Vad är rapportering av betalningspraxis?

Från och med april 2017 införde Department for Business, Energy and Industrial Strategy (BEIS) lagstiftning som kräver att stora företag och Limited Liability Partnerships (LLP) rapporterar om sin betalningspraxis.

Varje företag och LLP som omfattas är skyldigt att rapportera om betalningspolicyer, praxis och resultat var sjätte månad.

Rapporteringskravet infördes efter att regeringen fått in många synpunkter om de skadliga konsekvenserna för tusentals företag av att inte få betalt i tid.

Vilka är de huvudsakliga målen med rapportering av betalningspraxis?

Regelbunden rapportering har tre viktiga huvudmål.  

1. Ett primärt mål med rapportering av betalningspraxis (PPR) är att öka transparensen hos stora brittiska företag. När stora företag publicerar information om sin betalningspraxis blir den mer tillgänglig för leverantörer.
2. Att deras betalningspraxis och resultat offentliggörs innebär att företagen hålls ansvariga för sina egna handlingar. Det uppmuntrar dem att aktivt värna om sitt anseende, ta hänsyn till konkurrensen och förbättra sin betalningspraxis och sina resultat.
3. Småföretag är ofta de som påverkas mest av sena betalningar. Regleringen bidrar till att skydda mindre företag genom att uppmuntra större företag att betala i tid, så att andra företag kan upprätthålla ett sunt kassaflöde.

Vilka måste rapportera om betalningspraxis?

Om ni omfattas av dessa kriterier har ni tur. Företag som befinner sig under sitt första verksamhetsår eller som inte omfattas av brittisk lagstiftning behöver inte följa regleringen.

Endast brittiska företag och LLP:er (limited liability partnerships) som uppfyller minst två av följande tre kriterier på de två senaste balansdagarna omfattas av reglerna.

• En årlig omsättning på över £36 million  
• En balansomslutning på över £18 million
• Över 250 anställda

Företag som uppfyller kriterierna och överstiger tröskelvärdet för medelstora företag benämns ”kvalificerade företag och LLP:er”.

Hur gäller reglerna för företag med dotterbolag (moderbolag)?

Företag med dotterbolag kallas moderbolag och omfattas av något annorlunda kriterier.

Ett moderbolag får inte rapportera på koncernnivå. Varje dotterbolag räknas som en separat juridisk person och PPR-rapporter upprättas per juridisk person om det överskrider tröskelvärdet ovan.

Ett moderbolag måste rapportera om det uppfyller minst två av dessa något annorlunda kriterier:

• En årlig omsättning på över £43.2 million
• En balansomslutning på över £21.6 million
• Över 250 anställda

Om ett internationellt företag har ett dotterbolag i Storbritannien måste dotterbolaget rapportera som en separat juridisk person. Det internationella moderbolaget behöver inte göra det.

Hur ofta rapporteras betalningspraxis?

Rapporteringen måste genomföras två gånger per år. Det finns två rapporteringsperioder per år, var och en på sex månader.

Tidpunkterna för halvårsrapporterna beror på när företagets räkenskapsår börjar.

Om räkenskapsåret till exempel börjar den 1 april 2024 sträcker sig den första rapporteringsperioden från den 1 april till den 30 september 2024. Sista dagen för att publicera den första rapporten är då den 30 oktober 2024.

Rapporterna ska lämnas in inom 30 dagar efter varje sexmånadersperiod.

Vad behöver rapporteras?

För varje rapporteringsperiod krävs specifik information om betalningspraxis och resultat för kvalificerade avtal.

Vilka kriterier ska ett kvalificerat avtal uppfylla?

• Det ska ingås mellan två eller flera näringsidkare (detta är inte begränsat till företag utan kan även omfatta offentliga organ och enskilda näringsidkare)
• Det ska ha tillräcklig anknytning till Storbritannien
• Det ska avse varor, tjänster och immateriell egendom
• Det ska inte avse finansiella tjänster

Mer information om detta finns här.

Hur rapporterar jag betalningspraxis?

Rapporteringen sker via en webbaserad myndighetsportal där rapporten publiceras offentligt.

En PPR-rapport ska innehålla 3 grundläggande delar.

Statistik  

• Det genomsnittliga antalet dagar det tog att betala leverantörer under rapporteringsperioden, räknat från dagen då fakturan eller ett annat meddelande togs emot
• Andelen betalningar som gjordes under rapporteringsperioden och betalades inom 30 dagar eller mindre, mellan 31 och 60 dagar samt efter 61 dagar eller mer
• Andelen betalningar som förföll under rapporteringsperioden men inte betalades inom avtalad tid.

Beskrivning

• Företagets standardiserade betalningsvillkor, som måste omfatta:
• Den avtalsenliga standardtiden för betalning av fakturor
• Den längsta avtalsenliga betalningstiden och eventuella ändringar av de standardiserade betalningsvillkoren under rapporteringsperioden
• Hur leverantörerna har informerats eller rådfrågats om dessa ändringar

•  Företagets process för att lösa betalningstvister

Uppgifter

• Om leverantörer erbjuds e-fakturering
• Om leverantörsfinansiering är tillgänglig för leverantörer
• Om företagets praxis och policyer omfattar avdrag från betalningar i form av avgifter för att få stå kvar på en leverantörslista och om företaget har gjort sådana avdrag under rapporteringsperioden
• Om företaget är anslutet till en uppförandekod för betalningar och vad koden heter

Fördelar

Förbättrad praxis

Införandet av denna reglering uppmuntrar till rättvis intern praxis, vilket leder till ökad rättvisa i affärstransaktioner på branschnivå.

Insamlade uppgifter om enskilda företag kan jämföras inom en bransch för att identifiera styrkor och förbättringsområden. Detta kan också främja konkurrensen mellan företag genom att de förbättrar sin praxis efter att ha identifierat lärdomar i sina egna PPR-rapporter.

Det bidrar till att förbättra företagen överlag.  

Leverantörernas förtroende

Leverantörer får större förtroende för företag som uppvisar sund praxis i sina PPR-rapporter. Om detta styrks av positiva uppgifter, exempelvis en hög andel fakturor som betalas i tid, känner leverantörerna sig tryggare med att investera i dessa företag.

Eftersom företagsstatistiken är offentlig är det dessutom mer sannolikt att partner i leveranskedjan får betalt i tid. Det innebär att leverantörerna kan upprätthålla ett stabilt kassaflöde och bygga positiva relationer med större företag.

Marknadsdisciplin

En ytterligare fördel är att regeringens stöd motverkar dålig betalningspraxis och uppmuntrar gott beteende för att företagen ska kunna bevara sitt anseende.

Dålig betalningspraxis och svaga resultat kan leda till en konkurrensnackdel. Om utomstående ser detta kan det få en betydande negativ inverkan på den finansiella hälsan. Sena betalningar avskräcker leverantörer från att arbeta med och investera i företagen.

Så hjälper Cardflo till med rapportering av betalningspraxis

Trots komplexiteten i data om betalningshantering har Cardflo utformat sitt rapporteringssystem så att det är enkelt att använda och förstå.

Med heltäckande analys av risker, chargebacks och betalningshantering i en enda lättbegriplig kontrollpanel behöver rapportering av betalningspraxis aldrig mer vara förvirrande. Cardflos interna utvecklingsteam kan till och med skräddarsy rapporteringen efter just era behov!

Kontakta oss i dag för att se hur vi kan hjälpa till.

Slutsats

Rapportering av betalningspraxis främjar transparens och ansvarstagande bland stora brittiska företag, säkerställer punktliga betalningar och uppmuntrar till rättvis affärspraxis.

Genom att lyfta fram god praxis och synliggöra svaga resultat uppmuntrar regleringen företag att förbättra sina betalningsprocesser, öka leverantörernas förtroende och stärka relationerna mellan branscher.

Cardflos intuitiva rapporteringsverktyg förenklar regelefterlevnaden och gör det enkelt för företag att uppfylla regelkraven.