Hva er rapportering av betalingspraksis?

Fra april 2017 innførte det britiske departementet for næringsliv, energi og industristrategi (BEIS) lovgivning som pålegger store selskaper og partnerskap med begrenset ansvar (LLP) å rapportere om betalingspraksis.

Hvert selskap og LLP som omfattes av regelverket, har plikt til å rapportere om betalingspolicyer, praksis og resultater hvert halvår.

Rapporteringskravet ble innført etter at mange uttrykte bekymring overfor myndighetene om de skadelige konsekvensene for tusenvis av selskaper som ikke fikk betalt i tide.

Hva er hovedmålene med rapportering av betalingspraksis?

Regelmessig rapportering har tre viktige hovedmål.  

1. Økt åpenhet blant store britiske selskaper er et hovedmål med rapportering av betalingspraksis (PPR). Når store virksomheter offentliggjør informasjon om betalingspraksisen sin, blir denne informasjonen lettere tilgjengelig for leverandører.
2. Offentliggjøring av betalingspraksis og resultater gjør selskapene ansvarlige for sine egne handlinger. Dette oppmuntrer dem til aktivt å ivareta omdømmet sitt, ta hensyn til konkurransen og forbedre betalingspraksisen og resultatene.
3. Små bedrifter rammes ofte hardest av forsinkede betalinger. Regelverket bidrar til å beskytte mindre virksomheter ved å oppmuntre større selskaper til å betale i tide, slik at andre virksomheter kan opprettholde en sunn kontantstrøm.

Hvem må rapportere om betalingspraksis?

Hvis du omfattes av disse kriteriene, har du flaks. Virksomheter som er i sitt første driftsår, eller som ikke er underlagt britisk lovgivning, trenger ikke å følge regelverket.

Reglene gjelder bare britiske selskaper og LLP-er (partnerskap med begrenset ansvar) som oppfyller minst to av de tre følgende kriteriene på de to siste balansedatoene:

• Årlig omsetning på over £36 millioner  
• Balansesum på over £18 millioner
• Over 250 ansatte

Selskaper som oppfyller kriteriene og overstiger terskelen for mellomstore selskaper, omtales som «kvalifiserte selskaper og LLP-er».

Hva med selskaper med datterselskaper (morselskaper)?

Selskaper med datterselskaper kalles morselskaper og følger litt andre kriterier.

Et morselskap kan ikke rapportere på konsernnivå. Hvert datterselskap regnes som en egen enhet, og PPR-rapporter utarbeides for hver enhet som overstiger terskelen ovenfor.

Et morselskap må rapportere hvis det oppfyller minst to av disse litt avvikende kriteriene:

• Årlig omsetning på over £43.2 millioner
• Balansesum på over £21.6 millioner
• Over 250 ansatte

Hvis en internasjonal virksomhet har et datterselskap i Storbritannia, må datterselskapet rapportere som en egen enhet. Det internasjonale morselskapet trenger ikke å gjøre det.

Hvor ofte rapporteres betalingspraksis?

Rapporteringen må gjennomføres hvert halvår. Det er to rapporteringsperioder i året, hver på seks måneder.

Fristene for halvårsrapportene avhenger av når selskapets regnskapsår begynner.

Hvis regnskapsåret for eksempel begynner 1. april 2024, varer den første rapporteringsperioden fra 1. april til 30. september 2024. Fristen for å offentliggjøre den første rapporten vil være 30. oktober 2024.

Rapportene skal leveres innen 30 dager etter hver seksmåneders rapporteringsperiode.

Hva må rapporteres?

For hver rapporteringsperiode kreves det spesifikk informasjon om betalingspraksis og resultater for kvalifiserte kontrakter.

Hva kjennetegner en kvalifisert kontrakt?

• Den er inngått mellom to eller flere virksomheter (dette er ikke begrenset til selskaper, men kan også omfatte offentlige organer og enkeltpersonforetak)
• Den har tilstrekkelig tilknytning til Storbritannia
• Den gjelder varer, tjenester og immaterielle eiendeler
• Den gjelder ikke finansielle tjenester

Du finner mer informasjon om dette her.

Hvordan rapporterer jeg om betalingspraksis?

Rapporteringen gjøres via en nettbasert offentlig portal, der rapporten offentliggjøres.

En PPR-rapport skal inneholde 3 grunnleggende elementer.

Statistikk  

• Gjennomsnittlig antall dager virksomheten brukte på å betale leverandører i rapporteringsperioden, regnet fra datoen fakturaen eller et annet varsel ble mottatt
• Prosentandelen av betalingene som ble utført i rapporteringsperioden, og som ble betalt innen 30 dager eller mindre, mellom 31 og 60 dager og innen 61 dager eller mer
• Prosentandelen av betalingene med forfall i rapporteringsperioden som ikke ble betalt innen avtalte frister.

Redegjørelse

• Virksomhetens standard betalingsvilkår, som må omfatte:
• Den avtalefestede standardfristen for betaling av fakturaer
• Maksimal avtalefestet betalingsfrist og eventuelle endringer i standard betalingsvilkår i rapporteringsperioden
• Hvordan leverandørene er varslet eller rådført om disse endringene

•  Virksomhetens prosess for å løse betalingstvister

Erklæringer

• Om leverandører tilbys elektronisk fakturering
• Om leverandørfinansiering er tilgjengelig for leverandørene
• Om virksomhetens praksis og policyer omfatter trekk i betalinger som et gebyr for å forbli på en leverandørliste, og om virksomheten har gjort dette i rapporteringsperioden
• Om virksomheten er tilsluttet en betalingskodeks, og navnet på kodeksen

Fordeler

Bedre praksis

Innføringen av dette regelverket fremmer rettferdig intern praksis, noe som bidrar til mer rettferdige forretningstransaksjoner på bransjenivå.

Data som samles inn fra hvert enkelt selskap, kan sammenlignes på tvers av en bransje for å identifisere hva som fungerer godt, og hvor det finnes forbedringsmuligheter. Dette kan også fremme konkurranse mellom konkurrenter om å forbedre praksisen etter at de har identifisert læringspunkter i sine egne PPR-rapporter.

Dette bidrar til å forbedre ulike selskaper samlet sett.  

Leverandørtillit

Leverandører får større tillit til virksomheter som kan vise til god praksis i PPR-rapporten sin. Hvis leverandører ser positive opplysninger, for eksempel at en høy prosentandel av fakturaene betales i tide, vil de føle seg tryggere på å investere i disse selskapene.

Fordi selskapsstatistikken er offentlig, er det dessuten mer sannsynlig at partnere i leverandørkjeden får betalt i tide. Dermed kan leverandørene opprettholde en stabil kontantstrøm, slik at det kan bygges gode relasjoner til større virksomheter.

Markedsdisiplin

En ytterligere fordel er at myndighetenes støtte motvirker dårlig betalingspraksis og gir insentiver til god atferd for å ivareta selskapets omdømme.

Dårlig betalingspraksis og svake resultater kan føre til en konkurranseulempe. Hvis eksterne aktører ser dette, kan det ha en betydelig negativ innvirkning på den økonomiske situasjonen. Leverandører blir mindre tilbøyelige til å samarbeide og investere med selskapene på grunn av forsinkede betalinger.

Slik hjelper Cardflo med rapportering av betalingspraksis

Til tross for kompleksiteten i data om betalingsbehandling har Cardflo utviklet rapporteringssystemet sitt slik at det er enkelt å bruke og forstå.

Med fullstendige analyser av risiko, tilbakeføringer og betalingsbehandling i ett brukervennlig kontrollpanel blir rapportering av betalingspraksis aldri forvirrende igjen. Cardflos eget utviklingsteam kan til og med skreddersy rapporteringen for deg!

Kontakt oss i dag for å se hvordan vi kan hjelpe.

Konklusjon

Rapportering av betalingspraksis fremmer åpenhet og ansvarlighet blant store britiske selskaper, sikrer betaling i tide og bidrar til rettferdig forretningspraksis.

Ved å fremheve god praksis og avdekke svake resultater oppmuntrer regelverket virksomheter til å forbedre betalingsprosessene sine, øke leverandørtilliten og styrke relasjoner på tvers av bransjer.

Cardflos intuitive rapporteringsverktøy gjør det enklere å overholde regelverket og hjelper virksomheter med å oppfylle myndighetskrav på en enkel måte.