Какво представлява отчитането на платежните практики?

От април 2017 г. Министерството на бизнеса, енергетиката и индустриалната стратегия (BEIS) въведе законодателство, което задължава големите компании и дружествата с ограничена отговорност (LLP) да отчитат платежните си практики.

Всяка отговаряща на условията компания и LLP е длъжна да отчита своите платежни политики, практики и резултати на всеки шест месеца.

Изискването за отчитане беше въведено, след като до правителството достигнаха множество опасения относно неблагоприятните последици за хиляди компании от това, че не получават плащанията си навреме.

Какви са основните цели на отчитането на платежните практики?

Редовното отчитане има три основни цели.  

1. Повишаването на прозрачността на големите компании в Обединеното кралство е основна цел на отчитането на платежните практики (PPR). Публикуването на информация за платежните практики от големите предприятия ги прави по-достъпни за доставчиците.
2. Публичността на платежните практики и резултати означава, че компаниите носят отговорност за собствените си действия. Това ги насърчава активно да поддържат репутацията си, да отчитат конкуренцията и им дава стимул да подобряват платежните си практики и резултати.
3. Малките предприятия често са най-силно засегнати от просрочените плащания. Тази нормативна уредба помага за защитата на по-малките предприятия, като насърчава големите компании да плащат навреме, така че останалите предприятия да могат да поддържат стабилен паричен поток.

Кой трябва да отчита платежните си практики?

Ако попадате в тази категория, имате късмет. Предприятията, които са в първата си година на дейност или не попадат под юрисдикцията на Обединеното кралство, не са длъжни да спазват тази нормативна уредба.

Тези правила се прилагат само за компании и LLP (дружества с ограничена отговорност) в Обединеното кралство, които към последните две дати на баланса си отговарят на поне два от следните три критерия.

• Годишен оборот над £36 милиона  
• Балансова стойност на активите над £18 милиона
• Над 250 служители

Компаниите, които отговарят на критериите и надхвърлят прага за средно предприятие, се наричат „отговарящи на условията компании и LLP“.

А какво важи за компаниите с дъщерни дружества (компании майки)?

Компаниите с дъщерни дружества се наричат компании майки и за тях се прилагат малко по-различни критерии.

Компанията майка не може да отчита на групово ниво. Всяко дъщерно дружество се счита за отделен субект и за него се изготвя отделен PPR отчет, ако надхвърля посочените по-горе прагове.

Компанията майка ще бъде задължена да отчита, ако отговаря на поне два от следните малко по-различни критерии:

• Годишен оборот над £43.2 милиона
• Балансова стойност на активите над £21.6 милиона
• Над 250 служители

Ако международно предприятие има дъщерно дружество в Обединеното кралство, то трябва да отчита като отделен субект. Международната компания майка няма да бъде задължена да го прави.

Колко често се извършва отчитането на платежните практики?

Отчитането трябва да се извършва два пъти годишно. Има два отчетни периода, всеки с продължителност шест месеца.

Сроковете за подаване на двата годишни отчета зависят от началото на финансовата година на вашата компания.

Например, ако финансовата ви година започва на 1 април 2024 г., първият отчетен период обхваща времето от 1 април до 30 септември 2024 г. Крайният срок за публикуване на първия отчет ще бъде 30 октомври 2024 г.

Отчетите трябва да бъдат подадени в рамките на 30 дни след края на всеки шестмесечен отчетен период.

Какво трябва да се отчита?

За всеки отчетен период се изисква конкретна информация относно платежните практики и резултати по отговарящите на условията договори.

На какви критерии трябва да отговаря един договор?

• Да бъде сключен между две или повече предприятия (това не се ограничава само до компании, а може да включва и органи от публичния сектор и еднолични търговци)
• Да е в достатъчна степен свързан с Обединеното кралство
• Да се отнася до стоки, услуги и нематериално имущество
• Да не се отнася до финансови услуги

Повече информация по темата можете да намерите тук.

Как да отчета платежните практики?

Отчитането се извършва чрез уеб базиран правителствен портал, където отчетът ви се публикува публично.

Всеки PPR отчет трябва да съдържа 3 основни елемента.

Статистически данни  

• Средният брой дни за извършване на плащания към доставчици през отчетния период, считано от датата на получаване на фактурата или друго уведомление
• Процентът на извършените през отчетния период плащания, които са платени в рамките на 30 дни или по-малко, между 31 и 60 дни и за 61 дни или повече
• Процентът на дължимите през отчетния период плащания, които не са извършени в договорените срокове.

Описателна информация

• Стандартните условия за плащане на предприятието, които трябва да включват:
• Стандартния договорен срок за плащане на фактури
• Максималния договорен срок за плащане и всички промени в стандартните условия за плащане през отчетния период
• Как доставчиците са били уведомени или консултирани относно тези промени

•  Процедурата на предприятието за разрешаване на спорове по плащания

Декларации

• Дали на доставчиците се предлага електронно фактуриране
• Дали доставчиците имат достъп до финансиране на веригата на доставки
• Дали практиките и политиките на предприятието предвиждат удържане на суми от плащанията като такса за оставане в списъка с доставчици и дали това е правено през отчетния период
• Дали предприятието е страна по кодекс за плащанията и как се нарича този кодекс

Ползи

Подобрени практики

Прилагането на тази нормативна уредба насърчава справедливите вътрешни практики, което води до по-голяма справедливост при бизнес сделките на отраслово равнище.

Събраните данни за отделните компании могат да се сравняват в рамките на даден отрасъл, за да се установят добрите страни и областите за подобрение. Това може също да насърчи конкуренцията между пазарните участници за усъвършенстване на практиките им, след като открият възможности за развитие в собствените си PPR отчети.

Така се подпомага цялостното подобряване на дейността на различни компании.  

Доверие на доставчиците

Доставчиците ще имат по-голямо доверие на компаниите, чиито PPR отчети показват добри практики. Ако видят положителни данни, като например висок процент фактури, платени навреме, те ще бъдат по-уверени да инвестират в тези компании.

Освен това, тъй като статистическите данни на компаниите са публични, е по-вероятно партньорите по веригата на доставки да получават плащанията си навреме. Така доставчиците могат да поддържат безпроблемен паричен поток и да изграждат положителни взаимоотношения с по-големите предприятия.

Пазарна дисциплина

Допълнителна полза е, че подкрепата на правителството възпира лошите платежни практики и стимулира доброто поведение с цел запазване на репутацията на компанията.

Лошите платежни практики и резултати могат да доведат до конкурентно неблагоприятно положение. Ако външните заинтересовани страни видят това, последиците за финансовото състояние могат да бъдат сериозни. Просрочените плащания обезкуражават доставчиците да работят и инвестират с такива компании.

Как Cardflo помага при отчитането на платежните практики

Въпреки сложността на данните за обработка на плащания, Cardflo е изградил своята система за отчитане така, че тя да бъде лесна за използване и разбиране.

С пълен набор от анализи на риска, оспорените плащания и обработката в едно лесно за разбиране табло отчитането на платежните практики вече няма да бъде объркващо. Вътрешният екип за разработка на Cardflo дори може да персонализира отчетите специално за вас!

Свържете се с нас още днес, за да разберете как можем да ви помогнем.

Заключение

Отчитането на платежните практики насърчава прозрачността и отчетността сред големите компании в Обединеното кралство, като гарантира навременни плащания и подпомага справедливите бизнес практики.

Като откроява добрите практики и разкрива слабите резултати, нормативната уредба насърчава предприятията да подобряват платежните си процеси, повишава доверието на доставчиците и укрепва взаимоотношенията в различните отрасли.

Интуитивните инструменти за отчитане на Cardflo улесняват спазването на изискванията и позволяват на предприятията безпроблемно да изпълняват регулаторните си задължения.