Was ist die Berichterstattung über Zahlungspraktiken?
Das Ministerium für Wirtschaft, Energie und Industriestrategie führte Rechtsvorschriften ein, nach denen große britische Unternehmen alle sechs Monate über ihre Zahlungsleistung berichten müssen.
Händlerkonten, Akzeptanzwege und Rückbuchungskontrollen, abgestimmt auf Ihr Risikoprofil.
Ab April 2017 führte das Ministerium für Wirtschaft, Energie und Industriestrategie (BEIS) Rechtsvorschriften ein, die große Unternehmen und Partnerschaften mit beschränkter Haftung (LLP) zur Berichterstattung über ihre Zahlungspraktiken verpflichten.
Jedes betroffene Unternehmen und jede betroffene LLP ist verpflichtet, jährlich alle sechs Monate über Zahlungsrichtlinien, Zahlungspraktiken und Zahlungsleistung zu berichten.
Die Berichtspflicht wurde eingeführt, nachdem gegenüber der Regierung vielfach Bedenken hinsichtlich der nachteiligen Auswirkungen auf Tausende von Unternehmen geäußert worden waren, die nicht fristgerecht bezahlt wurden.
Was sind die Hauptziele der Berichterstattung über Zahlungspraktiken?
Die regelmäßige Berichterstattung verfolgt drei wichtige Hauptziele.
- Die Erhöhung der Transparenz großer britischer Unternehmen ist ein vorrangiges Ziel der Berichterstattung über Zahlungspraktiken (PPR). Wenn große Unternehmen Informationen über ihre Zahlungspraktiken veröffentlichen, sind diese für Lieferanten leichter zugänglich.
- Die Veröffentlichung ihrer Zahlungspraktiken und Zahlungsleistung macht Unternehmen für ihr eigenes Handeln verantwortlich. Dies veranlasst sie dazu, ihren Ruf aktiv zu wahren, den Wettbewerb zu berücksichtigen und ihre Zahlungspraktiken sowie ihre Zahlungsleistung zu verbessern.
- Kleine Unternehmen sind häufig am stärksten von verspäteten Zahlungen betroffen. Diese Regelung trägt zum Schutz kleinerer Unternehmen bei, indem sie größere Unternehmen zu fristgerechten Zahlungen anhält, sodass andere Unternehmen einen gesunden Geldfluss aufrechterhalten können.
Vereinheitlichung der Sorgfaltsprüfung im Beschaffungswesen
Über die allgemeine Rechenschaftspflicht hinaus besteht ein wichtiges praktisches Ziel darin, gewerblichen Lieferanten strukturierte Risikobewertungen vor dem Abschluss von Lieferverträgen zu ermöglichen. Durch die Vereinheitlichung von Kennzahlen in bestimmten Berichtskategorien erlaubt die Regelung den Verantwortlichen für die Kreditüberwachung, Käufer anhand etablierter Rahmenwerke wie dem Prompt Payment Code zu vergleichen, der für kleine Lieferanten ein Zahlungsziel von 30 Tagen vorschreibt.
Diese strukturierte Offenlegung verringert das Kreditrisiko entlang der Lieferketten aktiv. Wenn ein Lieferant beispielsweise sieht, dass ein potenzieller Käufer 35% der Rechnungen erst nach mehr als 60 Tagen begleicht, kann er seine Geschäftsbedingungen anpassen, indem er Vorauszahlungen verlangt, gemäß den Rechtsvorschriften über Zahlungsverzug Zinsen berechnet oder Betriebskapitalpuffer in seine Preisgestaltung einbezieht.
Wer muss über Zahlungspraktiken berichten?
Wenn Sie unter diese Kriterien fallen, haben Sie Glück. Unternehmen, die sich im ersten Geschäftsjahr befinden oder nicht britischem Recht unterliegen, müssen die Regelung nicht einhalten.
Nur britische Unternehmen und LLPs (Partnerschaften mit beschränkter Haftung), die an ihren letzten beiden Bilanzstichtagen mindestens zwei der folgenden drei Kriterien erfüllen, unterliegen diesen Vorschriften.
- Mehr als £36 Millionen Jahresumsatz
- Bilanzsumme von mehr als £18 Millionen
- Mehr als 250 Beschäftigte
Unternehmen, die diese Kriterien erfüllen und die Schwellenwerte für mittelgroße Unternehmen überschreiten, werden als „berichtspflichtige Unternehmen und LLPs“ bezeichnet.
Was gilt für Unternehmen mit Tochtergesellschaften (Muttergesellschaften)?
Unternehmen mit Tochtergesellschaften werden als Muttergesellschaften bezeichnet und unterliegen geringfügig abweichenden Kriterien.
Eine Muttergesellschaft kann nicht auf Konzernebene berichten. Jede Tochtergesellschaft gilt als eigenständige Einheit, und PPR-Berichte werden für jede Einheit erstellt, sofern sie die oben genannten Schwellenwerte überschreitet.
Eine Muttergesellschaft ist berichtspflichtig, wenn sie mindestens zwei dieser geringfügig abweichenden Kriterien erfüllt:
- Mehr als £43.2 Millionen Jahresumsatz
- Bilanzsumme von mehr als £21.6 Millionen
- Mehr als 250 Beschäftigte
Hat ein internationales Unternehmen eine Tochtergesellschaft im Vereinigten Königreich, muss diese als eigenständige Einheit Bericht erstatten. Die internationale Muttergesellschaft ist dazu nicht verpflichtet.
Wie häufig erfolgt die Berichterstattung über Zahlungspraktiken?
Die Berichterstattung muss halbjährlich erfolgen. Es gibt zwei Berichtszeiträume von jeweils sechs Monaten.
Die Fälligkeit der halbjährlichen Berichte hängt davon ab, wann das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens beginnt.
Beginnt Ihr Geschäftsjahr beispielsweise am 1. April 2024, erstreckt sich Ihr erster Berichtszeitraum vom 1. April bis zum 30. September 2024. Die Frist für die Veröffentlichung des ersten Berichts wäre der 30. Oktober 2024.
Die Berichte sind innerhalb von 30 Tagen nach Ende jedes sechsmonatigen Berichtszeitraums fällig.
Anpassungen des Abrechnungszeitraums und Sanktionen
Ändert ein Unternehmen die Länge seines Geschäftsjahres, werden die Berichtsfristen entsprechend angepasst. Bei verkürzten Abrechnungszeiträumen von weniger als neun Monaten ist nur ein Bericht erforderlich, der 30 Tage nach Ende des Zeitraums fällig ist. Bei verlängerten Zeiträumen von mehr als 12 Monaten müssen Unternehmen innerhalb des geänderten Zeitrahmens drei separate Berichte einreichen.
Die Nichteinreichung innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens stellt eine Straftat dar, die vom Ministerium für Wirtschaft und Handel verfolgt wird. Zu den wesentlichen Durchsetzungsmaßnahmen gehören:
- Unbegrenzte Geldstrafen: Sowohl das berichtspflichtige Unternehmen als auch einzelne Geschäftsleitungsmitglieder müssen bei einer Verurteilung im vereinfachten Verfahren mit Geldstrafen rechnen.
- Gesetzliche Entlastungsmöglichkeit: Geschäftsleitungsmitglieder haften persönlich, sofern sie nicht nachweisen, dass sie vor Ablauf der Frist alle angemessenen Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung ergriffen haben.
Was muss gemeldet werden?
Für jeden Berichtszeitraum sind bestimmte Angaben zu Zahlungspraktiken und Zahlungsleistung bei berücksichtigungsfähigen Verträgen erforderlich.
Welche Merkmale weist ein berücksichtigungsfähiger Vertrag auf?
- Er wird zwischen zwei oder mehr Unternehmen geschlossen, wobei dies nicht auf Gesellschaften beschränkt ist, sondern auch öffentliche Stellen und Einzelunternehmer umfassen kann
- Er weist einen hinreichenden Bezug zum Vereinigten Königreich auf
- Er betrifft Waren, Dienstleistungen und immaterielle Vermögenswerte
- Er bezieht sich nicht auf Finanzdienstleistungen
Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
Einreichungsfristen und gesetzliche Haftung
Bei der Zusammenstellung der Kennzahlen werden Zahlungszeiträume ab dem genauen Datum gemessen, an dem eine Rechnung oder Mitteilung beim Unternehmen eingeht. Eine am 1. Juni eingegangene und am 1. Juli beglichene Rechnung wird beispielsweise mit 30 Tagen erfasst und fällt damit in die Kategorie 30 Tage oder weniger. Eine am 2. Juli beglichene Zahlung fällt in die Kategorie 31 bis 60 Tage.
Abschließende Berichte müssen innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem Enddatum des Berichtszeitraums über das Internetportal der Regierung eingereicht werden. Die nicht fristgerechte Einreichung eines Berichts oder die Veröffentlichung falscher oder irreführender Angaben stellt eine Straftat dar. Die verantwortlichen Geschäftsleitungsmitglieder müssen neben den Geldstrafen für das Unternehmen mit individueller Strafverfolgung rechnen.
Wie berichte ich über Zahlungspraktiken?
Die Berichterstattung erfolgt über ein internetbasiertes Regierungsportal, auf dem Ihr Bericht öffentlich veröffentlicht wird.
Ein PPR-Bericht muss 3 wesentliche Bestandteile enthalten.
Statistiken
- Die durchschnittliche Anzahl der Tage, die im Berichtszeitraum für Zahlungen an Lieferanten benötigt wurden, gerechnet ab dem Datum des Eingangs der Rechnung oder einer anderen Mitteilung
- Der prozentuale Anteil der im Berichtszeitraum geleisteten Zahlungen, die innerhalb von 30 Tagen oder weniger, zwischen 31 und 60 Tagen sowie nach 61 Tagen oder mehr bezahlt wurden
- Der prozentuale Anteil der im Berichtszeitraum fälligen Zahlungen, die nicht innerhalb der vereinbarten Fristen geleistet wurden.
Erläuterungen
- Die üblichen Zahlungsbedingungen des Unternehmens, die Folgendes umfassen müssen:
- Die übliche vertragliche Zahlungsfrist für Rechnungen
- Die maximale vertragliche Zahlungsfrist und alle Änderungen der üblichen Zahlungsbedingungen im Berichtszeitraum
- Wie Lieferanten über diese Änderungen informiert oder dazu konsultiert wurden
- Das Verfahren des Unternehmens zur Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten
Erklärungen
- Ob Lieferanten elektronische Rechnungsstellung angeboten wird
- Ob Lieferkettenfinanzierung für Lieferanten verfügbar ist
- Ob die Praktiken und Richtlinien des Unternehmens den Abzug von Beträgen von Zahlungen als Gebühr für den Verbleib auf einer Lieferantenliste vorsehen und ob das Unternehmen dies im Berichtszeitraum getan hat
- Ob das Unternehmen Mitglied eines Zahlungskodex ist und wie dieser Kodex heißt
Vorteile
Verbesserte Praktiken
Die Umsetzung dieser Regelung fördert intern faire Praktiken und führt dadurch auf Branchenebene zu mehr Fairness bei Geschäftsvorgängen.
Die erhobenen Daten einzelner Unternehmen können branchenweit verglichen werden, um positive Bereiche und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Dies kann auch den Wettbewerb zwischen Wettbewerbern um bessere Praktiken fördern, nachdem sie anhand ihrer eigenen PPR-Berichte Verbesserungspotenziale erkannt haben.
So werden verschiedene Unternehmen insgesamt bei Verbesserungen unterstützt.
Vertrauen der Lieferanten
Lieferanten werden größeres Vertrauen in Unternehmen haben, deren PPR-Berichte solide Praktiken ausweisen. Wenn Lieferanten dies anhand positiver Angaben erkennen können, etwa eines hohen Anteils fristgerecht bezahlter Rechnungen, werden sie eher bereit sein, in diese Unternehmen zu investieren.
Da Unternehmensstatistiken öffentlich sind, werden Partner in der Lieferkette außerdem mit größerer Wahrscheinlichkeit fristgerecht bezahlt. Dadurch können Lieferanten einen reibungslosen Geldfluss aufrechterhalten und positive Beziehungen zu größeren Unternehmen aufbauen.
Marktdisziplin
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die staatliche Unterstützung schlechte Zahlungspraktiken abschreckt und Anreize für gutes Verhalten schafft, damit Unternehmen ihren eigenen Ruf wahren.
Schlechte Zahlungspraktiken und eine schlechte Zahlungsleistung können zu einem Wettbewerbsnachteil führen. Wenn Außenstehende dies erkennen, kann es tiefgreifende negative Auswirkungen auf die finanzielle Lage haben. Lieferanten werden aufgrund verspäteter Zahlungen davon abgehalten, mit diesen Unternehmen zusammenzuarbeiten und in sie zu investieren.
Wie Cardflo bei der Berichterstattung über Zahlungspraktiken unterstützt
Trotz der Komplexität von Daten zur Zahlungsabwicklung hat Cardflo sein Berichtssystem so gestaltet, dass es mühelos zu bedienen und leicht verständlich ist.
Mit vollständigen Analysen zu Risiken, Zahlungsrückbuchungen und Zahlungsabwicklung in einer einzigen, leicht verständlichen Übersicht wird die Berichterstattung über Zahlungspraktiken nie wieder verwirrend sein. Das interne Entwicklungsteam von Cardflo kann Ihre Berichte sogar eigens für Sie anpassen!
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Automatisierung gesetzlich vorgeschriebener Kennzahlenberechnungen
Zur Einhaltung gesetzlicher Berichtspflichten müssen Händler die Zahlungszeitpunkte jedes sechsmonatigen Zeitraums zusammenführen. Der automatisierte Kontenabgleich gleicht die Eingangsdaten von Rechnungen mit den Protokollen der Bankgutschriften ab und ordnet die Transaktionsdaten präzise den vorgeschriebenen Kennzahlen zu:
- Durchschnittliche Zahlungsdauer über alle berücksichtigungsfähigen Lieferantenverträge hinweg;
- Zahlungsverteilung: prozentuale Anteile der innerhalb von 30 Tagen, zwischen 31 und 60 Tagen sowie nach 61 Tagen oder mehr beglichenen Zahlungen;
- Vertragseinhaltung: prozentualer Anteil der Zahlungen, bei denen die vereinbarten Bedingungen nicht eingehalten wurden.
Für einen Händler, der pro Zeitraum 5,000 Eingangsrechnungen verwaltet, ersetzt dieser Arbeitsablauf fehleranfällige Tabellenkalkulationen und erzeugt vorab geprüfte Datendateien, die vor Ablauf der gesetzlichen Frist von 30 Tagen nach dem Zeitraum in das Internetportal der Regierung hochgeladen werden können.
Prüfpfade und Nachverfolgung von Streitigkeiten
Die Systemabläufe erfassen auch qualitative Daten, die für gesetzlich vorgeschriebene erläuternde Angaben erforderlich sind. Die zeitlichen Abläufe von Zahlungsstreitigkeiten werden überwacht, indem der genaue Zeitpunkt protokolliert wird, zu dem eine Rechnung als strittig gekennzeichnet wird, und zwar bis zu ihrer endgültigen Klärung. Dadurch entstehen präzise Kennzahlen für die erläuternden Anforderungen. Bei grenzüberschreitenden Zahlungen halten automatisierte Devisenprotokolle die Umrechnungskurse am genauen Abrechnungstag fest und gewährleisten so genaue Berechnungen in Pfund Sterling anhand der britischen Schwellenwerte.
Darüber hinaus speichern unveränderliche digitale Archive jeden historischen Datensatz mindestens sechs Jahre lang. Dadurch steht den Verantwortlichen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ein unveränderlicher Prüfpfad zur Verfügung, falls das Ministerium für Wirtschaft und Handel Nachweise für Kennzahlenberechnungen oder eine Prüfung der zugrunde liegenden Buchungsdaten anfordert.
So optimieren Sie Ihre Berichterstattung über Zahlungspraktiken
Die Berichterstattung über Zahlungspraktiken fördert Transparenz und Rechenschaftspflicht bei großen britischen Unternehmen, stellt fristgerechte Zahlungen sicher und unterstützt faire Geschäftspraktiken.
Indem die Regelung positive Praktiken hervorhebt und schlechte Leistungen offenlegt, hält sie Unternehmen dazu an, ihre Zahlungsabläufe zu verbessern, das Vertrauen der Lieferanten zu stärken und branchenübergreifende Beziehungen zu festigen.
Die intuitiven Berichtswerkzeuge von Cardflo vereinfachen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ermöglichen Unternehmen, regulatorische Anforderungen mühelos zu erfüllen.
Konkrete Schritte zur Einhaltung
Um halbjährliche Einreichungen zu optimieren, sollten Finanzabteilungen die Datenextraktion direkt aus ihrer Unternehmensressourcenplanung (ERP) oder Buchhaltungssoftware automatisieren. Die manuelle Erfassung der Rechnungszeitpunkte führt bei der Berechnung der durchschnittlichen Zahlungsdauer häufig zu Fehlern.
Durch strukturierte Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung (AP) wird sichergestellt, dass wesentliche Kennzahlen fortlaufend und rechtzeitig vor den Berichtsfristen berechnet werden:
- Automatisierte Kategorisierung: Bezahlte Rechnungen werden bei der Begleichung systematisch in die vorgeschriebenen Kategorien eingeordnet, 0 bis 30 Tage, 31 bis 60 Tage und 61+ Tage.
- Nachverfolgung von Streitigkeiten: Formelle Zahlungsstreitigkeiten werden unverzüglich protokolliert, um Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung im vorgeschriebenen Erläuterungsabschnitt zu begründen.
- Genehmigung durch die Geschäftsleitung: Automatisierte Erinnerungen werden 14 Tage vor Beginn des 30-tägigen Einreichungszeitraums eingeplant, damit die Genehmigung auf Leitungsebene vor dem Hochladen in das Regierungsportal erfolgen kann.