Hva er rapportering om betalingspraksis?
Departementet for næringsliv, energi og industristrategi innførte lovgivning som krever at store britiske selskaper rapporterer om betalingsresultater hver sjette måned.
Forhandlerkontoer, innløsningsruter og tilbakeføringskontroller, tilpasset din risikoprofil.
Fra april 2017 innførte departementet for næringsliv, energi og industristrategi (BEIS) lovgivning som påla store selskaper og partnerskap med begrenset ansvar (LLP) å rapportere om betalingspraksis.
Hvert selskap og LLP som omfattes, har plikt til å rapportere om betalingsvilkår, praksis og resultater hver sjette måned.
Rapporteringskravet ble innført etter at regjeringen mottok mange bekymringsmeldinger om de skadelige konsekvensene for tusenvis av selskaper som ikke fikk betalt i tide.
Hva er hovedmålene med rapportering om betalingspraksis?
Regelmessig rapportering har tre viktige hovedmål.
- Et hovedmål med rapportering om betalingspraksis (PPR) er å øke åpenheten i store britiske selskaper. Når store virksomheter offentliggjør informasjon om betalingspraksisen sin, blir informasjonen lettere tilgjengelig for leverandører.
- Offentliggjøring av betalingspraksis og resultater gjør selskapene ansvarlige for egne handlinger. Det motiverer dem til aktivt å ivareta omdømmet sitt, ta hensyn til konkurransen og forbedre betalingspraksisen og resultatene.
- Små bedrifter rammes ofte hardest av forsinkede betalinger. Denne forskriften bidrar til å beskytte mindre virksomheter ved å oppmuntre større selskaper til å betale i tide, slik at andre virksomheter kan opprettholde en sunn kontantstrøm.
Standardisering av aktsomhetsvurderinger ved innkjøp
Ut over generell ansvarlighet er et viktig praktisk mål å gjøre det mulig for kommersielle leverandører å gjennomføre strukturerte risikovurderinger før de inngår leveringsavtaler. Ved å standardisere nøkkeltall i bestemte rapporteringsintervaller gjør forskriften det mulig for kredittansvarlige å sammenligne kjøpere med etablerte rammeverk som Prompt Payment Code, som fastsetter et betalingsmål på 30 dager for små leverandører.
Denne strukturerte offentliggjøringen reduserer aktivt kreditteksponeringen i leverandørkjedene. Hvis en leverandør for eksempel ser at en potensiell kjøper betaler 35% av fakturaene etter mer enn 60 dager, kan leverandøren justere forretningsvilkårene ved å kreve forskuddsbetaling, beregne renter i henhold til lovgivningen om forsinket betaling eller innarbeide reserver for arbeidskapital i prissettingen.
Hvem må rapportere om betalingspraksis?
Hvis du faller inn under disse kriteriene, er du heldig. Virksomheter som er i sitt første driftsår, eller som ikke er underlagt britisk lovgivning, trenger ikke å følge forskriften.
Reglene omfatter bare britiske selskaper og LLP-er (partnerskap med begrenset ansvar) som på de to siste balansedatoene oppfylte minst to av følgende tre kriterier.
- Over £36 millioner i årlig omsetning
- Over £18 millioner i balansesum
- Over 250 ansatte
Selskaper som oppfyller kriteriene og overskrider terskelen for mellomstore selskaper, omtales som «kvalifiserende selskaper og LLP-er».
Hva med selskaper med datterselskaper, altså morselskaper?
Selskaper med datterselskaper kalles morselskaper og følger litt andre kriterier.
Et morselskap kan ikke rapportere på konsernnivå. Hvert datterselskap regnes som en egen juridisk enhet, og PPR-rapporter utarbeides for hver enhet som overskrider terskelen ovenfor.
Et morselskap må rapportere hvis det oppfyller minst to av disse noe avvikende kriteriene:
- Over £43.2 millioner i årlig omsetning
- Over £21.6 millioner i balansesum
- Over 250 ansatte
Hvis en internasjonal virksomhet har et datterselskap i Storbritannia, må dette rapportere som en egen juridisk enhet. Det internasjonale morselskapet trenger ikke å gjøre det.
Hvor ofte rapporteres det om betalingspraksis?
Rapporteringen må gjennomføres halvårlig. Hvert år har to rapporteringsperioder på seks måneder.
Fristene for de halvårlige rapportene avhenger av når selskapets regnskapsår begynner.
Hvis regnskapsåret ditt for eksempel begynner 1. april 2024, varer den første rapporteringsperioden fra 1. april til 30. september 2024. Fristen for å offentliggjøre den første rapporten er 30. oktober 2024.
Rapportene skal leveres senest 30 dager etter hver rapporteringsperiode på seks måneder.
Justeringer av regnskapsperioder og sanksjoner
Hvis et selskap endrer lengden på regnskapsåret, justeres rapporteringsfristene tilsvarende. For forkortede regnskapsperioder på under ni måneder kreves bare én rapport, som skal leveres 30 dager etter at perioden er avsluttet. For forlengede perioder på over 12 måneder må selskapene levere tre separate rapporter i løpet av den reviderte tidsrammen.
Manglende levering innen den påkrevde fristen er en straffbar handling som påtales av departementet for næringsliv og handel. Viktige sider ved håndhevingen omfatter:
- Ubegrensede bøter: Både den kvalifiserende virksomheten og de enkelte styremedlemmene kan ilegges bøter ved fellende dom etter forenklet rettergang.
- Lovfestet forsvar: Styremedlemmer er personlig ansvarlige med mindre de kan bevise at de tok alle rimelige skritt for å sikre etterlevelse før fristen.
Hva må rapporteres?
For hver rapporteringsperiode kreves det bestemte opplysninger om betalingspraksis og resultater for kvalifiserende kontrakter.
Hvilke kriterier gjelder for en kvalifiserende kontrakt?
- Mellom to eller flere virksomheter, dette er ikke begrenset til selskaper, men kan også omfatte offentlige organer og enkeltpersonforetak
- Har tilstrekkelig tilknytning til Storbritannia
- Kontrakter om varer, tjenester og immaterielle eiendeler
- Gjelder ikke finansielle tjenester
Du finner mer informasjon om dette her.
Innleveringsfrister og rettslig ansvar
Ved sammenstilling av nøkkeltall måles betalingsperiodene fra den nøyaktige datoen virksomheten mottar en faktura eller et annet varsel. En faktura som mottas 1. juni og betales 1. juli, registreres for eksempel som 30 dager og plasseres i intervallet 30 dager eller mindre. En betaling som gjennomføres 2. juli, flyttes til intervallet 31 til 60 dager.
Endelige rapporter må leveres via den nettbaserte offentlige portalen innen 30 kalenderdager etter rapporteringsperiodens sluttdato. Manglende levering av en rapport i tide, eller offentliggjøring av uriktige eller villedende opplysninger, utgjør en straffbar handling. Styremedlemmer i kvalifiserende virksomheter kan straffeforfølges individuelt i tillegg til at selskapet ilegges bøter.
Hvordan rapporterer jeg om betalingspraksis?
Rapporteringen gjøres via en nettbasert offentlig portal, der rapporten din offentliggjøres.
En PPR-rapport må inneholde 3 grunnleggende elementer.
Statistikk
- Gjennomsnittlig antall dager det tok å betale leverandører i rapporteringsperioden, regnet fra datoen fakturaen eller et annet varsel ble mottatt
- Andelen betalinger som ble gjennomført i rapporteringsperioden og betalt innen 30 dager eller mindre, mellom 31 og 60 dager og etter 61 dager eller mer
- Andelen betalinger med forfall i rapporteringsperioden som ikke ble betalt innen avtalte frister.
Redegjørelse
- Virksomhetens standardvilkår for betaling, som må omfatte:
- Den avtalefestede standardfristen for betaling av fakturaer
- Maksimal avtalefestet betalingsfrist og eventuelle endringer i standardvilkårene for betaling i rapporteringsperioden
- Hvordan leverandørene er blitt varslet eller konsultert om disse endringene
- Virksomhetens prosess for løsning av betalingstvister
Erklæringer
- Om leverandørene tilbys elektronisk fakturering
- Om leverandørkjed-finansiering er tilgjengelig for leverandørene
- Om virksomhetens praksis og retningslinjer omfatter fradrag i betalinger som gebyr for å forbli på en leverandørliste, og om virksomheten har gjort dette i rapporteringsperioden
- Om virksomheten er tilsluttet et regelverk for betaling, og navnet på regelverket
Fordeler
Forbedret praksis
Innføringen av denne forskriften fremmer rettferdig intern praksis, noe som gir større rettferdighet i forretningstransaksjoner på bransjenivå.
Data som samles inn fra enkeltstående selskaper, kan sammenlignes på tvers av en bransje for å identifisere positive områder og forbedringsområder. Dette kan også fremme konkurranse mellom konkurrenter om å forbedre praksisen etter at de har identifisert læringspunkter i sine egne PPR-rapporter.
Dette bidrar samlet sett til å forbedre ulike selskaper.
Leverandørtillit
Leverandører vil ha større tillit til virksomheter som dokumenterer god praksis i PPR-rapporten sin. Hvis leverandørene ser dette underbygget av positive opplysninger, som en høy andel fakturaer betalt i tide, vil de føle seg tryggere på å investere i disse selskapene.
Fordi selskapsstatistikken er offentlig, er det dessuten mer sannsynlig at partnere i leverandørkjeden får betalt i tide. Dermed kan leverandører opprettholde en jevn kontantstrøm og bygge gode relasjoner til større virksomheter.
Markedsdisiplin
En annen fordel er at myndighetenes støtte motvirker dårlig betalingspraksis og fremmer god atferd for å ivareta selskapets omdømme.
Dårlig betalingspraksis og svake resultater kan føre til en konkurranseulempe. Hvis eksterne aktører ser dette, kan det ha en svært negativ innvirkning på den økonomiske situasjonen. Leverandører vil være mindre tilbøyelige til å samarbeide med og investere i slike selskaper på grunn av forsinkede betalinger.
Slik hjelper Cardflo med rapportering om betalingspraksis
Til tross for kompleksiteten i data om betalingsbehandling har Cardflo utviklet rapporteringssystemet sitt slik at det er enkelt og lett å forstå.
Med fullstendig analyse av risiko, tilbakeføringer og betalingsbehandling i ett oversiktlig kontrollpanel trenger rapportering om betalingspraksis aldri å være forvirrende igjen. Cardflos interne utviklingsteam kan til og med tilpasse rapporteringen spesielt for deg!
Kontakt oss i dag for å se hvordan vi kan hjelpe.
Automatisering av lovpålagte beregninger av nøkkeltall
For å overholde lovpålagte rapporteringskrav må brukersteder sammenstille betalingstidspunkter for hver seksmånedersperiode. Automatisert avstemming av hovedboken kryssjekker datoene da fakturaene ble mottatt, mot bankens bokføringslogger og kategoriserer transaksjonsdata nøyaktig i de obligatoriske nøkkeltallene:
- Gjennomsnittlig betalingstid for alle kvalifiserende leverandørkontrakter;
- Betalingsfordeling: andeler betalt innen 30 dager, 31 til 60 dager og 61 dager eller mer;
- Avtaleetterlevelse: andelen betalinger som ikke oppfyller avtalte vilkår.
For et brukersted som håndterer 5,000 inngående fakturaer per periode, erstatter denne arbeidsflyten feilutsatte beregninger i regneark og genererer forhåndskontrollerte datafiler som er klare til å lastes opp til den offentlige nettportalen før den lovpålagte fristen på 30 dager etter periodens slutt.
Revisjonsspor og oppfølging av tvister
Systemets arbeidsflyter registrerer også kvalitative data som kreves i lovpålagte redegjørelser. Tidsforløpet for betalingstvister overvåkes ved å registrere det nøyaktige tidspunktet en faktura markeres som bestridt, frem til endelig løsning, noe som gir nøyaktige nøkkeltall til redegjørelseskravene. Ved betalinger over landegrensene låser automatiserte valutalogger omregningskursene på den nøyaktige betalingsdatoen, slik at beregningene i pund mot britiske terskelverdier blir korrekte.
I tillegg lagrer uforanderlige digitale arkiver alle historiske datasett i minst seks år. Dette gir etterlevelsesansvarlige et uforanderlig revisjonsspor dersom departementet for næringsliv og handel ber om dokumentasjon på beregningen av nøkkeltallene eller kontroll av det underliggende regnskapet.
Slik effektiviserer du rapporteringen om betalingspraksis
Rapportering om betalingspraksis fremmer åpenhet og ansvarlighet blant store britiske selskaper, sikrer betaling i tide og fremmer rettferdig forretningspraksis.
Ved å fremheve god praksis og avdekke svake resultater oppmuntrer forskriften virksomheter til å forbedre betalingsprosessene sine, øke leverandørtilliten og styrke relasjoner på tvers av bransjer.
Cardflos intuitive rapporteringsverktøy forenkler etterlevelsen og gjør det enkelt for virksomheter å oppfylle forskriftskravene.
Konkrete tiltak for etterlevelse
For å effektivisere halvårlige innleveringer bør økonomiteam automatisere uttrekk av data direkte fra virksomhetens ressursplanleggingssystem (ERP) eller regnskapsprogram. Manuell registrering av fakturatidspunkter fører ofte til feil ved beregning av gjennomsnittlig betalingstid.
Strukturerte arbeidsflyter for leverandørgjeld (AP) sikrer at viktige nøkkeltall beregnes fortløpende før rapporteringsfristene:
- Automatisert kategorisering: Betalte fakturaer grupperes systematisk i de påkrevde intervallene (0 til 30 dager, 31 til 60 dager og 61+ dager) når betalingen gjennomføres.
- Oppfølging av tvister: Formelle betalingstvister registreres umiddelbart for å begrunne forsinkelser i behandlingen i den obligatoriske redegjørelsen.
- Godkjenning fra styret: Automatiske påminnelser planlegges 14 dager før innleveringsvinduet på 30 dager, slik at styret kan godkjenne rapporten før den lastes opp til den offentlige portalen.