Jak otworzyć konto akceptanta: przewodnik

Jeśli chcesz przyjmować płatności elektroniczne, potrzebujesz konta akceptanta — ale jak je otworzyć?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz sklep internetowy, stacjonarny punkt sprzedaży czy firmę usługową, konto akceptanta umożliwia sprawne przetwarzanie transakcji. Oto nasz przewodnik krok po kroku, jak je otworzyć.

Czym są konta akceptanta?

Agent rozliczeniowy lub dostawca konta akceptanta to podmiot, z którym zawierasz umowę, aby otworzyć konto akceptanta i otrzymywać środki z płatności klientów.

Przed otwarciem konta akceptanta Twoja firma musi spełnić kilka podstawowych warunków.

Po pierwsze, musisz mieć możliwość przyjmowania płatności kartą od klientów. Następnie wybierz organizacje płatnicze, których karty chcesz akceptować.

Gdy klient chce dokonać zakupu w Twojej firmie, wprowadza swoje dane na stronie płatności lub korzysta z czytnika kart, a agent rozliczeniowy lub dostawca usług płatniczych przetwarza transakcję.

Organizacje płatnicze, takie jak Visa, Mastercard i American Express, autoryzują płatności i przekazują środki na Twoje konto akceptanta.

Operatorzy płatności zarządzają każdą transakcją otrzymaną od organizacji płatniczych i ją autoryzują, dzięki czemu Twoja firma otrzymuje należne środki w terminie.

Określ potrzeby swojej firmy

Przed wyborem dostawcy konta akceptanta należy uwzględnić potrzeby swojej firmy.

Odpowiedni dostawca płatności zapewni Twojej firmie wszystkie metody płatności niezbędne do świadczenia usług na wyższym poziomie.

Znalezienie dostawcy usług płatniczych dopasowanego do potrzeb firmy nie musi być skomplikowane. Poniżej przedstawiamy kilka kwestii, które warto rozważyć w odniesieniu do potrzebnych usług płatniczych:

Płatności stacjonarne

Jeśli prowadzisz sklep stacjonarny (fizyczną placówkę, w której klienci bezpośrednio kontaktują się z pracownikami, aby kupować towary i usługi), odpowiednim rozwiązaniem będzie tradycyjny terminal punktu sprzedaży (POS).

Terminale POS mogą szybko przetwarzać płatności dzięki synchronizacji kasy z oprogramowaniem dla akceptantów, co usprawnia transakcje i umożliwia sprawną obsługę przy kasie.  

Płatności e-commerce

Jeśli prowadzisz firmę online lub e-commerce, w której działalność handlowa, taka jak sprzedaż produktów i usług, odbywa się za pośrednictwem platformy internetowej lub internetu, potrzebujesz dostawcy oferującego internetową bramkę płatniczą.

Internetowe bramki płatnicze umożliwiają klientom dokonywanie bezpiecznych transakcji online przez internet lub bezpośrednio z rachunków bankowych za pośrednictwem dostawcy konta akceptanta.

Płatności telefoniczne

Jeśli Twoja firma przyjmuje zamówienia przez telefon, możesz skorzystać z wirtualnego terminala płatniczego.

Płatności telefoniczne umożliwiają ręczne wprowadzanie danych karty klienta w systemie.

Płatności mobilne

Jeśli potrzebujesz rozwiązania mobilnego, mobilne rozwiązanie do przetwarzania płatności będzie dobrze dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Nowoczesne czytniki kart są bezprzewodowe i łączą się z urządzeniami iOS lub Android, aby zdalnie przetwarzać płatności kartą.

Warto również rozważyć, czy Twoja firma powinna akceptować płatności z portfeli cyfrowych, takich jak PayPal lub Apple Pay.

Wybierz dostawcę konta akceptanta

Wybór dostawcy konta akceptanta dopasowanego do potrzeb firmy może być trudny ze względu na dużą liczbę dostępnych ofert.

Najważniejsze jest sprawdzenie, czy dostawca obsługuje płatności kartami kredytowymi i debetowymi za pośrednictwem tradycyjnych, mobilnych i internetowych rozwiązań płatniczych.

Warto przeanalizować oferty dostawców kont akceptanta. Poniżej przedstawiamy kilka obszarów, które można porównać:

Koszty konta akceptanta

Z usługami płatniczymi wiąże się szereg kosztów. Mogą one obejmować między innymi:

• Opłaty transakcyjne.
• Miesięczne opłaty za prowadzenie konta.
• Opłaty za obciążenia zwrotne.
• Opłaty za przetwarzanie płatności kartą kredytową.
• Opłatę za wcześniejsze rozwiązanie umowy.
• Opłaty za uruchomienie usługi i sprzęt.

Dokładne przeanalizowanie kosztów każdego operatora płatności ma kluczowe znaczenie przy wyborze odpowiedniego dostawcy konta akceptanta dla Twojej firmy.

Niski wolumen transakcji

Opłaty transakcyjne, określane również jako model stałej stawki, należą do najczęstszych kosztów konta akceptanta.

Mogą się nieznacznie różnić w zależności od dostawcy, ale większość z nich wynosi zazwyczaj od 0.5% do 5% wartości transakcji.

Wielu małych sprzedawców przyjmuje płatności wyłącznie za zakupy powyżej określonej wartości (np. £2), ponieważ ich niewielkie marże nie pozwalają pokrywać opłat związanych z transakcjami o niskiej wartości.

Opłaty transakcyjne dobrze sprawdzają się w firmach o niskim wolumenie transakcji kartami kredytowymi.

Wysoki wolumen transakcji

Dla firm o wysokim wolumenie transakcji najodpowiedniejszy będzie model interchange plus.

Model ten pozwala dostawcy naliczać dokładną stawkę interchange dla danej transakcji oraz ustaloną opłatę.

Stawki interchange różnią się w zależności od banku i rodzaju płatności, dlatego niektóre transakcje mogą być tańsze niż w modelu stałej stawki.

Czas przetwarzania

Niektóre konta akceptanta umożliwiają szybsze przetwarzanie transakcji niż inne.

Jeśli działalność Twojej firmy zależy od krótkiego czasu realizacji, np. prowadzisz sklep e-commerce oferujący szybką wysyłkę, ważne jest znalezienie dostawcy, który sprawnie przetwarza płatności.

Funkcje bezpieczeństwa

Wraz z rozwojem i pojawianiem się zagrożeń, w tym oszustw i cyberataków, bezpieczeństwo jest ważniejsze niż kiedykolwiek.

Skuteczne zabezpieczenia mogą chronić Twoją firmę i klientów przed potencjalnymi cyberzagrożeniami.

Funkcje bezpiecznego przetwarzania płatności mogą obejmować szyfrowanie, oprogramowanie do wykrywania oszustw i tokenizację — wybierz dostawcę usług płatniczych, który traktuje bezpieczeństwo priorytetowo.

Integracja

Przed wyborem dostawcy konta każda firma powinna rozważyć łatwość integracji oprogramowania do przetwarzania płatności z istniejącymi systemami, takimi jak strona internetowa lub POS.

Im szybsza i łatwiejsza jest integracja, tym sprawniej przebiega proces konfiguracji.

Obsługa klienta

Obsługa klienta stanowi bezpośrednie połączenie między dostawcą konta akceptanta a Twoją firmą i jest ważna przy rozwiązywaniu problemów oraz uzyskiwaniu odpowiedzi na pytania dotyczące usługi.

Dlatego warto szukać dostawcy oferującego kilka kanałów kontaktu, w tym telefon i e-mail.

Zgromadź wymagane dokumenty

Kolejnym krokiem jest zgromadzenie dokumentów, które należy dołączyć do wniosku o konto akceptanta.

Poniżej wymieniono najczęściej wymagane przez dostawców usług płatniczych dokumenty i dane:

• Informacje ogólne i dokumentacja firmy: w tym dane kontaktowe firmy, numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), zezwolenie na prowadzenie działalności i historia kredytowa.
• Sprawozdania finansowe: w tym dane rachunku bankowego firmy, wyciągi bankowe, przepływy pieniężne, rachunki zysków i strat, zeznania podatkowe, szacowany miesięczny wolumen przetwarzanych płatności oraz wszelkie rejestry transakcji kartami kredytowymi.
• Dodatkowe dokumenty uzupełniające: mogą one obejmować anulowane czeki, biznesplan i prognozy, a także materiały marketingowe.
• Dane osobowe: mogą być wymagane niektóre dane osobowe właściciela firmy, takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer ubezpieczenia społecznego.

Jeśli którekolwiek z podanych informacji są nieprawidłowe lub niedokładne, proces zatwierdzania może się opóźnić, a wniosek może nawet zostać odrzucony.

Aby tego uniknąć, poświęć czas na staranne zgromadzenie wymaganych dokumentów i upewnij się, że są poprawne przed złożeniem wniosku.

Złóż wniosek

Złożenie wymaganych dokumentów i przeprowadzenie oceny ryzyka są ważnymi etapami otwierania konta akceptanta, ponieważ pozwalają potwierdzić, że prowadzisz legalnie działającą firmę. Oto czego możesz się spodziewać:

Prześlij wymagane dane i dokumenty

Po zgromadzeniu wszystkich wymaganych dokumentów możesz rozpocząć uzupełnianie we wniosku informacji o swojej firmie.

W zależności od sprawności wybranego agenta rozliczeniowego lub dostawcy konta aktualizację statusu wniosku powinieneś otrzymać w ciągu kilku dni roboczych.

Dowiesz się z niej, czy wniosek został zatwierdzony, czy konieczne jest podanie dodatkowych informacji.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka to kluczowy proces, w ramach którego dostawcy analizują ryzyko związane z zatwierdzeniem konta akceptanta dla Twojej firmy.

Dostawca sprawdzi i przeanalizuje informacje, aby upewnić się, że przekazane dokumenty są prawidłowe.

Jeśli Twoja firma ma ugruntowaną pozycję i dobrą historię kredytową od kilku miesięcy do roku, ocena ryzyka powinna przebiec bezproblemowo.

Ocena akceptantów wysokiego ryzyka może jednak potrwać dłużej, ponieważ dostawcy potrzebują więcej czasu na analizę związanego z nimi ryzyka.

Skonfiguruj przetwarzanie płatności

Po zatwierdzeniu wniosku, zanim zaczniesz przyjmować płatności kartami kredytowymi i debetowymi, musisz skonfigurować sprzęt i oprogramowanie do przetwarzania płatności.

Dokładny zestaw narzędzi i urządzeń będzie zależał od wybranych przez Twoją firmę metod płatności online, kanałów i usług.

Skonfiguruj oprogramowanie i sprzęt dla akceptanta

Większość dostawców kont akceptanta ułatwia konfigurację oprogramowania i sprzętu dla akceptanta, zapewniając kompleksowe wsparcie przy wdrożeniu.

Do sprzętu powinny być dołączone instrukcje zawierające proste kroki dotyczące konfiguracji konta akceptanta.

Pamiętaj, że mogą obowiązywać opłaty pokrywające koszty sprzętu i usługi.

Spełnij wymogi bezpieczeństwa i wymogi regulacyjne

Dostawcy kont akceptanta odgrywają kluczową rolę w pomaganiu Twojej firmie w zachowaniu zgodności ze standardami bezpieczeństwa danych branży kart płatniczych (PCI DSS).

PCI DSS określa ważne wymogi, które zapewniają ochronę danych klientów przez firmy i zapobiegają oszustwom.

Wielu dostawców kont akceptanta realizuje je poprzez wdrażanie zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie i regularne oceny bezpieczeństwa.

Przed rozpoczęciem przetwarzania transakcji kartami kredytowymi i debetowymi należy zoptymalizować platformy zabezpieczeń.

Przeprowadź testy, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo

Po skonfigurowaniu oprogramowania i sprzętu dla akceptanta możesz rozpocząć testowanie systemu przetwarzania, aby upewnić się, że działa zgodnie z założeniami.

Testowanie systemu przetwarzania płatności pozwala rozwiązać problemy, zanim Twoja firma zacznie przyjmować płatności od klientów.

Monitoruj i optymalizuj konto

Ostatnim krokiem przy otwieraniu firmowego rachunku bankowego jest monitorowanie i optymalizowanie konta po jego konfiguracji.

Może to poprawić przepływy pieniężne dzięki usprawnieniu przetwarzania płatności oraz zapewnieniu bezproblemowego przebiegu transakcji, co zwiększa zadowolenie klientów.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze pytania zadawane przez osoby rozważające otwarcie konta akceptanta.

Jakie korzyści daje korzystanie z konta akceptanta?

Konta akceptanta mogą zapewnić klientom lepszą i bardziej płynną obsługę, pomagając zwiększyć sprzedaż.

Ponadto konta akceptanta odgrywają istotną rolę w rozszerzaniu działalności firmy.

Otwarcie konta akceptanta może usprawnić zarządzanie finansami i zwiększyć efektywność przetwarzania płatności.

Jak wybrać dostawcę konta akceptanta?

Dostawcy kont akceptanta mogą różnić się pod wieloma względami, od czasu przetwarzania po funkcje bezpieczeństwa. Nadanie tym kwestiom priorytetu może pomóc sprawnie przetwarzać płatności.  

Wybór usługi konta akceptanta oferującej szybką integrację i obsługę klienta jest również ważny, aby zaspokoić potrzeby Twojej firmy.

Ile trwa zatwierdzenie konta akceptanta?

Ocena ryzyka może potrwać od kilku minut do kilku dni roboczych, w zależności od akceptanta i dostawcy usług płatniczych.

Jak wspomniano wcześniej, im wyższe ryzyko związane z Twoją firmą, tym dłużej potrwa jego ocena.

Czy z kontem akceptanta wiążą się opłaty?

Opłaty za konto akceptanta mogą się różnić w zależności od wolumenu transakcji.

W przypadku niskiego wolumenu transakcji najczęściej stosowany jest model stałej stawki (opłaty transakcyjne).

Jeśli jednak Twoja firma ma wysoki wolumen transakcji, model interchange plus będzie najlepiej dostosowany do obniżenia kosztów.

Czy mogę otworzyć konto akceptanta, jeśli mam złą historię kredytową?

Tak. Z kontem akceptanta dla osoby o złej historii kredytowej mogą jednak wiązać się dodatkowe opłaty.

Mogą one obejmować wyższe opłaty za przetwarzanie lub wyższe miesięczne opłaty za konto, które pokrywają dodatkowe ryzyko ponoszone przez dostawcę usług płatniczych obsługującego firmy o złej historii kredytowej.

Proste płatności z Cardflo

Aby rozpocząć przyjmowanie płatności online, stacjonarnie lub przez telefon, potrzebujesz konta akceptanta. Platforma Cardflo oferuje wiele korzyści, gwarantując niskie stawki już od 0.4%, szybką integrację i bezpieczeństwo w standardzie.

Dowiedz się więcej o usprawnieniu przetwarzania płatności.

‍