Vad är rapportering av betalningspraxis?
Departementet för näringsliv, energi och industristrategi införde lagstiftning som kräver att stora brittiska företag rapporterar sina betalningsresultat var sjätte månad.
Företagskonton, inlösenvägar och kontroll av återbetalningar, anpassade till din riskprofil.
Från och med april 2017 införde departementet för näringsliv, energi och industristrategi (BEIS) lagstiftning som kräver att stora företag och kommanditbolag med begränsat ansvar (LLP) rapporterar sin betalningspraxis.
Varje företag och LLP som omfattas är skyldigt att rapportera sina betalningspolicyer, sin betalningspraxis och sina betalningsresultat var sjätte månad.
Rapporteringskravet infördes efter att många hade uttryckt oro till regeringen över de skadliga konsekvenserna för tusentals företag av att inte få betalt i tid.
Vilka är de huvudsakliga målen med rapportering av betalningspraxis?
Regelbunden rapportering har tre viktiga huvudmål.
- Ett huvudmål med rapportering av betalningspraxis (PPR) är att öka insynen i stora brittiska företag. När stora företag offentliggör information om sin betalningspraxis blir den mer tillgänglig för leverantörer.
- Offentliggörandet av företagens betalningspraxis och betalningsresultat innebär att de hålls ansvariga för sina egna handlingar. Det uppmuntrar dem att aktivt värna sitt anseende, ta hänsyn till konkurrensen och förbättra sin betalningspraxis och sina betalningsresultat.
- Småföretag drabbas ofta hårdast av sena betalningar. Regleringen bidrar till att skydda mindre företag genom att uppmuntra större företag att betala i tid, så att andra företag kan upprätthålla ett sunt kassaflöde.
Standardisering av tillbörlig aktsamhet vid inköp
Utöver en bred ansvarsskyldighet är ett viktigt praktiskt mål att göra det möjligt för kommersiella leverantörer att genomföra strukturerade riskbedömningar innan de ingår leveransavtal. Genom att standardisera nyckeltal i särskilda rapporteringsintervall gör regleringen det möjligt för kreditansvariga att jämföra köpare med etablerade ramverk som Prompt Payment Code, som föreskriver ett betalningsmål på 30 dagar för små leverantörer.
Denna strukturerade informationsgivning minskar aktivt kreditexponeringen i leveranskedjor. Om en leverantör exempelvis ser att en potentiell köpare betalar 35% av fakturorna efter mer än 60 dagar kan leverantören anpassa sina affärsvillkor genom att kräva förskottsbetalningar, ta ut ränta enligt lagstiftningen om sena betalningar eller räkna in buffertar för rörelsekapital i sin prissättning.
Vem behöver rapportera betalningspraxis?
Om du omfattas av dessa kriterier har du tur. Företag som befinner sig under sitt första verksamhetsår eller som inte omfattas av brittisk lagstiftning behöver inte följa regleringen.
Endast brittiska företag och LLP-bolag (kommanditbolag med begränsat ansvar) som uppfyller minst två av följande tre kriterier på sina två senaste balansdagar omfattas av reglerna.
- Årlig omsättning över £36 miljoner
- Balansomslutning över £18 miljoner
- Fler än 250 anställda
Företag som uppfyller kriterierna och överstiger tröskelvärdet för medelstora företag benämns ”kvalificerade företag och LLP-bolag”.
Vad gäller för företag med dotterbolag (moderbolag)?
Företag med dotterbolag benämns moderbolag och följer något annorlunda kriterier.
Ett moderbolag kan inte rapportera på koncernnivå. Varje dotterbolag räknas som en separat enhet och PPR-rapporter upprättas per enhet om den överstiger tröskelvärdet ovan.
Ett moderbolag måste rapportera om det uppfyller minst två av följande, något annorlunda kriterier:
- Årlig omsättning över £43.2 miljoner
- Balansomslutning över £21.6 miljoner
- Fler än 250 anställda
Om ett internationellt företag har ett dotterbolag i Storbritannien måste dotterbolaget rapportera som en separat enhet. Det internationella moderbolaget behöver inte göra det.
Hur ofta rapporteras betalningspraxis?
Rapporteringen måste genomföras två gånger om året. Det finns två rapporteringsperioder, vardera på sex månader.
Tidpunkterna för halvårsrapporterna beror på när företagets räkenskapsår börjar.
Om ditt räkenskapsår exempelvis börjar den 1 april 2024 sträcker sig den första rapporteringsperioden från den 1 april till den 30 september 2024. Sista dagen för att offentliggöra den första rapporten är då den 30 oktober 2024.
Rapporter ska lämnas in inom 30 dagar efter varje sexmånadersperiod.
Justeringar av redovisningsperioder och påföljder
Om ett företag ändrar räkenskapsårets längd justeras rapporteringsfristerna i enlighet med detta. För förkortade redovisningsperioder på mindre än nio månader krävs endast en rapport, som ska lämnas in 30 dagar efter periodens slut. För förlängda perioder som överstiger 12 månader måste företagen lämna in tre separata rapporter under den ändrade tidsperioden.
Att inte lämna in rapporten inom föreskriven tid är ett brott som lagförs av departementet för näringsliv och handel. Centrala delar av tillsynen omfattar:
- Obegränsade böter: Både det kvalificerade företaget och enskilda styrelseledamöter kan dömas till böter vid summarisk dom.
- Lagstadgad ansvarsfrihetsgrund: Styrelseledamöter är personligen ansvariga om de inte kan bevisa att de vidtog alla rimliga åtgärder för att säkerställa efterlevnad före tidsfristen.
Vad behöver rapporteras?
För varje rapporteringsperiod krävs särskild information om betalningspraxis och betalningsresultat för kvalificerade avtal.
Vilka kriterier gäller för ett kvalificerat avtal?
- Det ska ingås mellan två eller flera verksamheter, vilket inte är begränsat till företag utan även kan omfatta offentliga organ och enskilda näringsidkare
- Det ska ha tillräcklig anknytning till Storbritannien
- Det ska avse varor, tjänster eller immateriell egendom
- Det ska inte avse finansiella tjänster
Mer information om detta finns här.
Inlämningsfrister och rättsligt ansvar
När nyckeltalsuppgifter sammanställs mäts betalningstiderna från det exakta datum då företaget tar emot en faktura eller ett annat meddelande. En faktura som exempelvis tas emot den 1 juni och betalas den 1 juli registreras som 30 dagar och placeras därmed i intervallet 30 dagar eller färre. En betalning som genomförs den 2 juli hamnar i intervallet 31 till 60 dagar.
Slutliga rapporter måste lämnas in via regeringens nätportal inom 30 kalenderdagar från rapporteringsperiodens slutdatum. Att inte lämna in en rapport i tid eller att offentliggöra falska eller vilseledande uppgifter utgör ett brott. Ansvariga styrelseledamöter kan åtalas individuellt, samtidigt som företaget kan åläggas böter.
Hur rapporterar jag betalningspraxis?
Rapporteringen sker via en nätbaserad statlig portal där din rapport offentliggörs.
En PPR-rapport ska innehålla 3 grundläggande delar.
Statistik
- Det genomsnittliga antalet dagar det tog att betala leverantörer under rapporteringsperioden, räknat från den dag då fakturan eller ett annat meddelande togs emot
- Andelen betalningar som genomfördes under rapporteringsperioden och betalades inom 30 dagar eller färre, mellan 31 och 60 dagar samt inom 61 dagar eller fler
- Andelen betalningar som förföll under rapporteringsperioden men inte betalades enligt överenskomna villkor.
Redogörelse
- Företagets standardiserade betalningsvillkor, som måste omfatta:
- Den standardiserade avtalstiden för betalning av fakturor
- Den längsta avtalade betalningsperioden samt eventuella ändringar av de standardiserade betalningsvillkoren under rapporteringsperioden
- Hur leverantörerna har informerats om eller rådfrågats kring dessa ändringar
- Företagets process för att lösa betalningstvister
Uppgifter
- Om leverantörer erbjuds elektronisk fakturering
- Om leverantörsfinansiering är tillgänglig för leverantörer
- Om företagets praxis och policyer omfattar avdrag från betalningar i form av en avgift för att stå kvar på en leverantörslista samt om företaget har gjort sådana avdrag under rapporteringsperioden
- Om företaget är anslutet till en kod för betalningspraxis och vad koden heter
Fördelar
Förbättrad praxis
Genomförandet av denna reglering främjar rättvis intern praxis, vilket leder till större rättvisa i affärstransaktioner på branschnivå.
Insamlade uppgifter från enskilda företag kan jämföras inom en bransch för att identifiera styrkor och förbättringsområden. Det kan också främja konkurrensen mellan konkurrenter om att förbättra sin praxis efter att de har identifierat lärdomar i sina egna PPR-rapporter.
Det bidrar till att förbättra olika företag överlag.
Leverantörernas förtroende
Leverantörer får större förtroende för företag som uppvisar sund praxis i sin PPR-rapport. Om leverantörer ser positiva uppgifter, exempelvis att en hög andel fakturor betalas i tid, känner de sig trygga med att investera i dessa företag.
Eftersom företagsstatistiken är offentlig är det dessutom mer sannolikt att partner i leveranskedjan får betalt i tid. Det innebär att leverantörer kan upprätthålla ett jämnt kassaflöde och bygga positiva relationer med större företag.
Marknadsdisciplin
En ytterligare fördel är att regeringens stöd motverkar dålig betalningspraxis och ger incitament till gott beteende för att värna företagets anseende.
Dålig betalningspraxis och svaga betalningsresultat kan leda till en konkurrensnackdel. Om utomstående ser detta kan det få en djupgående negativ inverkan på den finansiella hälsan. Sena betalningar avskräcker leverantörer från att samarbeta med och investera i företaget.
Så hjälper Cardflo till med rapportering av betalningspraxis
Trots komplexiteten i uppgifterna från betalningshanteringen har Cardflo utformat sitt rapporteringssystem så att det är smidigt och lätt att förstå.
Med fullständig analys av risker, återkrav och betalningshantering i en lättbegriplig kontrollpanel behöver rapporteringen av betalningspraxis aldrig mer vara förvirrande. Cardflos interna utvecklingsteam kan till och med anpassa rapporteringen just för dig!
Kontakta oss i dag för att se hur vi kan hjälpa dig.
Automatisering av lagstadgade nyckeltalsberäkningar
För att uppfylla lagstadgade rapporteringskrav måste säljföretag sammanställa tidsstämplar för betalningar under varje sexmånadersperiod. Automatisk kontoavstämning jämför fakturornas mottagningsdatum med bankernas avräkningsloggar och kategoriserar transaktionsuppgifterna korrekt enligt obligatoriska nyckeltal:
- Genomsnittlig betalningstid för alla kvalificerade leverantörsavtal;
- Betalningsfördelning: andelar som betalats inom 30 dagar, 31 till 60 dagar respektive 61 dagar eller fler;
- Avtalsefterlevnad: andelen betalningar som inte uppfyllde de överenskomna villkoren.
För ett säljföretag som hanterar 5,000 leverantörsfakturor per period ersätter detta arbetsflöde felbenägna beräkningar i kalkylblad och skapar förhandsvaliderade datafiler som är klara att överföras till regeringens nätportal före den lagstadgade tidsfristen på 30 dagar efter periodens slut.
Revisionsspår och uppföljning av tvister
Systemets arbetsflöden samlar även in kvalitativa uppgifter som krävs för lagstadgade beskrivande redogörelser. Tidsförlopp för betalningstvister följs upp genom att den exakta tidpunkten registreras från det att en faktura markeras som bestridd till dess att tvisten slutligen löses, vilket ger korrekta nyckeltal för kraven på redogörelser. För gränsöverskridande betalningar låser automatiska valutaloggar växelkurserna på det exakta betalningsdatumet, vilket säkerställer korrekta beräkningar i brittiska pund i förhållande till brittiska tröskelvärden.
Dessutom lagrar oföränderliga digitala arkiv alla historiska datamängder i minst sex år. Det ger regelefterlevnadsansvariga ett oföränderligt revisionsspår om departementet för näringsliv och handel skulle begära underlag för nyckeltalsberäkningar eller verifiering av den underliggande bokföringen.
Så effektiviserar du rapporteringen av betalningspraxis
Rapportering av betalningspraxis främjar insyn och ansvarsskyldighet bland stora brittiska företag, säkerställer betalningar i tid och främjar rättvis affärspraxis.
Genom att lyfta fram positiv praxis och synliggöra svaga resultat uppmuntrar regleringen företagen att förbättra sina betalningsprocesser, stärka leverantörernas förtroende och förbättra relationerna mellan olika branscher.
Cardflos intuitiva rapporteringsverktyg förenklar regelefterlevnaden och gör det enkelt för företag att uppfylla regelkraven.
Konkreta åtgärder för regelefterlevnad
För att effektivisera inlämningen två gånger om året bör ekonomiteamen automatisera datautvinningen direkt från företagets resursplaneringssystem (ERP) eller bokföringsprogram. Manuell uppföljning av fakturornas tidsstämplar leder ofta till fel vid beräkningen av den genomsnittliga tiden till betalning.
Strukturerade arbetsflöden för leverantörsreskontra (AP) säkerställer att viktiga nyckeltal beräknas fortlöpande inför rapporteringsfristerna:
- Automatisk kategorisering: Gruppera systematiskt betalda fakturor i de obligatoriska intervallen (0 till 30 dagar, 31 till 60 dagar och 61+ dagar) när betalningen genomförs.
- Uppföljning av tvister: Registrera formella betalningstvister omedelbart för att motivera fördröjningar i betalningshanteringen i den obligatoriska redogörelsen.
- Styrelsens godkännande: Schemalägg automatiska påminnelser 14 dagar före utgången av inlämningsfristen på 30 dagar, så att styrelsen hinner godkänna rapporten innan den överförs till regeringens portal.
