Wat zijn merchant accounts? Hoe werken ze?

Een merchant account is een gespecialiseerde zakelijke rekening waarmee bedrijven elektronische betalingen kunnen accepteren, voornamelijk via creditcards en betaalpassen.  Deze rekening vormt een belangrijke schakel tussen de ondernemer en de bank van de klant, zodat transacties veilig worden geautoriseerd en vereffend.

Of u nu een webwinkel of een dienstverlenend bedrijf hebt, een speciaal merchant account kan essentieel zijn om betalingen te stroomlijnen en de cashflow te verbeteren.

Hoe werken merchant accounts?

Wanneer een klant een betaling doet, worden de gelden op het merchant account aangehouden voordat ze naar de primaire zakelijke bankrekening worden overgemaakt.

Dit proces waarborgt dat alle transacties worden geverifieerd en aan de beveiligingsnormen voldoen, waardoor het risico op fraude en chargebacks bij betalingen met een betaalpas afneemt.

De klant doet een aankoop

Het betalingsproces begint wanneer een klant ervoor kiest om een product of dienst met een creditcard of betaalpas te kopen. Dit kan op verschillende manieren:

Transacties in de winkel

De klant houdt de kaart tegen een betaalautomaat, haalt deze erdoorheen of steekt deze in een kassasysteem (POS) of kaartlezer. Ook kunnen contactloze betalingen via mobiele wallets zoals Apple Pay of Google Pay worden gebruikt.

Online transacties

De klant voert de kaartgegevens in op een afrekenformulier van een e-commercewebsite of app. Payment gateways versleutelen deze informatie om een veilige overdracht te waarborgen.

Postorder-/telefonische (MOTO-)transacties

De klant verstrekt de kaartgegevens telefonisch of via een postorderformulier, waarna de merchant deze handmatig in een virtuele terminal invoert.

Transactieautorisatie

Nadat de aankoopaanvraag is gestart, verzendt de payment gateway van de merchant de transactiegegevens veilig naar de acquirer (de aanbieder van het merchant account).

Deze stuurt de aanvraag vervolgens door naar het relevante kaartnetwerk (bijv. Visa, Mastercard, American Express).

Het kaartnetwerk verwerkt de aanvraag en stuurt deze naar de issuer. De issuer beoordeelt of de transactie moet worden goedgekeurd of geweigerd.

Goedkeuring of weigering

De bank van de klant controleert of er voldoende saldo is en beoordeelt de veiligheidsrisico's.

Bij goedkeuring wordt de transactie voortgezet. Bij weigering (vanwege onvoldoende saldo, een vermoeden van fraude of onjuiste gegevens) worden de betaalgegevens van de klant afgewezen.

Vereffening van de transactie

Zodra de transactie is goedgekeurd, begint het vereffeningsproces.

De issuer maakt dan het transactiebedrag over naar de acquirer van de merchant (de aanbieder van het merchant account).

Deze gelden worden echter nog niet rechtstreeks op de bankrekening van de merchant bijgeschreven. In plaats daarvan worden ze tijdelijk op het merchant account aangehouden totdat de transactie volledig is verwerkt.

Deze tijdelijke aanhoudingsperiode maakt fraudecontroles, het voorkomen van chargebacks en de efficiënte batchverwerking van meerdere transacties mogelijk.

Voltooiing van de betaling

Na een korte vereffeningsperiode (doorgaans 1–3 werkdagen) worden de gelden van het merchant account naar de reguliere zakelijke bankrekening overgemaakt.

Hiermee is het betalingsproces voltooid en heeft de merchant toegang tot de opbrengst van de verkoop.

Hoe lang het duurt voordat de gelden op de bankrekening van de merchant staan, hangt af van de betalingsaanbieder, het risicoprofiel van de merchant en de voorwaarden van de overeenkomst met de acquirer.

Soorten merchant accounts

Een bedrijf heeft niet altijd een eigen traditioneel merchant account nodig om betalingen te accepteren. Het is echter belangrijk om de verschillende beschikbare soorten te begrijpen.  

Merchant accounts voor winkels

Deze zijn afgestemd op bedrijven met fysieke winkels die POS-systemen gebruiken.

De accounts ondersteunen chip-en-pin-, contactloze en magneetstripbetalingen. Ze bieden lagere transactiekosten vanwege het geringere frauderisico bij fysieke transacties.

Merchant accounts voor e-commerce

Deze zijn essentieel voor onlinebedrijven die betalingen via websites en mobiele apps accepteren.

Deze accounts moeten met een payment gateway worden geïntegreerd om veilige transacties te waarborgen.

Omdat onlinebetalingen gevoeliger zijn voor fraude, omvatten ze doorgaans uitgebreidere beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling en tools voor fraudedetectie.

MOTO-merchant accounts (postorder/telefonische bestelling)

Deze worden gebruikt door bedrijven die betalingen via telefoon of postorder verwerken. Deze accounts maken gebruik van virtuele terminals, waarin merchants handmatig kaartgegevens invoeren om transacties te voltooien.

Dit type account wordt veel gebruikt door callcenters en postorderbedrijven.

Merchant accounts voor hoogrisicobedrijven

Deze zijn bedoeld voor sectoren met hogere chargebackpercentages of regelgevingsrisico's, zoals reisdiensten en bedrijven met abonnementsmodellen.

Vanwege het hogere risico brengen deze accounts vaak hogere transactiekosten met zich mee en moeten bedrijven mogelijk een doorlopende reserve aanhouden als financiële bescherming.

Geaggregeerde merchant accounts

Deze worden aangeboden door externe betalingsfacilitators zoals PayPal en Square. In plaats van een eigen merchant account te openen, delen bedrijven een gezamenlijke rekening bij de betalingsdienstaanbieder.

Deze optie biedt een snelle inrichting en minimale vereisten, maar merchants hebben minder controle over het transactiebeleid en hun account kan worden geblokkeerd als verdachte activiteiten worden gedetecteerd.

Wie heeft een merchant account nodig?

Elk bedrijf dat creditcardbetalingen wil accepteren, heeft een merchant account nodig. Dit omvat:

1. E-commercebedrijven die producten en diensten online verkopen.
2. Retailbedrijven met fysieke winkels die kaartbetalingen accepteren.
3. Dienstverleners (bijv. consultants en freelancers) die klanten factureren.
4. Bedrijven met abonnementsmodellen die terugkerende betalingen innen.
5. Non-profitorganisaties en goede doelen die online donaties accepteren.

Zonder een mobiel merchant account zouden bedrijven echter beperkt zijn tot contant geld of bankoverschrijvingen, waardoor de betaalflexibiliteit en het gemak voor klanten afnemen.

Voordelen van een merchant account

Een traditioneel merchant account biedt verschillende voordelen:

• Meerdere betaalmethoden accepteren – Verwerk en accepteer creditcards, betaalpassen en digitale wallets.
• Snellere betalingsverwerking – Gelden worden sneller ontvangen dan bij traditionele bankoverschrijvingen.
• Meer omzet & gemak voor klanten – Maakt soepele transacties voor klanten mogelijk.
• Beveiliging & fraudebescherming – Transacties worden geauthenticeerd en op fraude gecontroleerd.
• Beter cashflowbeheer – Voorspelbare bijschrijvingen helpen bedrijven hun financiën efficiënt te beheren.

Hoe krijgt u een merchant account?

Om een merchant account te verkrijgen, moet u een aantal stappen doorlopen.

Kies een aanbieder

De eerste stap is het selecteren van de juiste aanbieder van merchant services.

Sommige aanbieders bieden gebundelde oplossingen voor betalingsverwerking, waaronder payment gateways en fraudebescherming, terwijl andere afzonderlijke integraties vereisen.

Bedrijven moeten ook overwegen of ze een binnenlands of internationaal merchant account nodig hebben, afhankelijk van hun doelmarkt.

Online aanvragen

Nadat een aanbieder is gekozen, moeten bedrijven online een aanvraag indienen.

Hiervoor moeten doorgaans essentiële bedrijfsgegevens worden verstrekt, waaronder bedrijfsregistratiedocumenten, bankgegevens, de verwerkingshistorie en het geschatte transactievolume.

Aanbieders kunnen ook informatie vragen over de aard van het bedrijf, aangezien sommige sectoren als risicovoller worden beschouwd en mogelijk aanvullende verificatie vereisen.

Risicobeoordeling doorlopen

Na het indienen van een aanvraag beoordeelt de aanbieder van het merchant account het risiconiveau van het bedrijf.

Deze beoordeling omvat een controle van de financiële stabiliteit, de sector, de chargebackhistorie en de naleving van beveiligingsvoorschriften.

Goedkeuring & inrichting

Na goedkeuring kunnen bedrijven hun merchant account met een payment gateway integreren om betalingen te gaan verwerken. De aanbieder begeleidt merchants bij het instellen van hun POS-systeem, de afrekenpagina van hun website of de virtuele terminal.

Door transacties te testen, wordt gewaarborgd dat betalingen correct worden verwerkt voordat alle activiteiten van start gaan.

In deze fase kunnen bedrijven indien nodig ook fraudebeschermingsmaatregelen, opties voor terugkerende facturering en betalingen in meerdere valuta instellen.

Wat zijn de kosten van een merchant account?

De kosten van merchant accounts variëren per aanbieder van merchant services en type bedrijf. Veelvoorkomende kosten zijn:

• Transactiekosten: Per transactie in rekening gebrachte verwerkingskosten (bijv. 1.5% – 3% van het transactiebedrag.) Sommige aanbieders rekenen een vast bedrag per transactie, terwijl andere een op percentages gebaseerde kostenstructuur hanteren.
• Maandelijkse kosten: Sommige aanbieders brengen een vast maandelijks servicetarief in rekening.
• Inrichtingskosten : Eenmalige kosten voor de registratie van het account.
• Chargebackkosten: Aanvullende kosten als een klant een transactie betwist.

Is een merchant account hetzelfde als een zakelijke bankrekening?

Een merchant account en een zakelijke bankrekening dienen verschillende doeleinden.

Een merchant account is een tijdelijke tussenrekening waarop gelden uit kaarttransacties worden aangehouden voordat ze naar de primaire rekening van het bedrijf worden overgemaakt.

Een zakelijke bankrekening is daarentegen de rekening waarop bedrijven hun gelden bewaren en beheren voor operationele uitgaven en financiële transacties. In tegenstelling tot een merchant account verwerkt deze rekening geen betalingen.

Een bedrijf moet een merchant account hebben als het elektronische betalingen met creditcards en betaalpassen wil accepteren. De uiteindelijke verkoopopbrengsten worden echter altijd op de zakelijke bankrekening gestort.

Wat is een internationaal merchant account?

Met een internationaal merchant account kunnen bedrijven betalingen in meerdere valuta accepteren van klanten over de hele wereld. Dit type account is ideaal voor:

• Wereldwijde e-commercebedrijven die internationaal producten of diensten verkopen.
• Bedrijven die betalingen in meerdere valuta nodig hebben, zoals bedrijven die actief zijn op markten in USD, GBP, EUR of andere buitenlandse markten.
• Bedrijven die naar nieuwe regio's uitbreiden en kosten voor valutaconversie en afwijzingen van transacties willen verminderen.

Internationale merchant accounts bieden vaak ondersteuning voor meerdere valuta, wereldwijde tools voor fraudepreventie en samenwerkingen met lokale acquirers om de goedkeuringspercentages van betalingen te verhogen.

Hoe kiest u een aanbieder van merchant accounts?

Bedrijven moeten rekening houden met:

Transactiekosten & tarieven

Aanbieders hanteren verschillende transactiekosten, maandelijkse kosten en verborgen toeslagen.

Bedrijven moeten modellen met vaste en gedifferentieerde tarieven vergelijken om de voordeligste oplossing te vinden.

Integratie & compatibiliteit

Het is belangrijk om te waarborgen dat de aanbieder naadloos integreert met bestaande e-commerceplatforms (bijv. Shopify) of POS-systemen.

Compatibiliteit met mobiele betaalapps en facturatiesoftware is ook gunstig.

Beveiliging & fraudebescherming

Bedrijven moeten aanbieders kiezen die PCI DSS-compliant zijn en tools voor fraudepreventie bieden. Deze functies helpen beschermen tegen datalekken en frauduleuze transacties.

Klantenservice

Betrouwbare 24/7-klantenservice is essentieel om betalingsproblemen snel op te lossen. Aanbieders met livechat en een vaste accountmanager kunnen betere ondersteuning bieden.

Contractvoorwaarden

Sommige aanbieders vereisen langlopende contracten met kosten voor vroegtijdige beëindiging, terwijl andere maandelijkse abonnementen aanbieden.

Eenvoudig betalen met Cardflo

Cardflo vereenvoudigt de betalingsverwerking met naadloze online integraties van merchant accounts voor bedrijven van elke omvang. Onze betaaloplossingen bieden ook:

• Snelle & veilige transacties met realtime autorisatie.
• Ondersteuning voor meerdere valuta voor wereldwijde betalingen.
• Aanpasbare integraties voor e-commerce-, retail- en abonnementsbedrijven.
• Geavanceerde fraudebescherming om uw transacties te beveiligen.
• Transparante tarieven zonder verborgen kosten.

Of u nu net begint of op zoek bent naar een betere oplossing voor betalingsverwerking, Cardflo helpt bedrijven om betalingen efficiënt en veilig te accepteren. Zet de eerste stap naar betere betalingen met Cardfo.