Een merchant account openen: een gids

Als u elektronische betalingen wilt accepteren, hebt u een merchant account nodig - maar hoe opent u er een?

Of u nu een webshop, een fysieke winkel of een dienstverlenend bedrijf hebt, met een merchant account kunt u transacties efficiënt verwerken. Hieronder vindt u onze stapsgewijze handleiding voor het openen ervan.

Merchant accounts begrijpen

Een acquiring bank of merchant-accountprovider is de partij waarbij u zich aanmeldt om een merchant account te openen en geld uit betalingen van klanten te ontvangen.

Voordat u een merchant account opent, heeft uw bedrijf enkele essentiële zaken nodig.

Ten eerste moet u kaartbetalingen van klanten kunnen accepteren. Kies vervolgens van welke kaartnetwerken u betalingen wilt accepteren.

Wanneer een klant iets bij uw bedrijf wil kopen, voert die zijn gegevens in op een afrekenpagina of gebruikt die een kaartlezer - een acquiring bank of betaaldienstverlener verwerkt de transactie.

Kaartnetwerken zoals Visa, Mastercard en American Express autoriseren de betalingen en maken het geld over naar uw merchant account.

Betalingsverwerkers beheren en autoriseren elke transactie van de kaartnetwerken, zodat uw bedrijf de overgemaakte bedragen ontvangt en op tijd wordt uitbetaald.

Bepaal de behoeften van uw bedrijf

Het is belangrijk om rekening te houden met de behoeften van uw bedrijf voordat u een merchant-accountprovider kiest.

De juiste betaalprovider voorziet uw bedrijf van alle betaalmogelijkheden die nodig zijn om betere dienstverlening te bieden.

Het vinden van een betaaldienstverlener die aansluit bij de behoeften van uw bedrijf hoeft niet ingewikkeld te zijn. Hieronder staan enkele zaken waarmee u rekening kunt houden bij het bepalen van de betaaldiensten die u mogelijk nodig hebt:

Betalingen op locatie

Als uw bedrijf een fysieke winkel is (een fysieke vestiging waar klanten persoonlijk contact hebben met medewerkers om goederen en diensten te kopen), is een conventionele point-of-sale-terminal (POS-terminal) geschikt.

POS-terminals kunnen betalingen snel verwerken door de kassa met betaalsoftware te synchroniseren, waardoor transacties worden gestroomlijnd en klanten efficiënt kunnen afrekenen.  

e-commercebetalingen

Voor een online- of e-commercebedrijf, waarbij commerciële activiteiten zoals de verkoop van producten en diensten via een onlineplatform of het internet plaatsvinden, heeft uw bedrijf een provider met een online betaalgateway nodig.

Met online betaalgateways kunnen klanten via het internet of rechtstreeks vanaf hun bankrekening veilige online transacties uitvoeren via een merchant-accountprovider.

Telefonische betalingen

Als uw bedrijf telefonisch werkt, kunt u zich aanmelden voor een virtuele betaalterminal.

Bij telefonische betalingen kunt u de kaartgegevens van klanten handmatig in uw systeem invoeren.

Mobiele betalingen

Als u een mobiele configuratie nodig hebt, sluit een oplossing voor mobiele betalingsverwerking goed aan bij de behoeften van uw bedrijf.

Moderne kaartlezers zijn draadloos en kunnen worden verbonden met iOS- of Android-apparaten om kaartbetalingen op afstand te verwerken.

U moet ook overwegen of u wilt dat uw bedrijf betalingen via digitale wallets zoals PayPal of Apple Pay accepteert.

Kies een merchant-accountprovider

Het kan lastig zijn om uit het grote aantal aanbieders een merchant-accountprovider te kiezen die bij de behoeften van uw bedrijf past.

Het belangrijkste om te overwegen is of de provider creditcard- en debitcardbetalingen ondersteunt via traditionele, mobiele en online betaaloplossingen.

Het kan nuttig zijn om merchant-accountproviders te vergelijken. Hieronder staan enkele aandachtspunten:

Kosten van een merchant account

Aan betaaldiensten zijn verschillende kosten verbonden. Deze kunnen onder meer bestaan uit:

• Transactiekosten.
• Maandelijkse onderhoudskosten.
• Chargebackkosten.
• Verwerkingskosten voor creditcards.
• Kosten voor voortijdige beëindiging.
• Installatie- en apparatuurkosten.

Door goed op de kosten van elke betalingsverwerker te letten, kunt u de juiste merchant-accountprovider voor uw bedrijf vinden.

Lage transactievolumes

Transactiekosten, ook wel vaste tarieven genoemd, zijn de meest voorkomende kosten voor een merchant account.

Deze kunnen per provider enigszins verschillen. De meeste brengen doorgaans tussen 0.5% en 5% van de transactiewaarde in rekening.

Veel kleine ondernemers accepteren alleen betalingen voor aankopen boven een bepaalde waarde (bijvoorbeeld £2) - door hun geringe winstmarges kunnen zij de kosten van kleine transacties niet opvangen.

Transactiekosten zijn geschikt voor bedrijven met een laag volume aan creditcardtransacties.

Hoge transactievolumes

Voor bedrijven met hoge transactievolumes is interchange-plus-tarifering het meest geschikt.

Met deze methode kan de provider het exacte interchangetarief voor de transactie in rekening brengen, plus een vast bedrag.

Interchangetarieven verschillen per bank en betaalmethode. Sommige transacties kunnen goedkoper zijn dan bij een model met vaste tarieven.

Verwerkingstijd

Sommige merchant accounts verwerken transacties sneller dan andere.

Als uw bedrijf afhankelijk is van een snelle afhandeling, bijvoorbeeld een e-commercebedrijf dat snelle verzending belooft, is het belangrijk om een provider te vinden die betalingen snel kan verwerken.

Beveiligingsfuncties

Nu beveiligingsdreigingen, waaronder fraude en cyberaanvallen, zich blijven ontwikkelen en voordoen, is beveiliging belangrijker dan ooit.

Krachtige beveiligingsmaatregelen kunnen uw bedrijf en klanten beschermen tegen mogelijke cyberdreigingen.

Functies voor veilige betalingsverwerking kunnen onder meer versleuteling, fraudedetectiesoftware en tokenisatie omvatten - kies een betaaldienstverlener die beveiliging vooropstelt.

Integratie

Voordat een bedrijf een accountprovider kiest, moet het nagaan hoe eenvoudig de software voor betalingsverwerking kan worden geïntegreerd met bestaande systemen, zoals de website of het POS-systeem.

Hoe sneller en eenvoudiger de integratie, hoe soepeler het installatieproces.

Klantenservice

De klantenservice vormt de directe verbinding tussen de merchant-accountprovider en uw bedrijf en is belangrijk voor het oplossen van problemen of vragen over de dienstverlening.

Zoek daarom naar meerdere contactmogelijkheden, waaronder telefoon en e-mail.

Verzamel de vereiste documenten

De volgende stap is het verzamelen van de vereiste documenten voor uw aanvraag voor een merchant account.

Hieronder staan de documenten en gegevens die betaaldienstverleners het vaakst vereisen:

• Algemene informatie en bedrijfsdocumentatie: waaronder de contactgegevens van het bedrijf, het werkgeversidentificatienummer (EIN), de bedrijfsvergunning en de kredietgeschiedenis.
• Financiële overzichten: waaronder de gegevens van de zakelijke bankrekening, bankafschriften, kasstroom, resultatenrekeningen, belastingaangiften, het geschatte maandelijkse verwerkingsvolume en eventuele overzichten van creditcardtransacties.
• Aanvullende bewijsstukken: andere documenten kunnen ongeldige cheques, het ondernemingsplan, prognoses en marketingmateriaal omvatten.
• Persoonsgegevens: mogelijk zijn enkele persoonsgegevens van u als bedrijfseigenaar vereist, zoals uw naam, woonadres en socialezekerheidsnummer.

Als de verstrekte informatie onjuist of onnauwkeurig is, kan het goedkeuringsproces vertraging oplopen of kan uw aanvraag zelfs worden afgewezen.

Neem daarom de tijd om de vereiste documenten zorgvuldig te verzamelen en controleer of ze juist zijn voordat u de aanvraag indient.

Dien uw aanvraag in

Het indienen van de vereiste documenten en het acceptatieproces zijn belangrijke onderdelen van het openen van een merchant account, omdat hiermee wordt geverifieerd dat u een legitiem bedrijf hebt. Dit kunt u verwachten:

Dien de vereiste gegevens en documenten in

Zodra u alle vereiste documenten hebt verzameld, kunt u beginnen met het invullen van de gegevens over uw bedrijf in de aanvraag.

Afhankelijk van de efficiëntie van de door u gekozen acquiring bank of accountprovider ontvangt u binnen enkele werkdagen een update over de status van uw aanvraag.

Daarin staat of uw aanvraag is goedgekeurd of dat er aanvullende informatie nodig is.

Acceptatieproces

Het acceptatieproces is de essentiële procedure waarbij providers het risico beoordelen van het goedkeuren van een merchant account voor uw bedrijf.

De provider beoordeelt en analyseert de informatie om te controleren of de verstrekte documenten juist zijn.

Als uw bedrijf al enige tijd bestaat en de afgelopen maanden tot een jaar een goede kredietwaardigheid heeft gehad, zou het acceptatieproces eenvoudig moeten verlopen.

Bij ondernemers met een hoog risico kan het acceptatieproces echter langer duren, omdat providers meer tijd nodig hebben om het bijbehorende risico te analyseren.

Stel de betalingsverwerking in

Na goedkeuring moet u de apparatuur en software voor betalingsverwerking instellen voordat u creditcard- en debitcardbetalingen kunt accepteren.

De exacte hulpmiddelen en apparatuur hangen af van de online betaalmethoden, kanalen en diensten die uw bedrijf heeft gekozen.

Stel de betaalsoftware en -hardware in

De meeste merchant-accountproviders vereenvoudigen het instellen van betaalsoftware en -hardware door uitgebreide ondersteuning tijdens de onboarding te bieden.

Bij de apparatuur horen instructies te worden geleverd, waaronder eenvoudige stappen voor het instellen van een merchant account.

Houd er rekening mee dat er kosten in rekening kunnen worden gebracht voor de hardware en dienstverlening.

Voldoe aan beveiligings- en wettelijke vereisten

Merchant-accountproviders spelen een cruciale rol bij het helpen van uw bedrijf om te blijven voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS).

PCI DSS stelt belangrijke voorschriften vast om ervoor te zorgen dat bedrijven klantgegevens beschermen en fraude voorkomen.

Veel merchant-accountproviders doen dit door beveiligingsmaatregelen te implementeren, zoals versleuteling en regelmatige beveiligingsbeoordelingen.

Het is belangrijk om uw beveiligingsplatforms te optimaliseren voordat u creditcard- en debitcardtransacties verwerkt.

Test of alles correct werkt

Zodra uw betaalsoftware en -hardware zijn ingesteld, kunt u het verwerkingssysteem testen om te controleren of het naar behoren functioneert.

Door het systeem voor betalingsverwerking te testen, kunt u problemen oplossen voordat uw bedrijf betalingen van klanten gaat accepteren.

Monitor en optimaliseer uw account

De laatste stap bij het openen van een zakelijke bankrekening is het account na de installatie te monitoren en te optimaliseren.

Dit kan de kasstroom verbeteren door de betalingsverwerking te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat transacties probleemloos verlopen, wat de klanttevredenheid verhoogt.

Veelgestelde vragen

Hieronder staan enkele van de meestgestelde vragen over het openen van een merchant account.

Wat zijn de voordelen van een merchant account?

Merchant accounts kunnen een betere en soepelere klantervaring bieden, wat de verkoop helpt verhogen.

Daarnaast spelen merchant accounts een essentiële rol bij het uitbreiden van de bedrijfsactiviteiten.

Een merchant account kan uw financieel beheer en de efficiëntie van uw betalingsverwerking helpen verbeteren.

Hoe kies ik een merchant-accountprovider?

Merchant-accountproviders kunnen op verschillende punten van elkaar verschillen, van verwerkingstijd tot beveiligingsfuncties. Door deze prioriteit te geven, kunt u betalingen efficiënt verwerken.  

Het is ook belangrijk om een merchant-accountdienst met snelle integratie en goede klantenservice te kiezen, zodat aan de behoeften van uw bedrijf wordt voldaan.

Hoelang duurt het voordat een merchant account wordt goedgekeurd?

Het acceptatieproces kan enkele minuten tot meerdere werkdagen duren, afhankelijk van de ondernemer en de betaaldienstverlener.

Zoals eerder vermeld: hoe hoger het risico van uw bedrijf, hoe langer het acceptatieproces duurt.

Zijn er kosten verbonden aan een merchant account?

De kosten van een merchant account kunnen variëren op basis van het transactievolume.

Voor bedrijven met een laag transactievolume is een model met vaste tarieven (transactiekosten) het gebruikelijkst.

Als uw bedrijf echter een hoog transactievolume heeft, is interchange-plus-tarifering het meest geschikt om de kosten te verlagen.

Kan ik een merchant account krijgen als ik een slechte kredietwaardigheid heb?

Ja. Er kunnen echter extra kosten verbonden zijn aan een merchant account voor bedrijven met een slechte kredietwaardigheid.

Dit kunnen hogere verwerkingskosten of hogere maandelijkse accountkosten zijn om het aanvullende risico te dekken dat een betaaldienstverlener loopt bij dienstverlening aan bedrijven met een slechte kredietwaardigheid.

Eenvoudig betalen met Cardflo

Om online, op locatie of telefonisch betalingen te gaan accepteren, hebt u een merchant account nodig. Het platform van Cardflo biedt verschillende voordelen: gegarandeerd lage tarieven vanaf 0.4%, snelle integratie en standaard ingebouwde beveiliging.

Lees meer over het stroomlijnen van uw betalingsverwerking.

‍