terminy składania raportów półrocznych zależą od daty rozpoczęcia roku obrotowego firmy.

Przykładowo, jeżeli rok obrotowy rozpoczyna się 1 kwietnia 2024 r., pierwszy okres sprawozdawczy trwa od 1 kwietnia do 30 września 2024 r. Termin publikacji pierwszego raportu przypada na 30 października 2024 r.

Raporty należy złożyć w ciągu 30 dni od zakończenia każdego sześciomiesięcznego okresu sprawozdawczego.

Co należy raportować?

Za każdy okres sprawozdawczy należy przekazać określone informacje dotyczące praktyk i terminowości płatności w ramach kwalifikujących się umów.

Jakie warunki musi spełniać kwalifikująca się umowa?

• Musi być zawarta między co najmniej dwoma przedsiębiorstwami (nie tylko spółkami — mogą to być również podmioty sektora publicznego i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą)
• Musi być w wystarczającym stopniu powiązana z Wielką Brytanią
• Musi dotyczyć towarów, usług lub wartości niematerialnych
• Nie może dotyczyć usług finansowych

Więcej informacji można znaleźć tutaj.

Jak raportować praktyki płatnicze?

Raport składa się za pośrednictwem rządowego portalu internetowego, gdzie jest on publicznie udostępniany.

Raport PPR musi zawierać 3 podstawowe elementy.

Dane statystyczne  

• Średnia liczba dni potrzebnych na dokonanie płatności na rzecz dostawców w okresie sprawozdawczym, liczona od daty otrzymania faktury lub innego zawiadomienia
• Odsetek płatności dokonanych w okresie sprawozdawczym w terminie do 30 dni, od 31 do 60 dni oraz po 61 dniach lub później
• Odsetek płatności wymagalnych w okresie sprawozdawczym, których nie uregulowano w uzgodnionym terminie.

Informacje opisowe

• Standardowe warunki płatności stosowane przez firmę, które muszą obejmować:
• Standardowy umowny termin płatności faktur
• Maksymalny umowny termin płatności oraz wszelkie zmiany standardowych warunków płatności w okresie sprawozdawczym
• Sposób powiadomienia dostawców o tych zmianach lub przeprowadzenia z nimi konsultacji

•  Procedurę rozstrzygania sporów dotyczących płatności stosowaną przez firmę

Oświadczenia

• Czy dostawcom oferuje się fakturowanie elektroniczne
• Czy dostawcy mają dostęp do finansowania łańcucha dostaw
• Czy praktyki i zasady firmy przewidują potrącanie kwot z płatności jako opłaty za pozostanie na liście dostawców oraz czy firma dokonała takich potrąceń w okresie sprawozdawczym
• Czy firma jest sygnatariuszem kodeksu płatniczego, a jeśli tak — jaka jest jego nazwa

Korzyści

Lepsze praktyki

Wdrożenie tej regulacji sprzyja uczciwym praktykom wewnątrz firm, przyczyniając się do większej rzetelności transakcji biznesowych w całej branży.

Dane poszczególnych firm można porównywać w obrębie branży, aby identyfikować mocne strony i obszary wymagające poprawy. Może to również pobudzać konkurencję między firmami dążącymi do ulepszania swoich praktyk po rozpoznaniu obszarów do poprawy we własnych raportach PPR.

W rezultacie pomaga to podnosić standardy w wielu firmach.  

Zaufanie dostawców

Dostawcy będą mieć większe zaufanie do firm, których raporty PPR wskazują na prawidłowe praktyki. Jeżeli potwierdzają to pozytywne dane, takie jak wysoki odsetek faktur opłacanych w terminie, dostawcy chętniej nawiążą współpracę z takimi firmami.

Ponadto publiczny charakter statystyk firm zwiększa prawdopodobieństwo terminowego opłacania partnerów w łańcuchu dostaw. Dzięki temu dostawcy mogą utrzymać stabilną płynność finansową i budować dobre relacje z większymi przedsiębiorstwami.

Dyscyplina rynkowa

Dodatkową korzyścią jest to, że rządowe poparcie dla regulacji zniechęca do stosowania niewłaściwych praktyk płatniczych i motywuje firmy do odpowiedzialnego postępowania w celu ochrony własnej reputacji.

Niewłaściwe praktyki i słaba terminowość płatności mogą prowadzić do utraty przewagi konkurencyjnej. Jeśli zostaną zauważone przez podmioty zewnętrzne, mogą wywrzeć poważny negatywny wpływ na kondycję finansową firmy. Opóźnione płatności zniechęcają dostawców do współpracy i inwestowania w taką firmę.

Jak Cardflo pomaga w raportowaniu praktyk płatniczych

Pomimo złożoności danych dotyczących przetwarzania płatności Cardflo stworzył system raportowania, który jest prosty w obsłudze i łatwy do zrozumienia.

Pełna analityka ryzyka, obciążeń zwrotnych i przetwarzania płatności dostępna w jednym przejrzystym panelu sprawia, że raportowanie praktyk płatniczych przestaje być skomplikowane. Wewnętrzny zespół programistów Cardflo może nawet dostosować raportowanie do Twoich indywidualnych potrzeb!

Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc.

Podsumowanie

Raportowanie praktyk płatniczych zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność dużych firm w Wielkiej Brytanii, wspierając terminowe płatności i uczciwe praktyki biznesowe.

Wyróżniając dobre praktyki i ujawniając słabe wyniki, regulacja zachęca firmy do usprawniania procesów płatniczych, zwiększa zaufanie dostawców i wzmacnia relacje w różnych branżach.

Intuicyjne narzędzia raportowe Cardflo upraszczają spełnianie obowiązków, umożliwiając firmom łatwą realizację wymogów regulacyjnych.