Co je vykazování platebních postupů?
Ministerstvo pro podnikání, energetiku a průmyslovou strategii zavedlo právní předpisy, které velkým společnostem ve Spojeném království ukládají povinnost každých šest měsíců vykazovat výsledky v oblasti plateb.
Obchodní účty, akceptace plateb a kontrola zpětných zúčtování, přizpůsobené vašemu rizikovému profilu.
Od dubna 2017 zavedlo Ministerstvo pro podnikání, energetiku a průmyslovou strategii (BEIS) právní předpisy, které velkým společnostem a společnostem s ručením omezeným (LLP) ukládají povinnost vykazovat platební postupy.
Každá způsobilá společnost a LLP má povinnost každoročně každých šest měsíců vykazovat platební zásady, postupy a výsledky.
Požadavek na vykazování byl zaveden poté, co vláda obdržela řadu podnětů upozorňujících na škodlivé dopady na tisíce společností, kterým nebylo zaplaceno včas.
Jaké jsou hlavní cíle vykazování platebních postupů?
Pravidelné vykazování má tři důležité hlavní cíle.
- Zvýšení transparentnosti velkých společností ve Spojeném království je hlavním cílem vykazování platebních postupů (PPR). Když velké podniky zveřejňují informace o svých platebních postupech, jsou tyto informace pro dodavatele dostupnější.
- Zveřejňování jejich platebních postupů a výsledků znamená, že společnosti nesou odpovědnost za své jednání. To je vede k aktivní péči o vlastní pověst, zohledňování konkurence a zlepšování platebních postupů a výsledků.
- Opožděné platby často nejvíce postihují malé podniky. Toto nařízení pomáhá chránit menší podniky tím, že podporuje větší společnosti v placení včas, aby si ostatní podniky mohly udržet zdravý peněžní tok.
Standardizace náležité kontroly při zadávání zakázek
Kromě obecné odpovědnosti je důležitým praktickým cílem umožnit obchodním dodavatelům provádět strukturované posouzení rizik před uzavřením dodavatelských smluv. Standardizací ukazatelů do konkrétních pásem vykazování umožňuje toto nařízení pracovníkům úvěrové kontroly porovnávat odběratele se zavedenými rámci, jako je Kodex včasných plateb, který stanoví pro malé dodavatele cílovou lhůtu splatnosti 30 dnů.
Toto strukturované zveřejňování aktivně snižuje úvěrové riziko napříč dodavatelskými řetězci. Pokud například dodavatel zjistí, že potenciální odběratel hradí 35% faktur po více než 60 dnech, může upravit své obchodní podmínky požadavkem na zálohy, účtováním úroků podle právních předpisů o opožděných platbách nebo zahrnutím rezerv provozního kapitálu do svých cen.
Kdo musí vykazovat platební postupy?
Pokud splňujete tato kritéria, máte štěstí. Podniky, které jsou v prvním roce své činnosti nebo nepodléhají právním předpisům Spojeného království, nemusí toto nařízení dodržovat.
Tato pravidla se vztahují pouze na společnosti a LLP (společnosti s ručením omezeným) ve Spojeném království, které ke dvěma posledním rozvahovým dnům splňují alespoň dvě ze tří následujících podmínek.
- Roční obrat vyšší než £36 milionů
- Bilanční suma vyšší než £18 milionů
- Více než 250 zaměstnanců
Společnosti, které splňují tato kritéria a překračují prahovou hodnotu pro středně velké společnosti, se označují jako „způsobilé společnosti a LLP“.
A co společnosti s dceřinými společnostmi (mateřské společnosti)?
Společnosti s dceřinými společnostmi se označují jako mateřské společnosti a řídí se mírně odlišnými kritérii.
Mateřská společnost nemůže vykazovat na úrovni skupiny. Každá dceřiná společnost se považuje za samostatný subjekt a zprávy PPR se vypracovávají za každý subjekt, který překročí výše uvedenou prahovou hodnotu.
Mateřská společnost bude mít povinnost vykazovat, pokud splní alespoň dvě z těchto mírně odlišných podmínek:
- Roční obrat vyšší než £43.2 milionu
- Bilanční suma vyšší než £21.6 milionu
- Více než 250 zaměstnanců
Pokud má mezinárodní podnik dceřinou společnost ve Spojeném království, bude tato dceřiná společnost muset vykazovat jako samostatný subjekt. Mezinárodní mateřská společnost tuto povinnost mít nebude.
Jak často se vykazují platební postupy?
Vykazování musí probíhat dvakrát ročně. Každý rok zahrnuje dvě šestiměsíční vykazovací období.
Termíny pololetních zpráv závisí na tom, kdy začíná účetní rok vaší společnosti.
Pokud například váš účetní rok začíná 1. dubna 2024, první vykazovací období trvá od 1. dubna do 30. září 2024. Lhůta pro zveřejnění první zprávy by byla 30. října 2024.
Zprávy musí být předloženy do 30 dnů po skončení každého šestiměsíčního vykazovacího období.
Úpravy účetního období a sankce
Pokud společnost změní délku svého účetního roku, odpovídajícím způsobem se upraví lhůty pro vykazování. U zkrácených účetních období kratších než devět měsíců je vyžadována pouze jedna zpráva, která musí být předložena do 30 dnů po skončení období. U prodloužených období přesahujících 12 měsíců musí společnosti během upraveného časového rámce podat tři samostatné zprávy.
Nepředložení zprávy v požadované lhůtě je trestným činem stíhaným Ministerstvem pro podnikání a obchod. Mezi hlavní aspekty vymáhání patří:
- Pokuty bez horní hranice: Způsobilému podniku i jednotlivým členům vedení hrozí při odsouzení ve zkráceném řízení peněžité sankce.
- Zákonná obhajoba: Členové vedení nesou osobní odpovědnost, pokud neprokážou, že před uplynutím lhůty podnikli veškeré přiměřené kroky k zajištění souladu s předpisy.
Co je třeba vykazovat?
Za každé vykazovací období jsou vyžadovány konkrétní informace o platebních postupech a výsledcích u způsobilých smluv.
Jaké jsou rozhodující znaky způsobilé smlouvy?
- Je uzavřena mezi dvěma nebo více podnikatelskými subjekty, přičemž nemusí jít pouze o společnosti, ale také o subjekty veřejného sektoru a osoby samostatně výdělečně činné
- Má dostatečnou vazbu na Spojené království
- Týká se zboží, služeb a nehmotného majetku
- Netýká se finančních služeb
Lhůty pro podání a právní odpovědnost
Při sestavování údajů o ukazatelích se platební lhůty měří od přesného data, kdy podnik obdrží fakturu nebo jiné oznámení. Například faktura přijatá 1. června a uhrazená 1. července se zaznamená jako 30 dnů, takže spadá do pásma 30 dnů nebo méně. Platba uhrazená 2. července se přesune do pásma 31 až 60 dnů.
Konečné zprávy musí být prostřednictvím internetového vládního portálu předloženy do 30 kalendářních dnů od data skončení vykazovacího období. Nepředložení zprávy včas nebo zveřejnění nepravdivých či zavádějících tvrzení představuje trestný čin. Způsobilí členové vedení čelí individuálnímu trestnímu stíhání spolu s pokutami uloženými společnosti.
Jak se vykazují platební postupy?
Vykazování probíhá prostřednictvím internetového vládního portálu, na kterém je vaše zpráva veřejně zveřejněna.
Zpráva PPR musí obsahovat 3 základní prvky.
Statistické údaje
- Průměrný počet dnů potřebných k provedení plateb dodavatelům ve vykazovacím období, počítaný od data přijetí faktury nebo jiného oznámení
- Procentní podíl plateb provedených ve vykazovacím období, které byly uhrazeny do 30 dnů nebo méně, mezi 31 a 60 dny a za 61 dnů nebo déle
- Procentní podíl plateb splatných ve vykazovacím období, které nebyly uhrazeny ve sjednaných lhůtách.
Slovní popis
- Standardní platební podmínky podniku, které musí zahrnovat:
- Standardní smluvní lhůtu pro úhradu faktur
- Maximální smluvní platební lhůtu a veškeré změny standardních platebních podmínek během vykazovacího období
- Způsob, jakým byli dodavatelé o těchto změnách informováni nebo s nimi byly změny projednány
- Postup podniku pro řešení platebních sporů
Prohlášení
- Zda je dodavatelům nabízena elektronická fakturace
- Zda je dodavatelům k dispozici financování dodavatelského řetězce
- Zda postupy a zásady podniku zahrnují srážení částek z plateb jako poplatku za setrvání na seznamu dodavatelů a zda tak podnik ve vykazovacím období učinil
- Zda je podnik členem platebního kodexu, včetně názvu tohoto kodexu
Přínosy
Lepší postupy
Zavedení tohoto nařízení podporuje spravedlivé interní postupy, což vede k širší spravedlnosti obchodních transakcí na úrovni celého odvětví.
Shromážděné údaje jednotlivých společností lze porovnávat napříč odvětvím, aby bylo možné určit oblasti s dobrými výsledky i oblasti ke zlepšení. To může také podpořit soutěž mezi konkurenty ve zlepšování postupů poté, co ve vlastních zprávách PPR rozpoznají příležitosti k poučení.
To celkově pomáhá zlepšovat fungování různých společností.
Důvěra dodavatelů
Dodavatelé budou více důvěřovat společnostem, jejichž zpráva PPR prokazuje zdravé postupy. Pokud dodavatelé uvidí pozitivní informace, například vysoký podíl faktur placených včas, budou mít větší důvěru v investování do těchto společností.
Vzhledem k tomu, že statistiky společností jsou veřejné, je navíc pravděpodobnější, že partneři v dodavatelském řetězci obdrží platbu včas. Dodavatelé si tak mohou udržet plynulý peněžní tok a budovat pozitivní vztahy s většími podniky.
Tržní disciplína
Dalším přínosem je, že vládní podpora odrazuje od špatných platebních postupů a motivuje k řádnému jednání, které pomáhá udržovat dobrou pověst společnosti.
Špatné platební postupy a výsledky mohou vést ke konkurenční nevýhodě. Pokud se o nich dozvědí externí subjekty, mohou mít výrazný negativní dopad na finanční zdraví. Opožděné platby odrazují dodavatele od spolupráce s těmito společnostmi a od investic do nich.
Jak Cardflo pomáhá s vykazováním platebních postupů
Navzdory složitosti údajů o zpracování plateb vytvořila Cardflo svůj systém vykazování tak, aby byl snadno použitelný a srozumitelný.
Díky kompletním analýzám rizik, zpětných zúčtování a zpracování na jednom přehledném panelu již vykazování platebních postupů nebude nepřehledné. Interní vývojový tým společnosti Cardflo vám dokonce může přizpůsobit vykazování přesně podle vašich potřeb!
Kontaktujte nás ještě dnes a zjistěte, jak vám můžeme pomoci.
Automatizace výpočtů zákonných ukazatelů
Aby obchodníci splnili zákonné povinnosti vykazování, musí za každé šestiměsíční období souhrnně zpracovat časové údaje o platbách. Automatizované odsouhlasení účetních knih porovnává data přijetí faktur se záznamy o zúčtování bankou a přesně zařazuje údaje o transakcích do povinných ukazatelů:
- Průměrná doba úhrady u všech způsobilých dodavatelských smluv;
- Rozložení plateb: procentní podíly uhrazené do 30 dnů, za 31 až 60 dnů a za 61 dnů či déle;
- Dodržení smluvních podmínek: procentní podíl plateb, které nebyly provedeny ve sjednaných lhůtách.
U obchodníka, který za jedno období zpracovává 5,000 přijatých faktur, nahrazuje tento pracovní postup chybové výpočty v tabulkách a vytváří předem ověřené datové soubory připravené k nahrání na vládní internetový portál před uplynutím zákonné lhůty 30 dnů po skončení období.
Auditní stopy a sledování sporů
Systémové pracovní postupy rovněž zachycují kvalitativní údaje vyžadované pro zákonné slovní popisy. Časový průběh platebních sporů se sleduje zaznamenáváním přesného času od označení faktury za spornou až po konečné vyřešení, čímž vznikají přesné ukazatele pro požadavky na slovní popis. U přeshraničních plateb automatizované devizové záznamy pevně zaznamenávají přepočítací kurzy k přesnému datu vypořádání, a zajišťují tak přesné výpočty v librách vůči prahovým hodnotám Spojeného království.
Neměnné digitální archivy navíc uchovávají každý historický soubor údajů po dobu nejméně šesti let. Pracovníkům odpovědným za soulad s předpisy tak poskytují neměnnou auditní stopu pro případ, že by Ministerstvo pro podnikání a obchod požadovalo doklady o výpočtech ukazatelů nebo ověření podkladové účetní knihy.
Jak zefektivnit vykazování vašich platebních postupů
Vykazování platebních postupů podporuje transparentnost a odpovědnost velkých společností ve Spojeném království, zajišťuje včasné platby a prosazuje spravedlivé obchodní postupy.
Zdůrazňováním pozitivních postupů a odhalováním špatných výsledků motivuje toto nařízení podniky ke zlepšování platebních procesů, posiluje důvěru dodavatelů a upevňuje vztahy napříč odvětvími.
Intuitivní nástroje společnosti Cardflo pro vykazování zjednodušují dodržování předpisů a umožňují podnikům snadno plnit regulatorní požadavky.
Praktické kroky k dodržování předpisů
Pro zefektivnění pololetních podání by finanční týmy měly automatizovat získávání údajů přímo ze svého systému plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo účetního programu. Ruční sledování časových údajů faktur často vede k chybám při výpočtu průměrné doby úhrady.
Zavedení strukturovaných pracovních postupů pro závazky (AP) zajišťuje, že se základní ukazatele průběžně vypočítávají před lhůtami pro vykazování:
- Automatizované zařazování: Při úhradě systematicky seskupujte zaplacené faktury do požadovaných pásem (0 až 30 dnů, 31 až 60 dnů a 61+ dnů).
- Sledování sporů: Okamžitě zaznamenávejte formální platební spory, abyste mohli v povinné části se slovním popisem odůvodnit prodlevy při zpracování.
- Schválení členem vedení: Naplánujte automatické upomínky 14 dnů před začátkem 30denní lhůty pro podání, aby bylo možné získat schválení na úrovni vedení před nahráním na vládní portál.
