Ce este raportarea practicilor de plată?
Departamentul pentru Afaceri, Energie și Strategie Industrială a introdus o legislație care impune companiilor mari din Regatul Unit să raporteze performanța plăților la fiecare șase luni.
Conturi de comerciant, rute de acceptare și control al recuperărilor de fonduri, adaptate profilului dumneavoastră de risc.
Din aprilie 2017, Departamentul pentru Afaceri, Energie și Strategie Industrială (BEIS) a introdus o legislație care impune companiilor mari și parteneriatelor cu răspundere limitată (LLP) raportarea practicilor de plată.
Fiecare companie și fiecare LLP eligibilă are obligația de a raporta, de două ori pe an, politicile, practicile și performanța plăților.
Cerința de raportare a fost introdusă după ce guvernul a primit numeroase sesizări privind efectele negative asupra miilor de companii care nu erau plătite la timp.
Care sunt principalele obiective ale raportării practicilor de plată?
Raportarea periodică are trei obiective principale importante.
- Creșterea transparenței companiilor mari din Regatul Unit este un obiectiv principal al raportării practicilor de plată (PPR). Publicarea informațiilor despre practicile de plată ale întreprinderilor mari le face mai accesibile furnizorilor.
- Publicarea practicilor și performanței plăților înseamnă că societățile răspund pentru propriile acțiuni. Acest lucru le încurajează să își protejeze în mod activ reputația, să țină seama de concurență și le oferă un stimulent pentru îmbunătățirea practicilor și a performanței plăților.
- Întreprinderile mici sunt adesea cele mai afectate de plățile întârziate. Această reglementare contribuie la protejarea întreprinderilor mai mici, încurajând companiile mai mari să plătească la timp, astfel încât celelalte întreprinderi să poată menține un flux de numerar sănătos.
Standardizarea verificării prealabile în achiziții
Dincolo de responsabilitatea generală, un obiectiv practic esențial este acela de a le permite furnizorilor comerciali să efectueze evaluări structurate ale riscurilor înainte de încheierea acordurilor de furnizare. Prin standardizarea indicatorilor în intervale de raportare specifice, reglementarea le permite responsabililor cu controlul creditelor să compare cumpărătorii cu cadre consacrate, precum Codul plăților prompte, care impune un termen de plată de 30 de zile pentru furnizorii mici.
Această divulgare structurată reduce în mod activ expunerea la riscul de credit în cadrul lanțurilor de aprovizionare. De exemplu, dacă un furnizor constată că un potențial cumpărător achită 35% dintre facturi după mai mult de 60 de zile, își poate ajusta condițiile comerciale solicitând avansuri, percepând dobânzi în temeiul legislației privind întârzierea plăților sau incluzând rezerve de capital circulant în prețuri.
Cine trebuie să raporteze practicile de plată?
Dacă vă încadrați în aceste criterii, aveți noroc. Întreprinderile aflate în primul an de activitate sau care nu intră sub incidența legislației din Regatul Unit nu trebuie să respecte reglementarea.
Aceste norme se aplică numai companiilor și LLP-urilor (parteneriate cu răspundere limitată) din Regatul Unit care, la ultimele două date de bilanț, îndeplinesc cel puțin două dintre următoarele trei criterii.
- O cifră de afaceri anuală de peste £36 milioane
- Un total al bilanțului de peste £18 milioane
- Peste 250 de angajați
Companiile care îndeplinesc criteriile și depășesc pragul pentru o companie mijlocie sunt denumite „companii și LLP-uri eligibile”.
Ce se întâmplă în cazul companiilor cu filiale (societăți-mamă)?
Companiile cu filiale sunt cunoscute drept societăți-mamă și urmează criterii ușor diferite.
O societate-mamă nu poate raporta la nivel de grup. Fiecare filială este considerată o entitate individuală, iar rapoartele PPR se întocmesc pentru fiecare entitate care depășește pragurile de mai sus.
O societate-mamă va trebui să raporteze dacă îndeplinește cel puțin două dintre următoarele criterii ușor diferite:
- O cifră de afaceri anuală de peste £43.2 milioane
- Un total al bilanțului de peste £21.6 milioane
- Peste 250 de angajați
Dacă o întreprindere internațională are o filială în Regatul Unit, aceasta va trebui să raporteze ca entitate individuală. Societatea-mamă internațională nu va avea această obligație.
Cât de des se realizează raportarea practicilor de plată?
Raportarea trebuie efectuată de două ori pe an. Există două perioade de raportare, fiecare având o durată de șase luni.
Scadențele rapoartelor semestriale depind de data la care începe exercițiul financiar al companiei dumneavoastră.
De exemplu, dacă exercițiul financiar începe la 1 aprilie 2024, prima perioadă de raportare este cuprinsă între 1 aprilie și 30 septembrie 2024. Termenul-limită pentru publicarea primului raport ar fi 30 octombrie 2024.
Rapoartele trebuie depuse în termen de 30 de zile de la încheierea fiecărei perioade de raportare de șase luni.
Ajustarea perioadelor contabile și sancțiuni
Dacă o companie modifică durata exercițiului său financiar, termenele de raportare se ajustează în consecință. Pentru perioade contabile scurtate, mai mici de nouă luni, este necesar un singur raport, care trebuie depus în termen de 30 de zile de la încheierea perioadei. Pentru perioade prelungite care depășesc 12 luni, companiile trebuie să depună trei rapoarte separate pe parcursul intervalului revizuit.
Nedepunerea în termenul obligatoriu constituie o infracțiune urmărită penal de Departamentul pentru Afaceri și Comerț. Principalele aspecte privind aplicarea legii includ:
- Amenzi nelimitate: Atât întreprinderea eligibilă, cât și administratorii individuali riscă amenzi în urma unei condamnări prin procedură simplificată.
- Apărare prevăzută de lege: Administratorii răspund personal, cu excepția cazului în care dovedesc că au luat toate măsurile rezonabile pentru a asigura conformitatea înainte de termenul-limită.
Ce trebuie raportat?
Pentru fiecare perioadă de raportare sunt necesare informații specifice privind practicile și performanța plăților aferente contractelor eligibile.
Care sunt criteriile unui contract eligibil?
- Este încheiat între două sau mai multe întreprinderi (fără a se limita la companii, putând include și organisme din sectorul public și întreprinzători individuali)
- Are o legătură suficientă cu Regatul Unit
- Privește bunuri, servicii și proprietăți necorporale
- Nu are legătură cu serviciile financiare
Mai multe informații despre acest subiect sunt disponibile aici.
Termene de depunere și răspundere juridică
La compilarea datelor pentru indicatori, termenele de plată sunt calculate începând cu data exactă la care întreprinderea primește factura sau notificarea. De exemplu, o factură primită la 1 iunie și achitată la 1 iulie este înregistrată cu un termen de 30 de zile, fiind inclusă în categoria 30 de zile sau mai puțin. O plată efectuată la 2 iulie este inclusă în intervalul 31-60 de zile.
Rapoartele finale trebuie depuse prin portalul guvernamental online în termen de 30 de zile calendaristice de la data încheierii perioadei de raportare. Nedepunerea unui raport la timp sau publicarea unor declarații false ori înșelătoare constituie infracțiune. Administratorii entităților eligibile pot fi urmăriți penal individual, pe lângă amenzile aplicate companiei.
Cum raportez practicile de plată?
Raportarea se efectuează prin intermediul unui portal guvernamental online, unde raportul dumneavoastră este publicat.
Un raport PPR trebuie să includă 3 elemente esențiale.
Statistici
- Numărul mediu de zile necesare pentru efectuarea plăților către furnizori în perioada de raportare, calculat de la data primirii facturii sau a altei notificări
- Procentul plăților efectuate în perioada de raportare care au fost achitate în 30 de zile sau mai puțin, între 31 și 60 de zile și în 61 de zile sau mai mult
- Procentul plăților scadente în perioada de raportare care nu au fost efectuate în termenele convenite.
Prezentare descriptivă
- Condițiile standard de plată ale întreprinderii, care trebuie să includă:
- Termenul contractual standard pentru plata facturilor
- Termenul contractual maxim de plată și orice modificări aduse condițiilor standard de plată în perioada de raportare
- Modul în care furnizorii au fost informați sau consultați cu privire la aceste modificări
- Procedura întreprinderii pentru soluționarea contestațiilor privind plățile
Declarații
- Dacă furnizorilor li se oferă facturare electronică
- Dacă furnizorii au acces la finanțarea lanțului de aprovizionare
- Dacă practicile și politicile întreprinderii prevăd deducerea unor sume din plăți drept taxă pentru menținerea pe lista unui furnizor și dacă întreprinderea a făcut acest lucru în perioada de raportare
- Dacă întreprinderea este membră a unui cod de plată și denumirea codului
Beneficii
Practici îmbunătățite
Aplicarea acestei reglementări încurajează practicile echitabile la nivel intern, contribuind la o echitate mai amplă a tranzacțiilor comerciale la nivelul întregului sector.
Datele colectate de la fiecare companie pot fi comparate la nivelul unui sector pentru a identifica aspectele pozitive și domeniile care necesită îmbunătățiri. Acest lucru poate stimula și concurența dintre competitori pentru adoptarea unor practici mai bune, după identificarea lecțiilor rezultate din propriile rapoarte PPR.
Astfel, se contribuie la îmbunătățirea generală a activității mai multor companii.
Încrederea furnizorilor
Furnizorii vor avea mai multă încredere în companiile ale căror rapoarte PPR prezintă practici sănătoase. Dacă furnizorii văd acest lucru demonstrat prin informații pozitive, cum ar fi procente ridicate de facturi plătite la timp, vor avea încredere să investească în companiile respective.
În plus, deoarece statisticile companiilor sunt publice, partenerii din lanțul de aprovizionare au șanse mai mari să fie plătiți la timp. Astfel, furnizorii pot menține un flux de numerar neîntrerupt și pot construi relații pozitive cu întreprinderile mai mari.
Disciplina pieței
Un avantaj suplimentar este faptul că susținerea guvernului descurajează practicile de plată necorespunzătoare și stimulează conduita corectă, pentru protejarea reputației companiei.
Practicile și performanța necorespunzătoare ale plăților pot duce la un dezavantaj concurențial. Dacă persoanele din exterior observă acest lucru, sănătatea financiară poate fi afectată profund. Furnizorii sunt descurajați să colaboreze și să investească în aceste companii din cauza plăților întârziate.
Cum vă ajută Cardflo să raportați practicile de plată
În pofida complexității datelor privind procesarea plăților, Cardflo și-a conceput sistemul de raportare astfel încât să fie simplu de utilizat și de înțeles.
Având la dispoziție analize complete privind riscurile, rambursările forțate și procesarea într-un singur panou de control ușor de înțeles, raportarea practicilor de plată nu va mai fi niciodată derutantă. Echipa internă de dezvoltare Cardflo poate chiar să personalizeze raportarea special pentru dumneavoastră!
Contactați-ne astăzi pentru a afla cum vă putem ajuta.
Automatizarea calculării indicatorilor prevăzuți de lege
Pentru a respecta obligațiile legale de raportare, comercianții trebuie să centralizeze marcajele temporale ale plăților pentru fiecare perioadă de șase luni. Reconcilierea automată a registrului contabil compară datele de primire a facturilor cu evidențele de decontare bancară, clasificând cu exactitate datele tranzacțiilor în indicatorii obligatorii:
- Durata medie de plată pentru toate contractele eligibile cu furnizorii;
- Distribuția plăților: procentele achitate în 30 de zile, între 31 și 60 de zile și în 61 de zile sau mai mult;
- Respectarea condițiilor contractuale: procentul plăților care nu au respectat termenele convenite.
Pentru un comerciant care gestionează 5,000 de facturi de plătit într-o perioadă, acest flux de lucru înlocuiește calculele predispuse la erori din foile de calcul și generează fișiere de date validate în prealabil, gata pentru încărcarea pe portalul guvernamental online înainte de expirarea termenului legal de 30 de zile de la încheierea perioadei.
Trasee de audit și urmărirea contestațiilor
Fluxurile de lucru ale sistemului înregistrează și datele calitative necesare pentru prezentările descriptive prevăzute de lege. Calendarele contestațiilor privind plățile sunt monitorizate prin înregistrarea marcajului temporal exact din momentul în care o factură este semnalată drept contestată și până la soluționarea finală, generând indicatori exacți pentru cerințele descriptive. Pentru plățile transfrontaliere, evidențele automate ale schimbului valutar fixează cursurile de conversie la data exactă a decontării, asigurând calcule exacte în lire sterline în raport cu pragurile-limită din Regatul Unit.
În plus, arhivele digitale imuabile păstrează fiecare set de date istorice pentru o perioadă de minimum șase ani. Astfel, responsabilii cu conformitatea dispun de un traseu de audit care nu poate fi modificat, în cazul în care Departamentul pentru Afaceri și Comerț solicită dovezi privind calcularea indicatorilor sau verificarea registrelor contabile aferente.
Cum să eficientizați raportarea practicilor de plată
Raportarea practicilor de plată promovează transparența și responsabilitatea în rândul companiilor mari din Regatul Unit, asigurând efectuarea la timp a plăților și promovând practici comerciale echitabile.
Prin evidențierea practicilor pozitive și expunerea performanțelor necorespunzătoare, reglementarea încurajează întreprinderile să își îmbunătățească procesele de plată, sporind încrederea furnizorilor și consolidând relațiile dintre sectoare.
Instrumentele intuitive de raportare Cardflo simplifică respectarea obligațiilor, permițând întreprinderilor să îndeplinească cu ușurință cerințele de reglementare.
Pași practici pentru conformitate
Pentru a eficientiza depunerile semestriale, echipele financiare ar trebui să automatizeze extragerea datelor direct din sistemele lor de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau din programele informatice de contabilitate. Urmărirea manuală a marcajelor temporale ale facturilor duce frecvent la erori în calcularea duratei medii necesare efectuării plăților.
Stabilirea unor fluxuri de lucru structurate pentru conturile de plătit (AP) asigură calcularea continuă a indicatorilor esențiali înaintea termenelor de raportare:
- Clasificare automată: Gruparea sistematică, la decontare, a facturilor plătite în intervalele obligatorii (0-30 de zile, 31-60 de zile și 61+ zile).
- Urmărirea contestațiilor: Înregistrarea imediată a contestațiilor oficiale privind plățile, pentru justificarea întârzierilor de procesare în secțiunea descriptivă obligatorie.
- Aprobarea administratorilor: Programarea unor notificări automate cu 14 zile înaintea intervalului de depunere de 30 de zile, pentru a permite aprobarea la nivelul consiliului de administrație înainte de încărcarea pe portalul guvernamental.