甚麼是付款慣例報告？
英國商業、能源及工業策略部推出法例，規定英國大型公司每六個月申報一次付款表現。此規定提高供應商付款方面的透明度和問責性，並透過鼓勵大型企業維持聲譽及改善內部付款慣例，保障小型企業免受逾期付款影響。
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自2017年4月起，英國商業、能源及工業策略部（BEIS）推出法例，規定大型公司及有限責任合夥企業（LLP）申報付款慣例。
每間符合資格的公司及有限責任合夥企業均有責任每年分兩次申報付款政策、慣例及表現。
政府收到多方關注，指出數以千計公司因未能準時收款而遭受負面影響，因此推出有關申報規定。
付款慣例報告的主要目標是甚麼？
定期申報有三項重要目標。
- 提高英國大型公司的透明度，是付款慣例報告（PPR）的首要目標。大型企業公開其付款慣例資料，讓供應商更容易查閱。
- 公開付款慣例及表現，意味公司須為自身行為負責。這促使公司積極維持聲譽、考慮市場競爭，並提供誘因改善付款慣例及表現。
- 小型企業往往最受逾期付款影響。此規例鼓勵大型公司準時付款，有助保障小型企業，讓其他企業維持穩健現金流。
統一採購盡職審查
除了廣泛的問責要求外，另一項重要的實際目標，是讓商業供應商在訂立供應協議前進行有系統的風險評估。規例將指標劃分為特定申報組別並加以統一，讓信貸控制人員可依據準時付款守則等既定框架評核買方。該守則規定向小型供應商付款的目標期限為30日。
這種有系統的披露方式，能主動減低供應鏈各環節的信貸風險承擔。例如，若供應商發現潛在買方有35%的發票在超過60日後才付款，便可調整商業條款，例如要求預繳按金、根據逾期付款法例收取利息，或在定價中加入營運資金緩衝。
哪些公司需要提交付款慣例報告？
如果貴公司符合以下情況，則毋須擔心。營運首年的企業，或不受英國法例規管的企業，均毋須遵守此規例。
只有在最近兩個資產負債表結算日，符合以下三項條件中至少兩項的英國公司及有限責任合夥企業，才受這些規則約束。
- 年度營業額超過£36 million
- 資產負債表總額超過£18 million
- 僱員超過250人
符合條件並超過中型公司門檻的公司，稱為「符合資格的公司及有限責任合夥企業」。
設有附屬公司的公司，即母公司，情況如何？
設有附屬公司的公司稱為母公司，須遵循略有不同的條件。
母公司不得按集團層面申報。每間附屬公司均視為獨立實體，如超過上述門檻，便須按實體分別提交付款慣例報告。
母公司如符合以下略有不同的條件中至少兩項，便須作出申報：
- 年度營業額超過£43.2 million
- 資產負債表總額超過£21.6 million
- 僱員超過250人
如國際企業在英國設有附屬公司，該附屬公司須以獨立實體身分申報，國際母公司則毋須申報。
付款慣例報告須多久提交一次？
報告必須每半年提交一次，每個申報期為六個月。
半年報告的到期時間，取決於貴公司的財政年度開始日期。
例如，如果貴公司的財政年度由2024年4月1日開始，首個申報期便由2024年4月1日至9月30日，首份報告的公布期限為2024年10月30日。
報告須在每個六個月申報期結束後30日內提交。
會計期間調整及罰則
如公司更改財政年度長度，申報期限亦會相應調整。會計期間縮短至少於九個月時，只須提交一份報告，期限為該期間結束後30日。期間延長至超過12個月時，公司則須在經修訂的期間內分別提交三份報告。
未有在規定期限內提交報告屬刑事罪行，由英國商業及貿易部提出檢控。主要執法事項包括：
- 不限額罰款：符合資格的企業及個別董事經簡易程序定罪後，均可被判處罰款。
- 法定免責辯護：除非董事證明其在期限前已採取一切合理步驟確保合規，否則須承擔個人法律責任。
需要申報哪些資料？
每個申報期均須提供符合資格合約的付款慣例及表現相關特定資料。
符合資格的合約須具備哪些條件？
- 由兩間或以上企業訂立，範圍不限於公司，亦可包括公營機構及獨資經營者
- 與英國有充分關聯
- 涉及貨品、服務及無形財產的合約
- 不涉及金融服務
提交期限及法律責任
編製指標數據時，付款期由企業實際收到發票或其他通知的日期起計。例如，6月1日收到並於7月1日付款的發票，會記錄為30日，歸入30日或以下組別。於7月2日付款，則會歸入31至60日組別。
最終報告必須在申報期結束日期後30個曆日內，經政府網上平台提交。未能準時提交報告，或公布虛假或具誤導性的陳述，均構成刑事罪行。除公司被罰款外，符合資格公司的董事亦可被個別檢控。
如何提交付款慣例報告？
報告經政府網上平台提交，並在該平台公開發布。
付款慣例報告須包括3項基本內容。
統計數據
- 在申報期內，由收到發票或其他通知之日起計，向供應商付款所需的平均日數
- 申報期內，在30日或以下、31至60日及61日或以上完成的付款百分比
- 申報期內到期但未有按協定條款付款的款項百分比。
說明資料
- 企業的標準付款條款，當中必須包括：
- 合約訂明支付發票款項的標準期限
- 最長合約付款期，以及申報期內標準付款條款的任何變更
- 如何通知供應商有關變更，或就變更諮詢供應商
- 企業處理付款爭議的程序
聲明
- 有否向供應商提供電子發票安排
- 供應商能否使用供應鏈融資
- 企業的慣例及政策有否涵蓋從付款中扣除款項，作為保留在供應商名單上的費用，以及企業在申報期內有否作出此類扣款
- 企業是否參與付款守則，以及該守則的名稱
好處
改善慣例
實施此規例可鼓勵企業內部採取公平慣例，進而在整個行業層面提升商業交易的公平性。
所收集的個別公司數據可在業內比較，以識別表現良好及有待改善之處。企業從自身付款慣例報告中汲取經驗後，亦可推動競爭對手之間互相競爭，以改善各自的慣例。
從而協助不同公司整體提升表現。
供應商信心
如付款慣例報告顯示企業具備穩健慣例，供應商對其信心便會提高。如果供應商看到正面資料，例如大部分發票均準時付款，便會更有信心投資相關公司。
此外，由於公司統計數據公開，供應鏈合作夥伴更有可能準時收到款項。這讓供應商可維持暢順的現金流，並與大型企業建立良好關係。
市場紀律
另一項好處是，政府支持可遏止不良付款慣例，並鼓勵企業保持良好行為，以維護自身聲譽。
不良付款慣例及表現可能導致競爭劣勢。如外界得悉有關情況，公司的財務狀況可能受到嚴重負面影響。逾期付款亦會令供應商不願與其合作及投資。
Cardflo如何協助處理付款慣例報告
儘管付款處理數據相當複雜，Cardflo建立的報告系統仍能讓操作變得輕鬆簡便，資料亦易於理解。
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自動計算法定指標
為符合每項法定申報規定，商戶必須匯總每個六個月期間內的付款時間標記。自動帳簿對帳會將發票收取日期與銀行結算紀錄互相比對，準確地把交易數據分類為以下強制指標：
- 所有符合資格的供應商合約之平均付款時間；
- 付款分布：在30日內、31至60日及61日或以上完成的付款百分比；
- 合約合規情況：未有符合協定條款的付款百分比。
對於每個申報期管理5,000張應付帳款發票的商戶，此工作流程可取代容易出錯的試算表計算方式，產生經預先驗證的數據檔案，以便在法定的申報期後30日期限前，上載至政府網上平台。
審計紀錄及爭議追蹤
系統工作流程亦會擷取法定說明披露所需的質化數據。系統會記錄發票被標示為有爭議，直至最終解決為止的精確時間標記，藉此監察付款爭議時序，並就說明要求產生準確指標。就跨境付款而言，自動外匯紀錄會鎖定實際結算日的兌換率，確保按英國門檻上限換算英鎊時準確無誤。
此外，不可修改的數碼檔案庫會將每組歷史數據保存至少六年。如英國商業及貿易部要求提供指標計算證明或核實相關帳簿，這可為合規人員提供不可竄改的審計紀錄。
如何簡化付款慣例報告流程
付款慣例報告有助提升英國大型公司的透明度和問責性，確保準時付款，並推動公平的商業慣例。
透過彰顯良好慣例及揭示欠佳表現，此規例鼓勵企業改善付款流程，增強供應商信心，並鞏固各行業之間的關係。
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合規實行步驟
為簡化每半年一次的提交程序，財務團隊應直接從企業資源規劃（ERP）或會計軟件自動擷取數據。以人手追蹤發票時間標記，往往會導致平均付款時間的計算出錯。
建立有系統的應付帳款（AP）工作流程，可確保在申報期限前持續計算必要指標：
- 自動分類：付款後，系統會自動把已付發票歸入所需組別，即0至30日、31至60日及61日或以上。
- 爭議追蹤：正式付款爭議一經提出便立即記錄，以便在強制說明部分交代付款處理延誤的原因。
- 董事批准：在30日提交期限前14日設定自動提示，讓董事會可在資料上載至政府平台前完成審批。