Какво представлява отчитането на практиките за плащане?
Министерството на бизнеса, енергетиката и индустриалната стратегия въведе законодателство, което задължава големите дружества в Обединеното кралство да отчитат резултатите си при плащанията на всеки шест месеца.
Търговски сметки, маршрути за придобиване и контрол на възстановяването на плащания, съобразени с вашия рисков профил.
От април 2017 г. Министерството на бизнеса, енергетиката и индустриалната стратегия (BEIS) въведе законодателство, което налага на големите дружества и дружествата с ограничена отговорност (LLP) задължение за отчитане на практиките за плащане.
Всяко отговарящо на условията дружество и LLP е длъжно да отчита своите политики, практики и резултати при плащанията на всеки шест месеца.
Изискването за отчитане беше въведено след множество изразени пред правителството опасения относно неблагоприятните последици за хиляди дружества, на които не се плаща навреме.
Какви са основните цели на отчитането на практиките за плащане?
Редовното отчитане има три основни цели.
- Повишаването на прозрачността на големите дружества в Обединеното кралство е основна цел на отчитането на практиките за плащане (PPR). Когато големите предприятия публикуват информация за своите практики за плащане, тя става по-достъпна за доставчиците.
- Публичността на практиките и резултатите им при плащанията означава, че дружествата носят отговорност за собствените си действия. Това ги насърчава активно да поддържат репутацията си, да отчитат конкуренцията и да подобряват практиките и резултатите си при плащанията.
- Малките предприятия често са най-силно засегнати от просрочените плащания. Тази нормативна уредба помага за защитата им, като насърчава по-големите дружества да плащат навреме, за да могат останалите предприятия да поддържат стабилен паричен поток.
Стандартизиране на надлежната проверка при възлагане на поръчки
Освен общата отчетност, ключова практическа цел е да се даде възможност на търговските доставчици да извършват структурирани оценки на риска, преди да сключат договори за доставка. Чрез стандартизиране на показателите в конкретни отчетни диапазони нормативната уредба позволява на специалистите по кредитен контрол да сравняват купувачите с утвърдени рамки като Кодекса за своевременно плащане, който изисква плащане към малките доставчици в срок от 30 дни.
Това структурирано оповестяване активно намалява кредитната експозиция по веригите на доставки. Например, ако доставчик види, че потенциален купувач плаща 35% от фактурите след повече от 60 дни, той може да коригира търговските си условия, като изиска авансови плащания, начислява лихва съгласно законодателството за просрочени плащания или включи резерви за оборотен капитал в ценообразуването си.
Кой трябва да отчита практиките си за плащане?
Ако попадате в обхвата на тези критерии, имате късмет. Предприятията, които са в първата си година на дейност или не попадат под юрисдикцията на Обединеното кралство, не са длъжни да спазват нормативната уредба.
Тези правила се прилагат само за дружества и LLP в Обединеното кралство, които към последните две дати на баланса отговарят на поне два от следните три критерия.
- Годишен оборот над £36 милиона
- Обща стойност на баланса над £18 милиона
- Над 250 служители
Дружествата, които отговарят на критериите и надхвърлят прага за средно предприятие, се наричат „отговарящи на условията дружества и LLP“.
Какво се прилага за дружествата с дъщерни дружества, тоест дружествата майки?
Дружествата с дъщерни дружества се наричат дружества майки и за тях се прилагат малко по-различни критерии.
Дружеството майка не може да отчита на групово равнище. Всяко дъщерно дружество се счита за отделен субект и за него се изготвят отделни PPR отчети, ако надхвърля посочения по-горе праг.
Дружеството майка трябва да подава отчет, ако отговаря на поне два от следните малко по-различни критерия.
- Годишен оборот над £43.2 милиона
- Обща стойност на баланса над £21.6 милиона
- Над 250 служители
Ако международно предприятие има дъщерно дружество в Обединеното кралство, то трябва да подава отчет като отделен субект. Международното дружество майка няма такова задължение.
Колко често се отчита практиката за плащане?
Отчитането трябва да се извършва два пъти годишно. Всяка година има два отчетни периода с продължителност от шест месеца.
Сроковете за двугодишните отчети зависят от началото на финансовата година на Вашето дружество.
Например, ако финансовата Ви година започва на 1 април 2024 г., първият Ви отчетен период обхваща времето от 1 април до 30 септември 2024 г. Крайният срок за публикуване на първия отчет е 30 октомври 2024 г.
Отчетите трябва да бъдат подадени в рамките на 30 дни след края на всеки шестмесечен отчетен период.
Корекции на счетоводния период и санкции
Ако дружеството промени продължителността на финансовата си година, сроковете за отчитане се коригират съответно. При съкратени счетоводни периоди под девет месеца се изисква само един отчет, който трябва да бъде подаден до 30 дни след края на периода. При удължени периоди над 12 месеца дружествата трябва да подадат три отделни отчета в рамките на променения период.
Неподаването в изискуемия срок е престъпление, за което Министерството на бизнеса и търговията предприема наказателно преследване. Основните аспекти на прилагането включват:
- Неограничени глоби: Както отговарящото на условията предприятие, така и отделните директори подлежат на глоби при осъждане по бързо производство.
- Законово основание за защита: Директорите носят лична отговорност, освен ако докажат, че са предприели всички разумни мерки, за да осигурят спазването на изискванията преди крайния срок.
Какво трябва да се отчита?
За всеки отчетен период се изисква конкретна информация относно практиките и резултатите при плащанията по отговарящите на условията договори.
Какви са критериите за договор, отговарящ на условията?
- Сключен е между две или повече предприятия, като това не се ограничава само до дружества, а може да включва и органи от публичния сектор и еднолични търговци
- Има достатъчна връзка с Обединеното кралство
- Отнася се до стоки, услуги и нематериално имущество
- Не се отнася до финансови услуги
Повече информация можете да намерите тук.
Срокове за подаване и правна отговорност
При съставянето на данните за показателите сроковете за плащане се измерват от точната дата, на която предприятието е получило фактура или известие. Например фактура, получена на 1 юни и платена на 1 юли, се отчита като платена за 30 дни и попада в диапазона 30 дни или по-малко. Плащане, извършено на 2 юли, попада в диапазона 31 до 60 дни.
Окончателните отчети трябва да се подават чрез правителствения портал в интернет в рамките на 30 календарни дни от крайната дата на отчетния период. Неподаването на отчет навреме или публикуването на неверни или подвеждащи твърдения представлява престъпление. Директорите на отговарящите на условията дружества подлежат на индивидуално наказателно преследване наред с корпоративните глоби.
Как да извърша отчитането на практиките за плащане?
Отчитането се извършва чрез правителствен портал в интернет, където Вашият отчет се публикува публично.
Всеки PPR отчет трябва да съдържа 3 основни елемента.
Статистически данни
- Средният брой дни за извършване на плащания към доставчиците през отчетния период, считано от датата на получаване на фактурата или друго известие
- Процентът на плащанията, извършени през отчетния период в рамките на 30 дни или по-малко, между 31 и 60 дни и за 61 дни или повече
- Процентът на плащанията с падеж през отчетния период, които не са извършени в договорените срокове.
Описателна част
- Стандартните условия за плащане на предприятието, които трябва да включват:
- Стандартния договорен срок за плащане на фактури
- Максималния договорен срок за плащане и всички промени в стандартните условия за плащане през отчетния период
- Как доставчиците са били уведомени или консултирани относно тези промени
- Процедурата на предприятието за разрешаване на спорове по плащания
Декларации
- Дали на доставчиците се предлага електронно фактуриране
- Дали на доставчиците е достъпно финансиране по веригата на доставки
- Дали практиките и политиките на предприятието предвиждат удържане на суми от плащанията като такса за оставане в списъка с доставчици и дали такива суми са удържани през отчетния период
- Дали предприятието е член на кодекс за плащанията и как се нарича кодексът
Ползи
Подобрени практики
Прилагането на тази нормативна уредба насърчава справедливите вътрешни практики, което води до по-голяма справедливост при търговските сделки в целия отрасъл.
Събраните данни за отделните дружества могат да бъдат сравнявани в рамките на отрасъла, за да се откроят добрите резултати и областите за подобрение. Това може също да насърчи конкуренцията между участниците на пазара за въвеждане на по-добри практики, след като установят възможностите за усъвършенстване в собствените си PPR отчети.
Така се подпомага цялостното подобряване на дейността на различни дружества.
Доверие на доставчиците
Доставчиците ще имат по-голямо доверие в предприятията, чиито PPR отчети показват добри практики. Ако видят положителни данни, например висок процент фактури, платени навреме, те ще бъдат по-уверени да инвестират в тези дружества.
Освен това, тъй като статистическите данни на дружествата са публични, е по-вероятно партньорите по веригата на доставки да получават плащанията си навреме. Това позволява на доставчиците да поддържат безпрепятствен паричен поток и да изграждат добри отношения с по-големите предприятия.
Пазарна дисциплина
Допълнителна полза е, че правителствената подкрепа възпира лошите практики за плащане и стимулира доброто поведение с цел запазване на репутацията на дружеството.
Лошите практики и резултати при плащанията могат да доведат до конкурентен недостатък. Ако външни лица ги забележат, това може да окаже сериозно отрицателно въздействие върху финансовото състояние. Просрочените плащания обезкуражават доставчиците да работят и инвестират в тези дружества.
Как Cardflo помага при отчитането на практиките за плащане
Въпреки сложността на данните за обработване на плащания, Cardflo е създала система за отчитане, която е лесна за използване и разбиране.
С пълни аналитични данни за риска, оспорените картови плащания и обработването в един лесен за разбиране контролен панел отчитането на практиките за плащане вече няма да бъде объркващо. Вътрешният екип за разработка на Cardflo може дори да персонализира отчетите специално за Вас!
Свържете се с нас още днес, за да разберете как можем да Ви помогнем.
Автоматизиране на изчисленията на законоустановените показатели
За да спазят законоустановените изисквания за отчитане, търговците трябва да обобщават времевите отметки на плащанията за всеки шестмесечен период. Автоматизираното съгласуване на счетоводните регистри съпоставя датите на получаване на фактурите с банковите записи за приключване, като точно разпределя данните за операциите според задължителните показатели:
- Средна продължителност до плащане по всички договори с доставчици, отговарящи на условията;
- Разпределение на плащанията: проценти на плащанията, извършени в рамките на 30 дни, от 31 до 60 дни и за 61 или повече дни;
- Спазване на договорните условия: процент на плащанията, които не отговарят на договорените условия.
За търговец, който управлява 5,000 фактури към доставчици за един период, този работен процес заменя податливите на грешки изчисления в електронни таблици, като генерира предварително проверени файлове с данни, готови за качване в правителствения портал в интернет преди изтичането на законоустановения срок от 30 дни след края на периода.
Одитни следи и проследяване на спорове
Системните работни процеси също събират качествените данни, необходими за законоустановените описателни оповестявания. Сроковете при спорове по плащания се следят чрез записване на точната времева отметка от момента, в който фактурата е отбелязана като оспорена, до окончателното разрешаване на спора, което осигурява точни показатели за изискванията към описателната част. При трансгранични плащания автоматизираните регистри за обмен на валута фиксират обменните курсове към точната дата на приключване, като осигуряват точни изчисления в британски лири спрямо праговете в Обединеното кралство.
Освен това непроменяемите цифрови архиви съхраняват всеки исторически набор от данни за най-малко шест години. Това осигурява на служителите по съответствието непроменяема одитна следа, ако Министерството на бизнеса и търговията поиска доказателства за изчисляването на показателите или проверка на изходните счетоводни регистри.
Как да оптимизирате отчитането на практиките си за плащане
Отчитането на практиките за плащане насърчава прозрачността и отчетността сред големите дружества в Обединеното кралство, като осигурява своевременни плащания и стимулира справедливи търговски практики.
Като откроява добрите практики и разкрива слабите резултати, нормативната уредба насърчава предприятията да подобряват процесите си за плащане, да повишават доверието на доставчиците и да укрепват отношенията в различните отрасли.
Интуитивните инструменти за отчитане на Cardflo опростяват спазването на изискванията и позволяват на предприятията лесно да изпълняват нормативните си задължения.
Практически стъпки за спазване на изискванията
За да оптимизират подаването на отчетите два пъти годишно, финансовите екипи трябва да автоматизират извличането на данни директно от своята система за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) или счетоводния си софтуер. Ръчното проследяване на времевите отметки на фактурите често води до грешки при изчисляването на средния срок за плащане.
Въвеждането на структурирани работни процеси за задълженията към доставчици (AP) гарантира, че основните показатели се изчисляват непрекъснато преди крайните срокове за отчитане:
- Автоматизирано категоризиране: Системно групиране на платените фактури при извършване на плащането в изискуемите диапазони (0 до 30 дни, 31 до 60 дни и 61+ дни).
- Проследяване на спорове: Незабавно регистриране на официалните спорове по плащания, за да се обосноват забавянията при обработването в задължителната описателна част.
- Одобрение от директор: Настройване на автоматични напомняния 14 дни преди началото на 30-дневния срок за подаване, за да се осигури одобрение на управленско равнище преди качването в правителствения портал.
