¿Qué es la presentación de informes sobre prácticas de pago?
El Departamento de Empresa, Energía y Estrategia Industrial introdujo una legislación que obliga a las grandes empresas del Reino Unido a informar sobre sus resultados de pago cada seis meses.
Cuentas de comerciante, rutas de adquisición y controles de contracargos, adaptados a su perfil de riesgo.
En abril de 2017, el Departamento de Empresa, Energía y Estrategia Industrial (BEIS) introdujo legislación para obligar a las grandes empresas y a las sociedades de responsabilidad limitada (LLP) a informar sobre sus prácticas de pago.
Cada empresa y LLP que cumpla los requisitos tiene la obligación de informar sobre sus políticas, prácticas y resultados de pago cada seis meses.
El requisito de presentación de informes se introdujo después de que numerosas voces expresaran al Gobierno su preocupación por los efectos perjudiciales sufridos por miles de empresas al no recibir sus pagos a tiempo.
¿Cuáles son los principales objetivos de la presentación de informes sobre prácticas de pago?
La presentación periódica de informes persigue tres objetivos fundamentales.
- Aumentar la transparencia de las grandes empresas del Reino Unido es uno de los objetivos principales de la presentación de informes sobre prácticas de pago (PPR). Cuando las grandes empresas publican información sobre sus prácticas de pago, esta resulta más accesible para los proveedores.
- La difusión pública de sus prácticas y resultados de pago hace que las empresas deban rendir cuentas por sus propias acciones. Esto las impulsa a preservar activamente su reputación, tener en cuenta a la competencia y mejorar sus prácticas y resultados de pago.
- Las pequeñas empresas suelen ser las más afectadas por los pagos atrasados. Esta normativa ayuda a protegerlas al animar a las empresas de mayor tamaño a pagar a tiempo, de modo que otras empresas puedan mantener un flujo de caja saneado.
Normalización de la diligencia debida en la contratación
Más allá de la rendición de cuentas general, un objetivo práctico fundamental es permitir que los proveedores comerciales realicen evaluaciones estructuradas del riesgo antes de celebrar acuerdos de suministro. Al normalizar los indicadores en tramos específicos de información, la normativa permite a los responsables del control de créditos comparar a los compradores con marcos establecidos, como el Código de Pago Puntual, que fija un objetivo de pago de 30 días para los pequeños proveedores.
Esta divulgación estructurada reduce activamente la exposición crediticia en las cadenas de suministro. Por ejemplo, si un proveedor observa que un comprador potencial liquida el 35% de las facturas después de 60 días, puede ajustar sus condiciones comerciales exigiendo depósitos por adelantado, cobrando intereses conforme a la legislación sobre pagos atrasados o incorporando márgenes de capital circulante a sus precios.
¿Quién debe presentar informes sobre prácticas de pago?
Si se encuentra dentro de estos criterios, está de suerte. Las empresas que estén en su primer año de actividad o no estén sujetas a la legislación del Reino Unido no tienen que cumplir la normativa.
Estas normas solo afectan a las empresas y LLP del Reino Unido, sociedades de responsabilidad limitada, que cumplan al menos dos de los tres criterios siguientes en las fechas de cierre de sus dos últimos balances.
- Más de £36 millones de facturación anual
- Más de £18 millones de total de balance
- Más de 250 empleados
Las empresas que cumplen los criterios y superan el umbral de empresa mediana se denominan «empresas y LLP que cumplen los requisitos».
¿Qué ocurre con las empresas que tienen filiales, es decir, las sociedades matrices?
Las empresas con filiales se denominan sociedades matrices y siguen criterios ligeramente diferentes.
Una sociedad matriz no puede presentar informes a escala de grupo. Cada filial cuenta como una entidad independiente y los informes PPR se cumplimentan por entidad si esta supera el umbral anterior.
Una sociedad matriz estará obligada a presentar informes si cumple al menos dos de estos criterios ligeramente diferentes:
- Más de £43.2 millones de facturación anual
- Más de £21.6 millones de total de balance
- Más de 250 empleados
Si una empresa internacional tiene una filial en el Reino Unido, esta deberá informar como entidad independiente. La sociedad matriz internacional no estará obligada a hacerlo.
¿Con qué frecuencia se presentan los informes sobre prácticas de pago?
Los informes deben cumplimentarse semestralmente. Hay dos periodos de información al año, cada uno de seis meses.
Las fechas de vencimiento de los informes semestrales dependen de cuándo comience el ejercicio financiero de su empresa.
Por ejemplo, si su ejercicio financiero comienza el 1 de abril de 2024, su primer periodo de información abarca desde el 1 de abril hasta el 30 de septiembre de 2024. La fecha límite para publicar el primer informe sería el 30 de octubre de 2024.
Los informes deben presentarse en los 30 días posteriores a cada periodo de información de seis meses.
Ajustes del periodo contable y sanciones
Si una empresa modifica la duración de su ejercicio financiero, los plazos de presentación se ajustan en consecuencia. En los periodos contables abreviados de menos de nueve meses, solo se exige un informe, que debe presentarse 30 días después de que finalice el periodo. En los periodos ampliados que superen los 12 meses, las empresas deben presentar tres informes independientes dentro del plazo revisado.
No presentar el informe dentro del plazo exigido constituye un delito perseguido por el Departamento de Empresa y Comercio. Entre los principales aspectos de la aplicación se incluyen:
- Multas sin límite: Tanto la empresa que cumple los requisitos como cada uno de sus administradores se enfrentan a multas en caso de condena por procedimiento sumario.
- Eximente legal: Los administradores responden personalmente, salvo que demuestren haber adoptado todas las medidas razonables para garantizar el cumplimiento antes del plazo.
¿Sobre qué debe informarse?
En cada periodo de información deben facilitarse datos específicos sobre las prácticas y los resultados de pago correspondientes a los contratos que cumplen los requisitos.
¿Qué condiciones debe cumplir un contrato que reúna los requisitos?
- Celebrarse entre dos o más empresas, sin limitarse únicamente a sociedades, ya que también puede incluir organismos del sector público y trabajadores autónomos
- Estar suficientemente vinculado al Reino Unido
- Referirse a bienes, servicios y bienes intangibles
- No estar relacionado con servicios financieros
Puede encontrar más información al respecto aquí.
Plazos de presentación y responsabilidad legal
Al recopilar los datos de los indicadores, los plazos de pago se miden desde la fecha exacta en que la empresa recibe una factura o notificación. Por ejemplo, una factura recibida el 1 de junio y liquidada el 1 de julio se registra como 30 días, por lo que se incluye en el tramo de 30 días o menos. Un pago liquidado el 2 de julio pasa al tramo de 31 a 60 días.
Los informes definitivos deben presentarse a través del portal público en línea dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de finalización del periodo de información. No presentar un informe a tiempo o publicar declaraciones falsas o engañosas constituye un delito. Los administradores que cumplen los requisitos se exponen a acciones penales individuales, además de las multas impuestas a la empresa.
¿Cómo se presentan los informes sobre prácticas de pago?
La presentación se realiza mediante un portal público en línea, donde el informe se publica para consulta pública.
Un informe PPR debe incluir 3 elementos esenciales.
Estadísticas
- El número medio de días empleados para realizar pagos a proveedores durante el periodo de información, desde la fecha de recepción de la factura u otra notificación
- El porcentaje de pagos realizados dentro del periodo de información que se abonaron en 30 días o menos, entre 31 y 60 días, y en 61 días o más
- El porcentaje de pagos que vencían dentro del periodo de información y no se abonaron en los plazos acordados.
Información descriptiva
- Las condiciones de pago habituales de la empresa, que deben incluir:
- El plazo contractual habitual para el pago de facturas
- El plazo contractual máximo de pago y cualquier cambio en las condiciones de pago habituales durante el periodo de información
- Cómo se ha notificado o consultado a los proveedores acerca de estos cambios
- El proceso de la empresa para resolver controversias de pago
Declaraciones
- Si se ofrece facturación electrónica a los proveedores
- Si los proveedores disponen de financiación de la cadena de suministro
- Si las prácticas y políticas de la empresa contemplan deducir importes de los pagos como cargo por permanecer en una lista de proveedores y si lo ha hecho durante el periodo de información
- Si la empresa está adherida a un código de pagos y el nombre de dicho código
Ventajas
Mejora de las prácticas
La aplicación de esta normativa fomenta prácticas justas dentro de cada empresa, lo que genera una mayor equidad en las operaciones comerciales del conjunto del sector.
Los datos recopilados de cada empresa pueden compararse en todo un sector para identificar aspectos positivos y áreas de mejora. Esto también puede fomentar la competencia entre empresas para mejorar sus prácticas tras reconocer oportunidades de aprendizaje en sus propios informes PPR.
De este modo, se contribuye a mejorar diversas empresas en términos generales.
Confianza de los proveedores
Los proveedores tendrán más confianza en las empresas cuyos informes PPR muestren prácticas saneadas. Si pueden comprobarlo mediante datos positivos, como porcentajes elevados de facturas pagadas a tiempo, tendrán confianza para invertir en esas empresas.
Además, como las estadísticas empresariales son públicas, es más probable que los socios de la cadena de suministro cobren a tiempo. Esto permite a los proveedores mantener un flujo de caja fluido y establecer relaciones positivas con empresas de mayor tamaño.
Disciplina de mercado
Otra ventaja es que el respaldo del Gobierno disuade de aplicar malas prácticas de pago e incentiva un buen comportamiento para preservar la reputación de la empresa.
Unas prácticas y unos resultados de pago deficientes podrían generar una desventaja competitiva. Si terceros los observan, pueden tener un profundo efecto negativo en la salud financiera. Los pagos atrasados disuaden a los proveedores de trabajar e invertir en esas empresas.
Cómo ayuda Cardflo con la presentación de informes sobre prácticas de pago
A pesar de la complejidad de los datos de procesamiento de pagos, Cardflo ha creado un sistema de elaboración de informes sencillo y fácil de entender.
Gracias a los análisis completos de riesgos, retrocesiones y procesamiento disponibles en un único panel fácil de entender, la presentación de informes sobre prácticas de pago dejará de resultar confusa. El equipo interno de desarrollo de Cardflo puede incluso personalizar sus informes específicamente para usted.
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Automatización del cálculo de indicadores legales
Para cumplir las obligaciones legales de información, los comercios deben agregar las marcas temporales de los pagos de cada periodo de seis meses. La conciliación automatizada del libro mayor coteja las fechas de recepción de las facturas con los registros de compensación bancaria y clasifica con precisión los datos de las operaciones en los indicadores obligatorios:
- Duración media del pago en todos los contratos con proveedores que cumplen los requisitos;
- Distribución de los pagos: porcentajes liquidados en un plazo de 30 días, de 31 a 60 días y de 61 días o más;
- Cumplimiento contractual: porcentaje de pagos que incumplen las condiciones acordadas.
Para un comercio que gestione 5,000 facturas de cuentas por pagar en cada periodo, este flujo de trabajo sustituye los cálculos propensos a errores en hojas de cálculo y genera archivos de datos previamente validados, listos para cargarlos en el portal público en línea antes del plazo legal de 30 días posterior al periodo.
Registros de auditoría y seguimiento de controversias
Los flujos de trabajo del sistema también capturan los datos cualitativos necesarios para la información descriptiva exigida por ley. Los plazos de las controversias de pago se supervisan registrando la marca temporal exacta desde que una factura se señala como impugnada hasta su resolución definitiva, lo que genera indicadores precisos para los requisitos descriptivos. En los pagos transfronterizos, los registros automatizados de cambio de divisas fijan los tipos de conversión en la fecha exacta de liquidación, lo que garantiza cálculos precisos en libras esterlinas con respecto a los límites de los umbrales del Reino Unido.
Además, los archivos digitales inmutables almacenan todos los conjuntos de datos históricos durante un mínimo de seis años. Esto proporciona a los responsables de cumplimiento un registro de auditoría inalterable si el Departamento de Empresa y Comercio solicita pruebas de los cálculos de los indicadores o la verificación del libro mayor subyacente.
Cómo optimizar su presentación de informes sobre prácticas de pago
La presentación de informes sobre prácticas de pago fomenta la transparencia y la rendición de cuentas entre las grandes empresas del Reino Unido, garantiza pagos puntuales y promueve prácticas comerciales justas.
Al destacar las prácticas positivas y poner de manifiesto los resultados deficientes, la normativa anima a las empresas a mejorar sus procesos de pago, reforzando la confianza de los proveedores y las relaciones entre sectores.
Las intuitivas herramientas de elaboración de informes de Cardflo simplifican el cumplimiento y permiten a las empresas satisfacer con facilidad los requisitos normativos.
Medidas prácticas para el cumplimiento
Para agilizar las presentaciones semestrales, los equipos financieros deben automatizar la extracción de datos directamente desde su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o su programa de contabilidad. El seguimiento manual de las marcas temporales de las facturas suele provocar errores al calcular el tiempo medio empleado en pagar.
El establecimiento de flujos de trabajo estructurados de cuentas por pagar (AP) garantiza que los indicadores esenciales se calculen continuamente antes de los plazos de presentación:
- Clasificación automatizada: Agrupar sistemáticamente las facturas pagadas en los tramos exigidos (de 0 a 30 días, de 31 a 60 días y de 61 días o más) en el momento de la liquidación.
- Seguimiento de controversias: Registrar inmediatamente las controversias formales de pago para justificar los retrasos de procesamiento en la sección descriptiva obligatoria.
- Aprobación de los administradores: Programar recordatorios automáticos 14 días antes del plazo de presentación de 30 días para permitir la aprobación por parte del consejo de administración antes de cargar el informe en el portal público.
