Ce este raportarea practicilor de plată?

Din aprilie 2017, Departamentul pentru Afaceri, Energie și Strategie Industrială (BEIS) a introdus prevederi legale care obligă marile companii și parteneriatele cu răspundere limitată (LLP) să raporteze practicile de plată.

Fiecare companie și fiecare LLP eligibil are obligația de a raporta la fiecare șase luni politicile, practicile și performanța în materie de plăți.

Cerința de raportare a fost introdusă după ce guvernul a primit numeroase sesizări privind impactul negativ asupra miilor de companii care nu erau plătite la timp.

Care sunt principalele obiective ale raportării practicilor de plată?

Raportarea periodică are trei obiective-cheie importante.  

1. Creșterea transparenței marilor companii din Regatul Unit este un obiectiv principal al raportării practicilor de plată (PPR). Publicarea informațiilor despre practicile de plată ale marilor companii le face mai accesibile furnizorilor.
2. Publicarea practicilor și a performanței lor în materie de plăți înseamnă că aceste companii răspund pentru propriile acțiuni. Acest lucru le încurajează să își protejeze activ reputația, să țină cont de concurență și le oferă un stimulent pentru a-și îmbunătăți practicile și performanța în materie de plăți.
3. Întreprinderile mici sunt adesea cele mai afectate de plățile întârziate. Această reglementare contribuie la protejarea întreprinderilor mai mici, încurajând companiile mai mari să plătească la timp, astfel încât celelalte firme să își poată menține un flux de numerar sănătos.

Cine trebuie să raporteze practicile de plată?

Dacă vă încadrați în aceste criterii, aveți noroc. Întreprinderile aflate în primul an de activitate sau care nu intră sub incidența legislației din Regatul Unit nu trebuie să respecte reglementarea.

Aceste norme se aplică numai companiilor și LLP-urilor (parteneriate cu răspundere limitată) din Regatul Unit care, la ultimele două date de închidere a bilanțului, îndeplinesc cel puțin două dintre următoarele trei criterii.

• O cifră de afaceri anuală de peste £36 milioane  
• Un total al bilanțului de peste £18 milioane
• Peste 250 de angajați

Companiile care îndeplinesc criteriile și depășesc pragul aferent companiilor mijlocii sunt denumite „companii și LLP-uri eligibile”.

Cum rămâne cu societățile care au filiale (societăți-mamă)?

Societățile care au filiale sunt denumite societăți-mamă și urmează criterii ușor diferite.

O societate-mamă nu poate raporta la nivel de grup. Fiecare filială este considerată o entitate individuală, iar rapoartele PPR se completează pentru fiecare entitate care depășește pragurile de mai sus.

O societate-mamă va avea obligația de raportare dacă îndeplinește cel puțin două dintre următoarele criterii ușor diferite:

• O cifră de afaceri anuală de peste £43.2 milioane
• Un total al bilanțului de peste £21.6 milioane
• Peste 250 de angajați

Dacă o companie internațională are o filială în Regatul Unit, aceasta va trebui să raporteze ca entitate individuală. Societatea-mamă internațională nu va avea această obligație.

Cât de des se raportează practicile de plată?

Raportarea trebuie efectuată de două ori pe an. Există două perioade de raportare, fiecare având o durată de șase luni.

Termenele rapoartelor semestriale depind de data la care începe exercițiul financiar al companiei dumneavoastră.

De exemplu, dacă exercițiul financiar începe la 1 aprilie 2024, prima perioadă de raportare este cuprinsă între 1 aprilie și 30 septembrie 2024. Termenul-limită pentru publicarea primului raport ar fi 30 octombrie 2024.

Rapoartele trebuie depuse în termen de 30 de zile de la încheierea fiecărei perioade de raportare de șase luni.

Ce trebuie raportat?

Pentru fiecare perioadă de raportare sunt necesare informații specifice privind practicile și performanța în materie de plăți pentru contractele eligibile.

Care sunt criteriile unui contract eligibil?

• Este încheiat între două sau mai multe entități comerciale (acestea nu se limitează la companii, ci pot include și organisme din sectorul public și profesioniști independenți)
• Are o legătură suficientă cu Regatul Unit
• Vizează bunuri, servicii și proprietate necorporală
• Nu vizează servicii financiare

Mai multe informații despre acest subiect sunt disponibile aici.

Cum raportez practicile de plată?

Raportarea se efectuează prin intermediul unui portal guvernamental online, unde raportul dumneavoastră este publicat și poate fi consultat de public.

Un raport PPR trebuie să includă 3 elemente esențiale.

Statistici  

• Numărul mediu de zile necesare pentru efectuarea plăților către furnizori în perioada de raportare, calculat de la data primirii facturii sau a unei alte notificări
• Procentul plăților efectuate în perioada de raportare care au fost achitate în cel mult 30 de zile, între 31 și 60 de zile și în 61 de zile sau mai mult
• Procentul plăților scadente în perioada de raportare care nu au fost efectuate în termenele convenite.

Informații descriptive

• Condițiile standard de plată ale companiei, care trebuie să includă:
• Termenul contractual standard pentru plata facturilor
• Termenul contractual maxim de plată și orice modificări ale condițiilor standard de plată survenite în perioada de raportare
• Modul în care furnizorii au fost notificați sau consultați cu privire la aceste modificări

•  Procesul companiei pentru soluționarea litigiilor privind plățile

Declarații

• Dacă furnizorilor li se oferă facturare electronică
• Dacă furnizorii au acces la finanțarea lanțului de aprovizionare
• Dacă practicile și politicile companiei prevăd deducerea unor sume din plăți sub forma unei taxe pentru menținerea pe lista unui furnizor și dacă astfel de deduceri au fost aplicate în perioada de raportare
• Dacă întreprinderea este semnatară a unui cod privind plățile și denumirea acestuia

Beneficii

Practici îmbunătățite

Implementarea acestei reglementări încurajează practici echitabile la nivel intern, ceea ce conduce la o mai mare echitate a tranzacțiilor comerciale la nivelul întregului sector.

Datele colectate de la fiecare companie pot fi comparate la nivelul unui sector pentru a identifica aspectele pozitive și domeniile care necesită îmbunătățiri. De asemenea, acest lucru poate stimula concurența între companii pentru adoptarea unor practici mai bune, după identificarea lecțiilor de învățat din propriile rapoarte PPR.

Astfel, contribuie la îmbunătățirea generală a activității diverselor companii.  

Încrederea furnizorilor

Furnizorii vor avea mai multă încredere în companiile ale căror rapoarte PPR demonstrează practici sănătoase. Dacă furnizorii văd informații pozitive, precum procente ridicate de facturi plătite la timp, vor avea încredere să investească în acele companii.

În plus, întrucât statisticile companiilor sunt publice, este mai probabil ca partenerii din lanțul de aprovizionare să fie plătiți la timp. Astfel, furnizorii își pot menține un flux de numerar neîntrerupt și pot construi relații pozitive cu întreprinderile mai mari.

Disciplina pieței

Un beneficiu suplimentar este că susținerea guvernului descurajează practicile de plată necorespunzătoare și stimulează comportamentul responsabil, pentru ca o companie să își poată proteja reputația.

Practicile și performanța necorespunzătoare în materie de plăți pot duce la un dezavantaj competitiv. Dacă părțile externe observă acest lucru, sănătatea financiară a companiei poate fi afectată profund. Plățile întârziate descurajează furnizorii să colaboreze cu aceasta și să investească în ea.

Cum vă ajută Cardflo cu raportarea practicilor de plată

În ciuda complexității datelor privind procesarea plăților, Cardflo și-a conceput sistemul de raportare astfel încât să fie simplu de utilizat și ușor de înțeles.

Având într-un singur panou de control ușor de înțeles analize complete privind riscurile, refuzurile la plată și procesarea, raportarea practicilor de plată nu va mai fi niciodată dificilă. Echipa internă de dezvoltare Cardflo vă poate chiar personaliza rapoartele!

Contactați-ne astăzi pentru a afla cum vă putem ajuta.

Concluzie

Raportarea practicilor de plată promovează transparența și responsabilitatea în rândul marilor companii din Regatul Unit, asigurând efectuarea la timp a plăților și încurajând practici comerciale echitabile.

Prin evidențierea practicilor pozitive și expunerea performanțelor slabe, reglementarea încurajează companiile să își îmbunătățească procesele de plată, sporind încrederea furnizorilor și consolidând relațiile dintre sectoare.

Instrumentele intuitive de raportare Cardflo simplifică respectarea cerințelor, ajutând companiile să îndeplinească cu ușurință cerințele de reglementare.