¿Qué es la presentación de informes sobre prácticas de pago?

Desde abril de 2017, el Departamento de Empresa, Energía y Estrategia Industrial (BEIS) introdujo legislación para obligar a las grandes empresas y sociedades de responsabilidad limitada (LLP) a informar sobre sus prácticas de pago.

Cada empresa y LLP que cumpla los requisitos tiene la obligación de informar sobre sus políticas, prácticas y resultados de pago cada seis meses.

Este requisito se introdujo después de que se trasladaran al Gobierno numerosas inquietudes sobre los efectos perjudiciales que sufrían miles de empresas al no recibir sus pagos a tiempo.

¿Cuáles son los principales objetivos de la presentación de informes sobre prácticas de pago?

La presentación periódica de informes tiene tres objetivos clave.  

1. Aumentar la transparencia de las grandes empresas del Reino Unido es uno de los principales objetivos de la presentación de informes sobre prácticas de pago (PPR). La publicación de información sobre sus prácticas de pago hace que las grandes empresas sean más accesibles para los proveedores.
2. La publicación de sus prácticas y resultados de pago obliga a las empresas a responder de sus propios actos. Esto las anima a cuidar activamente su reputación y a tener en cuenta a la competencia, además de incentivarlas a mejorar sus prácticas y resultados de pago.
3. Las pequeñas empresas suelen ser las más afectadas por los retrasos en los pagos. Esta normativa ayuda a protegerlas al animar a las grandes empresas a pagar a tiempo para que otras empresas puedan mantener un flujo de caja saneado.

¿Quién debe presentar informes sobre prácticas de pago?

Si se encuentra dentro de estos supuestos, está de suerte. Las empresas que estén en su primer año de actividad o que no estén sujetas a la legislación del Reino Unido no tienen que cumplir esta normativa.

Estas normas solo se aplican a las empresas y LLP (sociedades de responsabilidad limitada) del Reino Unido que, en las fechas de cierre de sus dos últimos balances, cumplan al menos dos de los tres criterios siguientes.

• Más de £36 millones de facturación anual  
• Más de £18 millones de total del balance
• Más de 250 empleados

Las empresas que cumplen los criterios y superan el umbral de las empresas medianas se denominan «empresas y LLP que cumplen los requisitos».

¿Qué ocurre con las empresas que tienen filiales (sociedades matrices)?

Las empresas con filiales se denominan sociedades matrices y siguen criterios ligeramente diferentes.

Una sociedad matriz no puede presentar informes a nivel de grupo. Cada filial cuenta como una entidad independiente y debe presentar su propio informe PPR si supera el umbral anterior.

Una sociedad matriz estará obligada a presentar informes si cumple al menos dos de estos criterios, que son ligeramente diferentes:

• Más de £43.2 millones de facturación anual
• Más de £21.6 millones de total del balance
• Más de 250 empleados

Si una empresa internacional tiene una filial en el Reino Unido, esta deberá presentar su informe como entidad independiente. La sociedad matriz internacional no estará obligada a hacerlo.

¿Con qué frecuencia se presentan los informes sobre prácticas de pago?

Los informes deben presentarse dos veces al año. Cada ejercicio anual comprende dos periodos de información de seis meses.

Las fechas de vencimiento de los informes semestrales dependen del inicio del ejercicio financiero de la empresa.

Por ejemplo, si su ejercicio financiero comienza el 1 de abril de 2024, el primer periodo de información abarca del 1 de abril al 30 de septiembre de 2024. La fecha límite para publicar el primer informe sería el 30 de octubre de 2024.

Los informes deben presentarse en un plazo de 30 días tras finalizar cada periodo de información de seis meses.

¿Qué información debe comunicarse?

En cada periodo de información se deben facilitar datos específicos sobre las prácticas y los resultados de pago relativos a los contratos que cumplen los requisitos.

¿Qué condiciones debe cumplir un contrato?

• Celebrarse entre dos o más empresas (no se limita únicamente a sociedades, sino que también puede incluir organismos del sector público y trabajadores autónomos)
• Estar suficientemente vinculado al Reino Unido
• Referirse a bienes, servicios y activos intangibles
• No estar relacionado con servicios financieros

Aquí puede encontrar más información al respecto.

¿Cómo se presenta un informe sobre prácticas de pago?

La presentación se realiza a través de un portal web del Gobierno en el que el informe se publica para su consulta pública.

Un informe PPR debe incluir 3 elementos esenciales.

Estadísticas  

• El número medio de días empleados para pagar a los proveedores durante el periodo de información, contados desde la fecha de recepción de la factura u otra notificación
• El porcentaje de pagos efectuados durante el periodo de información que se abonaron en 30 días o menos, entre 31 y 60 días y en 61 días o más
• El porcentaje de pagos con vencimiento dentro del periodo de información que no se abonaron en los plazos acordados.

Información descriptiva

• Las condiciones de pago estándar de la empresa, que deben incluir:
• El plazo contractual estándar para el pago de las facturas
• El plazo contractual máximo de pago y cualquier cambio en las condiciones de pago estándar durante el periodo de información
• Cómo se han comunicado o consultado estos cambios con los proveedores

•  El procedimiento de la empresa para resolver disputas de pago

Declaraciones

• Si se ofrece facturación electrónica a los proveedores
• Si los proveedores disponen de financiación de la cadena de suministro
• Si las prácticas y políticas de la empresa contemplan deducir importes de los pagos como cargo por permanecer en una lista de proveedores y si se ha hecho durante el periodo de información
• Si la empresa está adherida a un código de pagos y el nombre de dicho código

Ventajas

Mejora de las prácticas

La aplicación de esta normativa fomenta las prácticas equitativas dentro de las empresas, lo que contribuye a una mayor equidad en las operaciones comerciales de todo el sector.

Los datos recopilados de cada empresa pueden compararse con los del conjunto del sector para identificar aspectos positivos y áreas de mejora. Esto también puede fomentar la competencia entre empresas para mejorar sus prácticas tras detectar oportunidades de aprendizaje en sus propios informes PPR.

De este modo, se contribuye a la mejora general de distintas empresas.  

Confianza de los proveedores

Los proveedores confiarán más en las empresas que muestren prácticas saneadas en su informe PPR. Si ven datos positivos que lo demuestren, como un porcentaje elevado de facturas pagadas a tiempo, se sentirán más seguros al invertir en esas empresas.

Además, como las estadísticas de las empresas son públicas, es más probable que los socios de la cadena de suministro cobren a tiempo. Así, los proveedores pueden mantener un flujo de caja estable y forjar relaciones positivas con empresas de mayor tamaño.

Disciplina de mercado

Otra ventaja es que el respaldo del Gobierno disuade de adoptar malas prácticas de pago e incentiva una conducta adecuada para preservar la reputación de la propia empresa.

Unas prácticas y unos resultados de pago deficientes pueden generar una desventaja competitiva. Si terceras partes los detectan, pueden afectar profundamente a la salud financiera. Los retrasos en los pagos disuaden a los proveedores de trabajar e invertir en estas empresas.

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Conclusión

La presentación de informes sobre prácticas de pago fomenta la transparencia y la rendición de cuentas entre las grandes empresas del Reino Unido, lo que garantiza la puntualidad de los pagos y promueve prácticas comerciales equitativas.

Al destacar las buenas prácticas y poner de manifiesto los malos resultados, la normativa anima a las empresas a mejorar sus procesos de pago, reforzando la confianza de los proveedores y las relaciones entre los distintos sectores.

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